Top.Mail.Ru

Нужно ли снимать грифы с документов при передаче в архив?

Вопрос
Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?
Отвечает

В большинстве случаев, конечно, это делается, т.к. грифы ограничения доступа устанавливаются не навечно, а на определенный период времени в зависимости от целей и направлений деятельности организации.

Действовать необходимо в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) и на основе вашей инструкции по делопроизводству (или конфиденциальному делопроизводству, если она разработана).

Все документы подлежат экспертизе ценности, т.е. определению их значимости для деятельности организации.

Если документов с ограничением доступа в вашей организации образуется немного, то грифы ограничения доступа вы можете устанавливать в процессе разработки номенклатуры дел. Гриф «Для служебного пользования» (ДСП) может быть:

  • проставлен рядом с заголовком дела,
  • оформлен в графе «Примечание» номенклатуры дел или
  • включен в номенклатуру дел даже как самостоятельный заголовок.

Пример 1. Как можно обозначить наличие документов ДСП в номенклатуре дел

На обложках дел, которые будут заведены в соответствии с такой номенклатурой дел, делается отметка «Для служебного пользования» (обычно в правом верхнем углу, можно использовать штамп).

Не забудьте, что впервые гриф ограничения доступа присваивается документам в структурных подразделениях (их уполномоченными руководителями и ведущими специалистами отрасли) в процессе разработки номенклатур дел структурных подразделений. На их основе служба делопроизводства составляет сводную номенклатуру дел и переносит в нее все отметки, включая ДСП, сделанные в подразделениях. Экспертная комиссия (ЭК) организации, в которую входят самые квалифицированные сотрудники (специалисты отрасли) в процессе согласования проекта сводной номенклатуры дел обращает внимание на грифы ограничения доступа, соглашается с ними или может запросить необходимые пояснения у руководителей структурных подразделений.

В процессе подготовки документов к архивному хранению служба делопроизводства действует по такому же алгоритму. Структурные подразделения готовят соответствующие описи дел, при подписании которых руководитель структурного подразделения, установивший ограничение доступа к документам дела или делу, может принять решение о снятии этого грифа. В описи дел соответствующего вида заголовок дела оформляется уже без грифа ограничения доступа, а в графе «Примечание» делается отметка «Гриф ДСП снят» c датой и подписью уполномоченного лица или номером протокола ЭК (она необходима, т.к. в утвержденной номенклатуре дел этот гриф был указан). В годовой раздел описи дел соответствующего вида, которая также составляется на основании описей дел структурных подразделений, переносятся заголовок и примечание к нему.

Пример 2. Как можно отразить снятие грифа ДСП у целого дела в годовом разделе описи дел постоянного хранения

В некоторых случаях при формировании дел в структурных подразделениях может выясниться, что сотрудниками в дело был подшит один или несколько документов с грифом ДСП, который продолжает действовать, а всему делу гриф ограничения доступа не присваивался. В этом случае в описи при заголовке дела делается необходимое уточнение:

Пример 3. Отметка в описи дел у дела, содержащего документы ДСП

В этом случае при рассмотрении проектов описей ЭК особое внимание обращает на ограничение доступа и при участии руководителей структурных подразделений принимает решения о его снятии или продолжении срока действия.

Поскольку документы с грифом ДСП не являются секретными, а сотрудники службы делопроизводства вместе с трудовым договором подписывают дополнительное соглашение о неразглашении информации и документов, которые могут стать им известными в процессе реализации трудовых функций, то в работе с документами для служебного пользования они вполне могут руководствоваться общим алгоритмом проведения экспертизы ценности и подготовки документов к архивному хранению.

Внимание: в новой версии Правил работы архивов организаций (проект 2022 года) сделано необходимое уточнение о том, что при проведении экспертизы ценности документов осуществляется оценка соответствия отметки «Для служебного пользования» или иного грифа ограничения доступа к содержащимся в документах сведениям и вносятся предложения о возможном их изменении или снятии.

Если в организации большой объем документов ограниченного доступа, если реализуются функции, требующие соблюдения нескольких видов тайн, и образуются соответствующие части документального и архивного фондов, то работу с конфиденциальными документами и их архивное хранение осуществляет, как правило, служба безопасности (информационной безопасности). А экспертизу ценности проводит специально создаваемая ЭК по защите конфиденциальной информации и документов.

И, наконец, любая организация должна разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии Перечень конфиденциальной информации и документов (по видам тайн), необходимый для определения степени ограничения доступа к ним (соответствующих грифов), который утверждается первым руководителем организации.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Может ли быть переизбран член совета директоров АО из-за невозможности посещать собрания?

Может ли быть переизбран член совета директоров непубличного АО в связи с его убытием в другой город и невозможностью посещать собрания? В случае его переизбрания должен ли быть переизбран весь состав совета общим собранием?

Можно ли изменить наименование помещения в ЕГРН?

Организации принадлежат гаражи в г. Москве. В выписке из ЕГРН указано назначение помещения – ​нежилое, наименование – ​блок гаражей. Возможно ли изменить наименование? Повлияет ли это на уплату налога на имущество (например, смена налоговой базы с кадастровой стоимости на остаточную стоимость)?

Если уведомление о проведении общего собрания участников общества было направлено экспресс-почтой

Общество провело собрание. Уведомление сторонам оно направило экспресс-почтой, а не заказным письмом. 1. Будет ли это считаться надлежащим уведомлением о проведении собрания участника общества? 2. Как быть, если общество не направило протокол собрания участнику, не присутствовавшему на собрании, или если такой протокол был направлен экспресс-почтой, но не был доставлен? 3. Когда наступает срок для обжалования протокола собрания: с момента получения протокола для участника, не присутствовавшего на собрании, или с момента направления соответствующего протокола собрания? 4. Будет ли считаться надлежащим уведомлением о проведении собрания и направлении протокола собрания участнику, если такой участник не присутствовал на собрании, обжалует протокол собрания о распределении прибыли и выплате дивидендов, но при этом дивиденды (которые были распределены на основании оспариваемого им протокола собрания) им получены, размер выплаченных обществом дивидендов не оспаривался?

Применимы ли последствия признания сделки по продаже помещения недействительной к договору аренды нежилого помещения?

Между двумя лицами заключен договор купли-продажи нежилого помещения. Позже покупателем указанное помещение было сдано в аренду третьему лицу. Спустя некоторое время договор купли-продажи признан судом недействительным. Применимы ли последствия признания сделки недействительной к договору аренды нежилого помещения?

Взыскана сумма по судебному приказу, который позже был отменен. Как вернуть деньги, можно ли взыскать проценты и расходы на юриста

Взыскана сумма по судебному приказу. Судебный приказ впоследствии отменен, однако взыскание по нему произведено и получено взыскателем. Можно ли вернуть деньги не через поворот судебного решения, а с помощью самостоятельного иска о взыскании денег, а также взыскать еще проценты по ст. 395 ГК РФ и расходы на юриста?

Возможно ли заключение дополнительного соглашения к договору с истекшим сроком действия и его распространение на период, предшествующий подписанию дополнительного соглашения

В договоре возмездного оказания услуг отсутствует условие о том, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору. При этом у заказчика сохраняется задолженность перед исполнителем за оказанные услуги. Договор прекратил свое действие в четко указанную в договоре календарную дату, однако стороны приняли решение пролонгировать отношения на дополнительный срок. Для этого они согласуют и подписывают дополнительное соглашение к договору, но само соглашение датируют текущей датой, за пределами срока действия договора, при этом дополнительное соглашение распространяет действие на взаимоотношения сторон, возникшие с первого дня после окончания срока действия договора. Договор прекратил свое действие 31.12.2019, составляется дополнительное соглашение, датированное 09.01.2020, и в тексте дополнительного соглашения указывается, что оно распространяет свое действие на взаимоотношения сторон, возникшие с 01.01.2020. Правомерно ли это? Возможно ли заключение дополнительного соглашения к договору с истекшим сроком действия?

По контракту 2023 года обязательства исполнены с просрочкой. Можно ли списать неустойку по нему по постановлению Правительства РФ № 783?

Возможно ли списание неустойки по контракту, заключенному в 2023 году по постановлению Правительства РФ от 04.07.2018 № 783, при условии, что обязательства исполнены в полном объеме с просрочкой (пени – ​менее 5%), а срок действия контракта – ​до 31.12.2023?

Рабочий день в организации установлен с 08.00 до 17.00.Если работник отметился в 08.00 на проходной, а не на своем рабочем месте, будет ли это являться опозданием?

В соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка рабочий день в организации установлен с 08.00 до 17.00. Территория работодателя – большая. Прежде чем попасть на свое рабочее место, работник должен пройти через проходную. Преодоление расстояния от проходной до цеха занимает длительное время. Если работник отметился на проходной в 08.00, будет ли это являться опозданием?