Top.Mail.Ru
Вопрос
Как правильно нумеровать протоколы: — в пределах календарного года или — в пределах действия состава комиссии? 1. Для протоколов коллегиального органа можно использовать любой из этих вариантов? 2. Если нумеруем в пределах срока действия состава комиссии и она полностью меняется, то после этого очередной протокол будет иметь № 1 – это логично. Но если весь коллектив сохраняется, а уволился только 1 человек и вместо него никого нового не ввели, то надо ли начинать нумерацию заново, наверное нет? 3. То есть насколько должен измениться состав коллегиального органа, чтобы начинать нумерацию его протоколов с № 1?
Отвечает

На такие конкретные и пронумерованные вопросы кратко можно ответить: 1) нет; 2) нет; 3) не должен.

Во-первых, протоколы не просто нумеруются, а регистрируются, т.е. на них оформляются идентификационные реквизиты (автор, текст, дата, номер / регистрационный индекс, подпись).

Во-вторых, в управлении организацией вы сталкиваетесь с разными коллегиальными органами и разновидностями протоколов. Их регистрация осуществляется в пределах своих документопотоков:

  • как правило, главный документопоток – протоколы органов управления организацией (общее собрание акционеров, собрание учредителей, совет директоров и т.п.);
  • второй документопоток – протоколы коллегиальных исполнительных органов (правление, исполнительная дирекция и т.п.);
  • третий – протоколы комитетов и комиссий, которые действуют при единоличном исполнительном органе в статусе совещательных органов;
  • а далее – протоколы оперативных совещаний, которые могут проводить руководители организации и структурных подразделений, протоколы собраний работников и т.п.

В третьих, в работе с протоколами следует разделять и совершенно отдельно рассматривать 2 аспекта:

  • полномочия органов управления, срок их действия и численный состав;
  • персональный состав.

Протоколы органов управления организацией оформляются и регистрируются в пределах срока полномочий этих органов с номера 1 по N-ный с добавлением индекса документопотока (т.е. с началом календарного года нумерация их протоколов не начинается заново). Корпоративные секретари это знают и ведут соответствующий учет.

Протоколы заседаний исполнительных и совещательных органов, комитетов, комиссий и оперативных совещаний регистрируются, как правило, по общим правилам – в пределах календарного года (т.е. каждый год начинается с № 1 с добавлением индекса документопотока).

В положениях о коллегиальных органах и регламентах их работы вопросы документирования заседаний, оформления и регистрации протоколов, должны быть конкретно регламентированы. Также конкретно регламентируется численный состав их членов, а при необходимости и должностной состав (например, очень часто заведующий архивом является секретарем экспертной комиссии организации по должности).

Что же касается персонального состава – это совершенно другой и отчасти оперативный вопрос, по которому вышестоящий орган управления принимает отдельное решение, например:

  • в протоколе общего собрания акционеров по результатам голосования утверждается персональный состав (фамилия, имя, отчество) совета директоров;
  • совет директоров принимает решение о персональном составе правления и т.п.
  • руководитель организации своими приказами утверждает и актуализирует персональный состав созданных им комитетов, комиссий и иных совещательных органов, оперативно исключает и включает в состав конкретного коллегиального органа тех или иных сотрудников.

Полномочия этих коллегиальных органов остаются действующими, а в связи с изменениями кадрового состава организации их персональный состав может меняться.

Рекомендуем изучить положения о коллегиальных органах (и регламенты их работы), действующих в вашей организации, определить их виды (органы управления / исполнительные органы / совещательные) с учетом того, что они могут быть постоянно действующими (экспертная комиссия и т.п.) или временными (собрание сотрудников, рабочая группа и т.п.). А далее – в Инструкции по делопроизводству кратко закрепить порядок регистрации протоколов в зависимости от статуса коллегиального органа.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Об учете судебной переписки

Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?

Если договор с подписью к вам не вернулся

Мы направили контрагенту 2 экземпляра подписанного с нашей стороны договора по почте в другой город. Но от него свой экземпляр никак не получим. Звонили менеджеру, он обещает выслать (то подписант у них был на больничном, то другие отговорки). Исполнение договора уже началось обеими сторонами, никаких нареканий нет. Только свой экземпляр договора никак не можем у них «выцепить», необязательные они какие-то. Как посоветуете действовать в такой ситуации? Может, им официальное письмо написать, тогда как его составить и направить? Может, еще что-то можно предпринять?

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

Дата и регистрация доверенности

У нас государственное учреждение. В доверенности на представление интересов стоит дата выдачи, но иногда не получается зарегистрировать доверенности этой же датой. Является ли это нарушением?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?