Поговорим о том, что такое планирование, почему оно необходимо, как им правильно заниматься и с чего начинать. Расскажем о часто совершаемых ошибках, а также как их можно избежать. Выясним, зачем нужно «буферное» время; как расставлять приоритеты при составлении плана на день; почему важно контролировать выполнение плана и перенос незавершенных дел; почему невозможно «успеть всё»; когда важно перестать быть перфекционистом и почему нельзя без «плана Б». Обсудим, что делать, если вы все четко запланировали, но потом по какой-то причине ваши планы рушатся и сдвигаются. Ну и наконец, выясним, какой ежедневник в качестве инструмента выбрать.

Люди, которые делают что-то спонтанно, без плана, не замечают, как теряют время. На чем? Например, на том, что можно было что-то предвидеть заранее и сделать в более подходящий момент. Когда зашел к руководителю – задать сразу «пачкой» все необходимые вопросы, а не бегать по несколько раз, уточняя детали, или не слать сообщения в мессенджерах, по электронной почте и т.д. Или, например, подбирая сотрудника на должность, – назначить собеседования через каждые 30 минут, провести целую серию за раз, сразу отобрать подходящего кандидата и закрыть горящую вакансию.

Что делает человек, у которого нет привычки планировать? Он обычно живет «здесь и сейчас». Безусловно, планирование есть даже у тех, у кого нет планировщиков в привычном нам виде. Все равно в голове выстраивается список дел и какая-то последовательность, в которой предполагается их делать. Но… Обычно это бывает не особо эффективно. Поговорим про более простые и действенные способы наводить порядок в своей работе, экономя при этом время.

Что такое планирование

Планирование – это составление плана на день. При этом важно не просто составить список дел (т.е. перечень всех дел или To-Do List), но и понять, какие из этих дел необходимо делать в первую очередь и почему, а какими при необходимости можно и пожертвовать.

Пример 1. Список дел или To-Do List

При взгляде на Пример 1 становится понятно, что некоторый план на день у кадровика есть. Но практика показывает, что с этим планом нужно еще работать и работать. Его необходимо улучшить, научиться грамотно пользоваться планированием, а не просто записывать дела, которые спонтанно возникают в голове. Но даже простое записывание дел значительно лучше, чем попытки их запомнить. Американский психолог Джордж Миллер вывел число «семь плюс минус два», которое приблизительно описывает, сколько информации в состоянии удержать человек в памяти. Если количество ваших дел больше, чем это число (т.е. от 5 до 9) – лучше не полагайтесь на память, она может вас в любой момент подвести. Запишите на любом носителе – бумажном, электронном, в конце концов, наговорите на диктофон (есть в смартфоне) – это позволит вам вспомнить информацию и вернуть, если она забылась.

Зачем нужно планировать?

Планировать время лучше, чем не планировать вовсе. Первостепенная причина планирования заключается в том, что оно позволяет оптимизировать время. Вы можете составить обзор того, какие дела вам предстоит сделать и в какие сроки; какое из дел необходимо выполнить в первую очередь, а какое можно отложить на потом. Не зная точного плана на день, легко принять неверное решение, что вызовет определенные проблемы.

У людей, которые не планируют свой день (или недостаточно хорошо это делают), постоянно возникают ситуации, которые они могли бы предвидеть и спланировать заранее, но по какой-то причине этого не сделали. А это приводит к тому, что те, кто плохо планируют, нередко попадают в авральные ситуации и вынуждены задерживаться на работе или работать на выходных.

Но при планировании вы можете заранее подумать, в каком порядке лучше делать дела.

Пример 2

При отборе кандидата на массовую вакансию (операционист, менеджер и т.д.) сначала нужно понять и уточнить требования у внутреннего заказчика, потом разместить резюме (если необходимо) или найти подходящие резюме, отобрать из них наиболее соответствующие критериям, обзвонить определенное количество кандидатов (например, 6–10), отобрать из них лучших (например, троих), пригласить их на первое собеседование, при необходимости – на второе (если первого недостаточно). Таким образом, одна строчка из списка дел «найти операциониста» будет разделена на ряд задач:

1) уточнить требования;

2) найти резюме;

3) отобрать 6–10 подходящих кандидатов;

4) обзвонить;

5) провести собеседования;

6) закрыть вакансию.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как научиться делегировать

Поговорим о том, что такое делегирование, как его правильно использовать, какие ошибки чаще всего возникают и как их не допустить. Расскажем, что делегировать не только можно, но и нужно, а что делать не рекомендуется. Как выбрать конкретные дела и как обозначить задачи для сотрудников. Поясним, почему в некоторых организациях невозможно делиться полномочиями, а также какие страхи испытывают руководители при необходимости делегирования, как их избежать. Ну и наконец, выясним, что лучше – ​контролировать сотрудника или все-таки разрешить ему действовать самостоятельно.

Корпоративные праздники и как не испортить ими отношения в коллективе

Новый год – ​один из любимейших праздников в нашей стране. Поэтому его принято отмечать не только дома, но и на работе. К тому же корпоративные праздники – ​это широко распространенный способ не только поощрить персонал за хорошую работу в определенный период времени, но и инструмент, с помощью которого многие компании решают ряд серьезных задач, связанных с персоналом. В этой статье мы поговорим о том, как правильно спланировать корпоративное мероприятие, чтобы не допустить тех промахов, которые можно заранее предвидеть. В частности, расскажем, что необходимо учесть на этапе планирования праздника, во время него и после.

Корпоративная культура в небольшой компании

Корпоративная культура – ​это совокупность моделей поведения, которые приобретены организацией в процессе адаптации к внешней среде и внутренней интеграции, показавших свою эффективность и разделяемых большинством членов организации. Это – ​то, чем одна компания отличается от других таких же. В статье поговорим о том, нужна ли корпоративная культура в маленьких компаниях, каким образом ее создать, поддерживать и как сделать, чтобы она прижилась. Расскажем, в чем разница между поверхностным и глубинным уровнем культуры; почему корпоративная культура проявляется особенно четко в конфликтных ситуациях; как не допустить появления негативной культуры в собственной компании.

Отказ в приеме на работу: за и против

В процессе деятельности любая организация сталкивалась с необходимостью подбора персонала. Зачастую работодатели считают, что вправе отказать любому соискателю, который им не понравится. Компанию можно понять – будущий сотрудник должен отвечать всем требованиям, предъявляемым к кандидатам для выполнения конкретной работы. Указанная позиция отчасти является верной. Несмотря на право работодателя самостоятельно принимать решения относительно подбора персонала, существуют определенные правила и ограничения. Читайте о том, на что, по мнению суда, нужно обратить внимание при составлении отказа в приеме на работу.

Корпоративная культура в небольшой компании

Корпоративная культура – ​это совокупность моделей поведения, которые приобретены организацией в процессе адаптации к внешней среде и внутренней интеграции, показавших свою эффективность и разделяемых большинством членов организации. Это – ​то, чем одна компания отличается от других таких же. В статье поговорим о том, нужна ли корпоративная культура в маленьких компаниях, каким образом ее создать, поддерживать и как сделать, чтобы она прижилась. Расскажем, в чем разница между поверхностным и глубинным уровнем культуры; почему корпоративная культура проявляется особенно четко в конфликтных ситуациях; как не допустить появления негативной культуры в собственной компании.

Корпоративные праздники и как не испортить ими отношения в коллективе

Новый год – ​один из любимейших праздников в нашей стране. Поэтому его принято отмечать не только дома, но и на работе. К тому же корпоративные праздники – ​это широко распространенный способ не только поощрить персонал за хорошую работу в определенный период времени, но и инструмент, с помощью которого многие компании решают ряд серьезных задач, связанных с персоналом. В этой статье мы поговорим о том, как правильно спланировать корпоративное мероприятие, чтобы не допустить тех промахов, которые можно заранее предвидеть. В частности, расскажем, что необходимо учесть на этапе планирования праздника, во время него и после.

Отказ в приеме на работу: за и против

В процессе деятельности любая организация сталкивалась с необходимостью подбора персонала. Зачастую работодатели считают, что вправе отказать любому соискателю, который им не понравится. Компанию можно понять – будущий сотрудник должен отвечать всем требованиям, предъявляемым к кандидатам для выполнения конкретной работы. Указанная позиция отчасти является верной. Несмотря на право работодателя самостоятельно принимать решения относительно подбора персонала, существуют определенные правила и ограничения. Читайте о том, на что, по мнению суда, нужно обратить внимание при составлении отказа в приеме на работу.

Екатерина Горохова: «Многие работодатели еще не успели освоиться в новой реальности и месяцами продолжают искать лучшего кандидата»

Как старение населения влияет на рынок труда? Что больше всего привлекает кандидатов в работодателях? Как привлекать лучших специалистов в современных реалиях? Какие качества работников наиболее востребованы среди работодателей? Насколько изменилась средняя оценка качества кандидатов? Какие инструменты привлечения кандидатов наиболее эффективны? О ключевых тенденциях рынка труда в России и мире в 2017 году мы поговорили с генеральным директором в России и Польше, вице президентом Kelly Services Екатериной Гороховой.