Top.Mail.Ru

Как и где оформить отметку о приложении к письму?

Вопрос
Ставится ли отметка о приложении, если документ направляется с сопроводительным письмом о направлении документов? Интересует вопрос, необходима ли отметка на сопроводительном письме и на направляемом документе: 1. Если это проект документа, подписанный с нашей стороны, и мы ждем, чтобы его контрагент тоже подписал (договор, акт и т.д.); 2. Если это справка, отчет и т.п., которые сами по себе являются независимыми документами и направляются для рассмотрения контрагенту.
Отвечает

В обеих ситуациях алгоритм идентификации документов, которыми обмениваются корреспонденты, является одинаковым. Речь идет о «пересылке» документа, об обмене корреспонденцией с помощью сопроводительных писем, цель оформления которых:

  • обеспечить охрану и идентификацию пересылаемого основного документа, подтвердить факт его направления адресату;
  • в письме можно сформулировать комментарии к пересылаемому документу либо просьбу подписать и вернуть вам ваш экземпляр документа.

Не случайно разновидность подобных писем называется «сопроводительное письмо», а в его тексте встречаются характерные глаголы: «направляем», «организация направляет», и отметка о наличии приложений в формуляре такого письма является обязательной. На основном же документе-приложении, который пересылается с помощью сопроводительного письма, отметка о приложении не оформляется!

Рекомендуем руководствоваться:

  • п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и
  • п. 4.19 Методических рекомендаций по применению этого стандарта.

Ситуация оформления приложений в сопроводительных письмах и других справочно-информационных документах рассмотрена там подробно в двух аспектах:

  • если в тексте сопроводительного письма документ-приложение назван, то в отметке о наличии приложений оформляются лишь его объем и экземплярность (как в Примере 1):
  • если в тексте сопроводительного письма документ-приложение не назван, то в отметке о наличии приложений этот документ должен быть идентифицирован (описан) по основным реквизитам, а не только по объему и экземплярности (см. Пример 2).

Пример 1. Фрагмент сопроводительного письма, в тексте которого указываются реквизиты пересылаемого основного документа

Пример 2. Фрагмент сопроводительного письма, в тексте которого не указываются реквизиты пересылаемого основного документа

Чтобы у исполнителей не было вопросов, внесите правила оформления сопроводительных писем в Инструкцию по делопроизводству вашей организации.

Оценить вопрос
s
В избранное
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Надо ли хранить копии входящих писем в бумажном виде? Откуда это требование?

Есть ли требования / указания на хранение копий входящих писем в бумажном виде? В каком нормативном документе можно найти подтверждение этому, сроки? По оригиналам входящих писем вопросов не возникает, но сейчас распечатываем и копии входящих (которые поступают по электронной почте, оригиналы не поступают) и храним, хотя при этом они есть в СЭД. Есть ли смысл их дополнительно печатать и хранить в бумаге? Ведь увеличивается объем текущего бумажного архива.

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Номер и дата на исходящем письме

Является ли обязательным (какой документ-основание) проставление от руки номера и даты исходящего письма? В ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствуют прямые указания к написанию номера и даты именно от руки.

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Сначала рассказываем, зачем нужны «умные» бланки служебных документов, которые можно создать при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016: можно закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц, включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД. Потом начинаем показывать, как создать такой «умный» бланк документа в Word – даем иллюстрированную пошаговую инструкцию (в этом номере журнала читайте ее начало, в следующем – окончание).

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.