Поговорим о том, что такое планирование, почему оно необходимо, как им правильно заниматься и с чего начинать. Расскажем о часто совершаемых ошибках, а также как их можно избежать. Выясним, зачем нужно «буферное» время; как расставлять приоритеты при составлении плана на день; почему важно контролировать выполнение плана и перенос незавершенных дел; почему невозможно «успеть всё»; когда важно перестать быть перфекционистом и почему нельзя без «плана Б». Обсудим, что делать, если вы все четко запланировали, но потом по какой-то причине ваши планы рушатся и сдвигаются. Ну и наконец, выясним, какой ежедневник в качестве инструмента выбрать.
Люди, которые делают что-то спонтанно, без плана, не замечают, как теряют время. На чем? Например, на том, что можно было что-то предвидеть заранее и сделать в более подходящий момент. Когда зашел к руководителю – задать сразу «пачкой» все необходимые вопросы, а не бегать по несколько раз, уточняя детали, или не слать сообщения в мессенджерах, по электронной почте и т.д. Или, например, подбирая сотрудника на должность, – назначить собеседования через каждые 30 минут, провести целую серию за раз, сразу отобрать подходящего кандидата и закрыть горящую вакансию.
Что делает человек, у которого нет привычки планировать? Он обычно живет «здесь и сейчас». Безусловно, планирование есть даже у тех, у кого нет планировщиков в привычном нам виде. Все равно в голове выстраивается список дел и какая-то последовательность, в которой предполагается их делать. Но… Обычно это бывает не особо эффективно. Поговорим про более простые и действенные способы наводить порядок в своей работе, экономя при этом время.
Что такое планирование
Планирование – это составление плана на день. При этом важно не просто составить список дел (т.е. перечень всех дел или To-Do List), но и понять, какие из этих дел необходимо делать в первую очередь и почему, а какими при необходимости можно и пожертвовать.
Пример 1. Список дел или To-Do List
При взгляде на Пример 1 становится понятно, что некоторый план на день у кадровика есть. Но практика показывает, что с этим планом нужно еще работать и работать. Его необходимо улучшить, научиться грамотно пользоваться планированием, а не просто записывать дела, которые спонтанно возникают в голове. Но даже простое записывание дел значительно лучше, чем попытки их запомнить. Американский психолог Джордж Миллер вывел число «семь плюс минус два», которое приблизительно описывает, сколько информации в состоянии удержать человек в памяти. Если количество ваших дел больше, чем это число (т.е. от 5 до 9) – лучше не полагайтесь на память, она может вас в любой момент подвести. Запишите на любом носителе – бумажном, электронном, в конце концов, наговорите на диктофон (есть в смартфоне) – это позволит вам вспомнить информацию и вернуть, если она забылась.
Зачем нужно планировать?
Планировать время лучше, чем не планировать вовсе. Первостепенная причина планирования заключается в том, что оно позволяет оптимизировать время. Вы можете составить обзор того, какие дела вам предстоит сделать и в какие сроки; какое из дел необходимо выполнить в первую очередь, а какое можно отложить на потом. Не зная точного плана на день, легко принять неверное решение, что вызовет определенные проблемы.
У людей, которые не планируют свой день (или недостаточно хорошо это делают), постоянно возникают ситуации, которые они могли бы предвидеть и спланировать заранее, но по какой-то причине этого не сделали. А это приводит к тому, что те, кто плохо планируют, нередко попадают в авральные ситуации и вынуждены задерживаться на работе или работать на выходных.
