Top.Mail.Ru

Работник отгулял отпуск «авансом», а затем уволился

Разберемся, что делать коммерсанту, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха. В частности, можно ли удержать эту сумму из окончательного расчета? Как быть, если 20% суммы расчета не хватило, чтобы погасить весь долг? Как рассчитывается излишек отпускных? Какие налоги нужно корректировать, а какие нет?

Иногда отпуск предоставляется, так сказать, авансом, с расчетом на то, что впоследствии сотрудник отработает использованные им дни отпуска. Но что делать, если он, не отработав свой отпуск до конца, решает уволиться?

Отпуск является одним из способов реализации права на отдых сотрудников, работающих по трудовым договорам. По общему правилу, продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней и предоставляться он должен ежегодно (ст. 115 ТК РФ).

Если сотрудник недавно устроился к ИП, то право на использование отпуска за первый год работы возникает у него только после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше (ст. 122 ТК РФ). Таким образом, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику авансом, даже если рабочий год полностью им не отработан. В этом случае предполагается, что неотработанные дни ­использованного отпуска сотрудник впоследствии отработает.

Но что делать, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха? Должен ли сотрудник вернуть часть отпускных, которая приходится на неотработанные дни отпуска? Давайте разберемся.

Удержать можно из окончательного расчета

Коммерсант может удержать излишнюю сумму ранее выплаченных отпускных из заработной платы, выдаваемой сотруднику при увольнении. Такое право ему дает ст. 137 ТК РФ. Правда, в этой же статье прописаны ситуации, когда работодатель не имеет права удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или снятия с учета).

Следует учитывать и то, что размер удержаний ограничен. Так, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. То есть работодатель сможет удержать лишь ту часть лишних отпускных, которая укладывается в 20% лимит. Чтобы удержать лишние отпускные из «увольнительных» выплат, согласие работника не требуется.

Кстати, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Оставшийся долг – в добровольном порядке

А если 20% от суммы окончательного расчета не хватило на то, чтобы погасить весь долг по отпускным?

Единственное, что работодатель может сделать, так это попросить работника погасить оставшуюся сумму долга добровольно. Если последний согласен, то погашение можно произвести путем удержания из оставшихся 80% «увольнительных» выплат либо работник внесет ­необходимую ­сумму в кассу или перечислит на расчетный счет работодателя.

При удержании долга из последней зарплаты, полагающейся увольняющемуся сотруднику, вовсе не обязательно разбивать удержание на две суммы, одна из которых укладывается в 20% ограничение. Можно провести удержание сразу одной суммой. Но ИП обязательно должен получить у сотрудника заявление на удержание всей суммы долга из его расчета. Такой документ будет свидетельствовать о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой. В этом случае положения ст. 138 ТК РФ о 20% ограничении применяться не должны (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Что делать, если работник отказывается погасить оставшуюся часть долга? Можно ли в этом случае взыскать необходимую сумму через суд?

К сожалению, шансов на это мало. В большинстве случаев суды считают, что работодатель не может взыскать в судебном порядке с работника сумму отпускных за неотработанные дни отдыха. Такую позицию можно увидеть в определениях Верховного Суда РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18, апелляционном определении Московского городского суда от 04.12.2013 по делу № 11-37421/2013. Данная правовая позиция была отражена и в Обзоре судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 года (утвержден Президиумом Верховного Суда РФ от 05.02.2014).

Поэтому если ИП решает не обращаться в суд, то у него два варианта. Первый – оставшуюся часть долга он прощает сотруднику. Второй – сумма долга «висит» в учете до тех пор, пока не истечет срок исковой давности. Второй вариант более выгоден с точки зрения ­налогообложения, но об этом подробнее скажем чуть ниже.

Рассчитываем лишнюю часть отпускных

Сначала поясним, как рассчитать излишек отпускных. Чтобы понять, какая часть отпускных является лишней, необходимо определить количество неотработанных дней отпуска. Для этого нужно рассчитать число дней отпуска, которое приходится на отработанный в последнем ­рабочем году период времени.

При подсчете сроков работы, дающих право на отпуск, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки свыше половины месяца округляются до полного месяца. Такой порядок прописан в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

Пример 1

Петров А.И. был принят юристом на работу 14.01.2016. Спустя 2 месяца работы Петрову А.И. был предоставлен отпуск на 14 дней. А 20.05.2016 он уволился.

В данном случае его стаж, дающий право на отпуск, составляет 4 месяца и 7 дней. Излишек составляет 7 дней, что меньше половины месяца, поэтому в дальнейших расчетах он не учитывается.

Таким образом, отпускной стаж Петрова А.И. равен 4 месяцам.

Далее определяем количество дней отпуска, приходящихся на отработанное время. Для этого количество дней отпуска, положенных ­работнику за год (28 дней) делим на 12 и умножаем на отпускной стаж.

При этом может получиться не целое число. В таком случае полученный результат можно округлить до целого числа, но только не по правилам арифметики, а в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17). Такой порядок лучше закрепить в ­локальном нормативном акте организации.

Пример 2

Воспользуемся условиями Примера 1.

Количество отработанных Петровым А.И. дней отпуска определяется так:

28 дн. / 12 мес. × 4 мес. = 9,33.

Как видим, в результате расчета получилось не целое число. В данном случае можно округлить это число до целого в пользу работника. Тогда ­получится, что ­количество отработанных дней отпуска у Петрова А.И. составит 10 дней.

Затем рассчитываем неотработанные дни отпуска. Для этого из количества использованных дней отпуска вычитаем количество ­отработанных дней отпуска.

Пример 3

Из условий Примера 1 видно, что Петрову А.И. был предоставлен отпуск на 14 дней. Учитывая, что количество отработанных дней отпуска составило 10 дней, 4 дня (14 дн. – 10 дн.) являются «незаслуженными». А значит, отпускные за эти 4 дня ИП может удержать из «увольнительных» выплат Петрова А.И.

При расчете суммы, подлежащей удержанию, нужно учитывать среднедневной заработок, по которому ранее исчислялись отпускные. Определять среднедневной заработок, исходя из расчетного периода, предшествовавшего дню увольнения, нельзя. Ведь при таком подходе может получиться, что с работника будет удержано больше (или меньше), чем сумма отпускных, которую он получил.

Нужно ли корректировать налоги?

Суммы ранее выплаченных работнику отпускных ИП включает в доходы, удерживает с них НДФЛ и начисляет страховые взносы. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Нужно ли их скорректировать?

Долг работника за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен с нарушением закона, а потому, что сотрудник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск. Следовательно, на момент предоставления отпуска авансом сумма отпускных была выплачена на законных основаниях. Таким образом, нельзя говорить о наличии ошибки. А раз так, то и вносить ­исправления в налоговый учет того периода не нужно.

Зато суммы, удержанные в счет погашения долга (или оплаченных работником сумм), следует включить в налогооблагаемый доход. Такие разъяснения даны в письмах Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@.

Что касается страховых взносов, то удержанные (возвращенные сотрудником) суммы отпускных должны уменьшить базу по страховым взносам текущего отчетного периода. Ведь начисление отпускных за «авансовый» отпуск не является ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных. Поэтому не нужно вносить изменения в расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды. И чиновники это ­подтверждают (см. письмо ­Минздравсоцразвития РФ от 28.05.2010 № ­1376-19).

С НДФЛ ситуация обстоит примерно так же. ИП не нужно пересчитывать доход в периоде, когда работнику были выплачены отпускные авансом. Ведь при получении им дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения дохода признается последний день месяца, за который доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому в момент выплаты отпускных, ИП правильно удержал и перечислил в бюджет НДФЛ со всей суммы начисленных и полученных сотрудником в данном ­отчетном периоде отпускных.

Тем не менее корректировка облагаемого дохода произойдет. Но только не «задним» числом, а в момент увольнения. На сумму НДФЛ, ранее удержанного с неотработанных отпускных, нужно уменьшить НДФЛ, исчисленный с выплат при увольнении. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных ­отпускных.

Если «увольнительных» выплат оказалось недостаточно для удержания долга и работник добровольно возмещает задолженность, то он должен внести в кассу сумму долга за минусом приходящегося на него НДФЛ. Рекомендуем в этой ситуации оформить заявление работника на имя коммерсанта с согласием возвратить излишне удержанные суммы НДФЛ с не полученного им дохода (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 6

Анонимный гость
27.07.2019, 15:24

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, я работаю в организации с 29.01.14г. мой отпуск составляет 56 дней, в этом году я взяла 23 дня в апреле и неделю в июне, а в августе планирую пойти в отпуск и уволиться. Я останусь должна бухгалтерии или нет?

Анонимный гость
24.07.2019, 01:38

Я не понимаю, с сего вычитать разницу??? С каких увольнительных выплат??? Он итак перед отпуском получил отпускные (которые оказались больше, чем положено) и зарплату за период, предшествующий отпуску. Он просто должен. Значит должен внести в кассу, вернуть излишне выплаченое

Анонимный гость

Что кто кому должен - решает закон, даже если вам это кажется несправедливым.

Анонимный гость

Я говорю не про "справедливо" или "несправедливо". Я говорю про метод удержания и непонятность обьяснения. С чего удерживать по 20 процентов, если перед уходом в отпуск получено уже все. Произведен полный расчет. Значит остается только добровольный взнос от работника.

Елкна
15.03.2019, 15:21

Скажите могу ли я вернуть деньги в кассу за отгуленный авансом отпуск частями после увольнения?

Анонимный гость
15.03.2019, 16:44 Елкна

Если выданные отпускные в размере 20% от зарплаты, то у Вас их могут без согласования с Вами вычесть при расчете, если больше, то любые удержания только по согласованию с Вами. Вы можете отказаться возвращать остальное, работодатель может обратиться в суд, чтобы взыскать оставшееся. Либо вы договариваетесь, подписываете какое-то соглашение, что вернете в рассрочку такими частями к такой-то дате.

Рекомендовано для вас

Если сотрудник заболел…

Сотрудник принес после болезни коммерсанту больничный листок. На его основании нужно рассчитать сумму пособия за все дни болезни. Что делать, если в расчетном периоде сотрудник менял работу? Как возместить пособие за счет средств фонда и не ошибиться при заполнении раздела больничного листа? Каков порядок уплаты налогов?

Частые вопросы об оплате неиспользованных отпусков

Практика показывает, что спорных ситуаций, с которыми сталкивается предприниматель, при выплате компенсации за неиспользованный отпуск очень много. Рассмотрим наиболее интересные из них и расскажем, когда платить компенсацию надо, а когда делать этого не нужно.

Как вывести вруна на чистую воду?

Страдать от чужого вранья очень неприятно. Но всем нам регулярно приходится примерять на себя роль обманутого, ведь, по данным научных исследований, врут все. Разница лишь в том, что некоторые делают это постоянно, а другие – время от времени. Поэтому отличать ложь от правды – одно из главных умений, которым должен овладеть каждый. Поговорим о том, с помощью каких признаков можно распознать вруна.

Топ-10 ошибок при учете командировок

При учете командировок ИП и (или) его бухгалтер сталкивается с множеством проблем. Мы выделили десять наиболее типичных. В частности, неверное определение сроков или среднего заработка при командировке; ошибки в расчетах выходных и нерабочих праздничных дней, приходящихся на период командировки; неправильный учет командировки, в ходе которой работник заболел или был ­отправлен лишь на один день, и пр.

Отстранение от работы

Суть отстранения от работы заключается в том, что работодатель, в силу определенных причин, не допускает работника к исполнению его трудовых обязанностей или препятствует продолжению их исполнения, если работник уже приступил к ним. Трудовым кодексом РФ предусмотрен ряд оснований, обязывающих работодателя отстранить сотрудника от работы независимо от производственной необходимости, личных взаимоотношений или смягчающих обстоятельств. В то же время нередки случаи, когда работодатели злоупотребляют своим правом отстранения сотрудника от работы, используя его как меру для «подталкивания» работника к увольнению или изменению условий трудового договора. В данной статье мы начнем разговор о тонкостях проведения и оформления столь конфликтной кадровой процедуры, подробно остановившись на каждом из оснований для отстранения от работы, предусмотренных действующим законодательством.

Как взыскать перерасход ГСМ с водителя

Если деятельность индивидуального предпринимателя связана с автотранспортными услугами или для выполнения основной деятельности используются служебные автомобили, то не редки случаи, когда бизнесмен сталкивается со злоупотреблениями со стороны водителей. Некоторые из них используют служебный транспорт в личных целях, а кто-то – даже для того, чтобы подработать. При этом предприниматель несет значительные расходы на ГСМ. В случае выявления злоупотреблений предпринимателю стоит взыскать издержки с виновного лица. Однако если делать это через суд, то необходимо очень четко установить вину и правильно оформить необходимые документы. О том, как это сделать, читайте в статье.

Составляем письмо-отказ соискателю

Поговорим о том, как научиться грамотно отказывать кандидату, не подошедшему на определенную должность. Дадим рекомендации по составлению письма-отказа на стадии получения резюме, а также после собеседования, причем не одного, а нескольких.

Договор с работником: трудовой или гражданско-правовой?

Очень часто работодатели в целях экономии заключают с работником гражданско-правовой договор. Ведь на исполнителя по такому договору не распространяются права и гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. Однако подобный подход в определенных обстоятельствах может повлечь для работодателя неприятности.