На такие конкретные и пронумерованные вопросы кратко можно ответить: 1) нет; 2) нет; 3) не должен.
Во-первых, протоколы не просто нумеруются, а регистрируются, т.е. на них оформляются идентификационные реквизиты (автор, текст, дата, номер / регистрационный индекс, подпись).
Во-вторых, в управлении организацией вы сталкиваетесь с разными коллегиальными органами и разновидностями протоколов. Их регистрация осуществляется в пределах своих документопотоков:
- как правило, главный документопоток – протоколы органов управления организацией (общее собрание акционеров, собрание учредителей, совет директоров и т.п.);
- второй документопоток – протоколы коллегиальных исполнительных органов (правление, исполнительная дирекция и т.п.);
- третий – протоколы комитетов и комиссий, которые действуют при единоличном исполнительном органе в статусе совещательных органов;
- а далее – протоколы оперативных совещаний, которые могут проводить руководители организации и структурных подразделений, протоколы собраний работников и т.п.
В третьих, в работе с протоколами следует разделять и совершенно отдельно рассматривать 2 аспекта:
-
полномочия органов управления, срок их действия и численный состав;
- персональный состав.
Протоколы органов управления организацией оформляются и регистрируются в пределах срока полномочий этих органов с номера 1 по N-ный с добавлением индекса документопотока (т.е. с началом календарного года нумерация их протоколов не начинается заново). Корпоративные секретари это знают и ведут соответствующий учет.
Протоколы заседаний исполнительных и совещательных органов, комитетов, комиссий и оперативных совещаний регистрируются, как правило, по общим правилам – в пределах календарного года (т.е. каждый год начинается с № 1 с добавлением индекса документопотока).
В положениях о коллегиальных органах и регламентах их работы вопросы документирования заседаний, оформления и регистрации протоколов, должны быть конкретно регламентированы. Также конкретно регламентируется численный состав их членов, а при необходимости и должностной состав (например, очень часто заведующий архивом является секретарем экспертной комиссии организации по должности).
Что же касается персонального состава – это совершенно другой и отчасти оперативный вопрос, по которому вышестоящий орган управления принимает отдельное решение, например:
- в протоколе общего собрания акционеров по результатам голосования утверждается персональный состав (фамилия, имя, отчество) совета директоров;
- совет директоров принимает решение о персональном составе правления и т.п.
- руководитель организации своими приказами утверждает и актуализирует персональный состав созданных им комитетов, комиссий и иных совещательных органов, оперативно исключает и включает в состав конкретного коллегиального органа тех или иных сотрудников.
Полномочия этих коллегиальных органов остаются действующими, а в связи с изменениями кадрового состава организации их персональный состав может меняться.
Рекомендуем изучить положения о коллегиальных органах (и регламенты их работы), действующих в вашей организации, определить их виды (органы управления / исполнительные органы / совещательные) с учетом того, что они могут быть постоянно действующими (экспертная комиссия и т.п.) или временными (собрание сотрудников, рабочая группа и т.п.). А далее – в Инструкции по делопроизводству кратко закрепить порядок регистрации протоколов в зависимости от статуса коллегиального органа.
