Поговорим о том, что такое планирование, почему оно необходимо, как им правильно заниматься и с чего начинать. Расскажем о часто совершаемых ошибках, а также как их можно избежать. Выясним, зачем нужно «буферное» время; как расставлять приоритеты при составлении плана на день; почему важно контролировать выполнение плана и перенос незавершенных дел; почему невозможно «успеть всё»; когда важно перестать быть перфекционистом и почему нельзя без «плана Б». Обсудим, что делать, если вы все четко запланировали, но потом по какой-то причине ваши планы рушатся и сдвигаются. Ну и наконец, выясним, какой ежедневник в качестве инструмента выбрать.
Люди, которые делают что-то спонтанно, без плана, не замечают, как теряют время. На чем? Например, на том, что можно было что-то предвидеть заранее и сделать в более подходящий момент. Когда зашел к руководителю – задать сразу «пачкой» все необходимые вопросы, а не бегать по несколько раз, уточняя детали, или не слать сообщения в мессенджерах, по электронной почте и т.д. Или, например, подбирая сотрудника на должность, – назначить собеседования через каждые 30 минут, провести целую серию за раз, сразу отобрать подходящего кандидата и закрыть горящую вакансию.
Что делает человек, у которого нет привычки планировать? Он обычно живет «здесь и сейчас». Безусловно, планирование есть даже у тех, у кого нет планировщиков в привычном нам виде. Все равно в голове выстраивается список дел и какая-то последовательность, в которой предполагается их делать. Но… Обычно это бывает не особо эффективно. Поговорим про более простые и действенные способы наводить порядок в своей работе, экономя при этом время.
Что такое планирование
Планирование – это составление плана на день. При этом важно не просто составить список дел (т.е. перечень всех дел или To-Do List), но и понять, какие из этих дел необходимо делать в первую очередь и почему, а какими при необходимости можно и пожертвовать.
Пример 1. Список дел или To-Do List
При взгляде на Пример 1 становится понятно, что некоторый план на день у кадровика есть. Но практика показывает, что с этим планом нужно еще работать и работать. Его необходимо улучшить, научиться грамотно пользоваться планированием, а не просто записывать дела, которые спонтанно возникают в голове. Но даже простое записывание дел значительно лучше, чем попытки их запомнить. Американский психолог Джордж Миллер вывел число «семь плюс минус два», которое приблизительно описывает, сколько информации в состоянии удержать человек в памяти. Если количество ваших дел больше, чем это число (т.е. от 5 до 9) – лучше не полагайтесь на память, она может вас в любой момент подвести. Запишите на любом носителе – бумажном, электронном, в конце концов, наговорите на диктофон (есть в смартфоне) – это позволит вам вспомнить информацию и вернуть, если она забылась.
Зачем нужно планировать?
Планировать время лучше, чем не планировать вовсе. Первостепенная причина планирования заключается в том, что оно позволяет оптимизировать время. Вы можете составить обзор того, какие дела вам предстоит сделать и в какие сроки; какое из дел необходимо выполнить в первую очередь, а какое можно отложить на потом. Не зная точного плана на день, легко принять неверное решение, что вызовет определенные проблемы.
У людей, которые не планируют свой день (или недостаточно хорошо это делают), постоянно возникают ситуации, которые они могли бы предвидеть и спланировать заранее, но по какой-то причине этого не сделали. А это приводит к тому, что те, кто плохо планируют, нередко попадают в авральные ситуации и вынуждены задерживаться на работе или работать на выходных.
Но при планировании вы можете заранее подумать, в каком порядке лучше делать дела.
При отборе кандидата на массовую вакансию (операционист, менеджер и т.д.) сначала нужно понять и уточнить требования у внутреннего заказчика, потом разместить резюме (если необходимо) или найти подходящие резюме, отобрать из них наиболее соответствующие критериям, обзвонить определенное количество кандидатов (например, 6–10), отобрать из них лучших (например, троих), пригласить их на первое собеседование, при необходимости – на второе (если первого недостаточно). Таким образом, одна строчка из списка дел «найти операциониста» будет разделена на ряд задач:
1) уточнить требования;
2) найти резюме;
3) отобрать 6–10 подходящих кандидатов;
4) обзвонить;
5) провести собеседования;
6) закрыть вакансию.
