В большинстве случаев, конечно, это делается, т.к. грифы ограничения доступа устанавливаются не навечно, а на определенный период времени в зависимости от целей и направлений деятельности организации.
Действовать необходимо в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) и на основе вашей инструкции по делопроизводству (или конфиденциальному делопроизводству, если она разработана).
Все документы подлежат экспертизе ценности, т.е. определению их значимости для деятельности организации.
Если документов с ограничением доступа в вашей организации образуется немного, то грифы ограничения доступа вы можете устанавливать в процессе разработки номенклатуры дел. Гриф «Для служебного пользования» (ДСП) может быть:
Пример 1. Как можно обозначить наличие документов ДСП в номенклатуре дел
На обложках дел, которые будут заведены в соответствии с такой номенклатурой дел, делается отметка «Для служебного пользования» (обычно в правом верхнем углу, можно использовать штамп).
Не забудьте, что впервые гриф ограничения доступа присваивается документам в структурных подразделениях (их уполномоченными руководителями и ведущими специалистами отрасли) в процессе разработки номенклатур дел структурных подразделений. На их основе служба делопроизводства составляет сводную номенклатуру дел и переносит в нее все отметки, включая ДСП, сделанные в подразделениях. Экспертная комиссия (ЭК) организации, в которую входят самые квалифицированные сотрудники (специалисты отрасли) в процессе согласования проекта сводной номенклатуры дел обращает внимание на грифы ограничения доступа, соглашается с ними или может запросить необходимые пояснения у руководителей структурных подразделений.
В процессе подготовки документов к архивному хранению служба делопроизводства действует по такому же алгоритму. Структурные подразделения готовят соответствующие описи дел, при подписании которых руководитель структурного подразделения, установивший ограничение доступа к документам дела или делу, может принять решение о снятии этого грифа. В описи дел соответствующего вида заголовок дела оформляется уже без грифа ограничения доступа, а в графе «Примечание» делается отметка «Гриф ДСП снят» c датой и подписью уполномоченного лица или номером протокола ЭК (она необходима, т.к. в утвержденной номенклатуре дел этот гриф был указан). В годовой раздел описи дел соответствующего вида, которая также составляется на основании описей дел структурных подразделений, переносятся заголовок и примечание к нему.
Пример 2. Как можно отразить снятие грифа ДСП у целого дела в годовом разделе описи дел постоянного хранения
В некоторых случаях при формировании дел в структурных подразделениях может выясниться, что сотрудниками в дело был подшит один или несколько документов с грифом ДСП, который продолжает действовать, а всему делу гриф ограничения доступа не присваивался. В этом случае в описи при заголовке дела делается необходимое уточнение:
Пример 3. Отметка в описи дел у дела, содержащего документы ДСП
В этом случае при рассмотрении проектов описей ЭК особое внимание обращает на ограничение доступа и при участии руководителей структурных подразделений принимает решения о его снятии или продолжении срока действия.
Поскольку документы с грифом ДСП не являются секретными, а сотрудники службы делопроизводства вместе с трудовым договором подписывают дополнительное соглашение о неразглашении информации и документов, которые могут стать им известными в процессе реализации трудовых функций, то в работе с документами для служебного пользования они вполне могут руководствоваться общим алгоритмом проведения экспертизы ценности и подготовки документов к архивному хранению.
Внимание: в новой версии Правил работы архивов организаций (проект 2022 года) сделано необходимое уточнение о том, что при проведении экспертизы ценности документов осуществляется оценка соответствия отметки «Для служебного пользования» или иного грифа ограничения доступа к содержащимся в документах сведениям и вносятся предложения о возможном их изменении или снятии.
Если в организации большой объем документов ограниченного доступа, если реализуются функции, требующие соблюдения нескольких видов тайн, и образуются соответствующие части документального и архивного фондов, то работу с конфиденциальными документами и их архивное хранение осуществляет, как правило, служба безопасности (информационной безопасности). А экспертизу ценности проводит специально создаваемая ЭК по защите конфиденциальной информации и документов.
И, наконец, любая организация должна разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии Перечень конфиденциальной информации и документов (по видам тайн), необходимый для определения степени ограничения доступа к ним (соответствующих грифов), который утверждается первым руководителем организации.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Может ли арендодатель изменить сумму исковых требований и взыскать стоимость работ по экспертизе, или он вправе взыскать ту сумму, которую израсходовал фактически на ремонтные работы транспортного средства согласно счету и акту организации, выполнившей работы?
Прокомментируйте, пожалуйста, проблему обеспечения проверки подлинности электронной подписи на протяжении всего срока хранения документа.
Возможно ли списание неустойки по контракту, заключенному в 2023 году по постановлению Правительства РФ от 04.07.2018 № 783, при условии, что обязательства исполнены в полном объеме с просрочкой (пени – менее 5%), а срок действия контракта – до 31.12.2023?
Взыскана сумма по судебному приказу. Судебный приказ впоследствии отменен, однако взыскание по нему произведено и получено взыскателем. Можно ли вернуть деньги не через поворот судебного решения, а с помощью самостоятельного иска о взыскании денег, а также взыскать еще проценты по ст. 395 ГК РФ и расходы на юриста?
В соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка рабочий день в организации установлен с 08.00 до 17.00. Территория работодателя – большая. Прежде чем попасть на свое рабочее место, работник должен пройти через проходную. Преодоление расстояния от проходной до цеха занимает длительное время. Если работник отметился на проходной в 08.00, будет ли это являться опозданием?
В договоре возмездного оказания услуг отсутствует условие о том, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору. При этом у заказчика сохраняется задолженность перед исполнителем за оказанные услуги. Договор прекратил свое действие в четко указанную в договоре календарную дату, однако стороны приняли решение пролонгировать отношения на дополнительный срок. Для этого они согласуют и подписывают дополнительное соглашение к договору, но само соглашение датируют текущей датой, за пределами срока действия договора, при этом дополнительное соглашение распространяет действие на взаимоотношения сторон, возникшие с первого дня после окончания срока действия договора. Договор прекратил свое действие 31.12.2019, составляется дополнительное соглашение, датированное 09.01.2020, и в тексте дополнительного соглашения указывается, что оно распространяет свое действие на взаимоотношения сторон, возникшие с 01.01.2020. Правомерно ли это? Возможно ли заключение дополнительного соглашения к договору с истекшим сроком действия?
Договор аренды помещений подписан 14.06.2016, срок передачи помещений – 01.08.2016, срок действия – по 30.06.2017. С какого момента договор считается действующим – с момента заключения (14.06.2016) или с момента передачи помещений по акту приема-передачи (01.08.2016)?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Юридический справочник руководителя»
можно в любом отделении почты:
Мы дарим вам бесплатный доступ ко всем материалам
выбранного направления, включая закрытые статьи,
ответы на вопросы и образцы документов
