В большинстве случаев, конечно, это делается, т.к. грифы ограничения доступа устанавливаются не навечно, а на определенный период времени в зависимости от целей и направлений деятельности организации.
Действовать необходимо в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) и на основе вашей инструкции по делопроизводству (или конфиденциальному делопроизводству, если она разработана).
Все документы подлежат экспертизе ценности, т.е. определению их значимости для деятельности организации.
Если документов с ограничением доступа в вашей организации образуется немного, то грифы ограничения доступа вы можете устанавливать в процессе разработки номенклатуры дел. Гриф «Для служебного пользования» (ДСП) может быть:
- проставлен рядом с заголовком дела,
- оформлен в графе «Примечание» номенклатуры дел или
- включен в номенклатуру дел даже как самостоятельный заголовок.
Пример 1. Как можно обозначить наличие документов ДСП в номенклатуре дел
На обложках дел, которые будут заведены в соответствии с такой номенклатурой дел, делается отметка «Для служебного пользования» (обычно в правом верхнем углу, можно использовать штамп).
Не забудьте, что впервые гриф ограничения доступа присваивается документам в структурных подразделениях (их уполномоченными руководителями и ведущими специалистами отрасли) в процессе разработки номенклатур дел структурных подразделений. На их основе служба делопроизводства составляет сводную номенклатуру дел и переносит в нее все отметки, включая ДСП, сделанные в подразделениях. Экспертная комиссия (ЭК) организации, в которую входят самые квалифицированные сотрудники (специалисты отрасли) в процессе согласования проекта сводной номенклатуры дел обращает внимание на грифы ограничения доступа, соглашается с ними или может запросить необходимые пояснения у руководителей структурных подразделений.
В процессе подготовки документов к архивному хранению служба делопроизводства действует по такому же алгоритму. Структурные подразделения готовят соответствующие описи дел, при подписании которых руководитель структурного подразделения, установивший ограничение доступа к документам дела или делу, может принять решение о снятии этого грифа. В описи дел соответствующего вида заголовок дела оформляется уже без грифа ограничения доступа, а в графе «Примечание» делается отметка «Гриф ДСП снят» c датой и подписью уполномоченного лица или номером протокола ЭК (она необходима, т.к. в утвержденной номенклатуре дел этот гриф был указан). В годовой раздел описи дел соответствующего вида, которая также составляется на основании описей дел структурных подразделений, переносятся заголовок и примечание к нему.
Пример 2. Как можно отразить снятие грифа ДСП у целого дела в годовом разделе описи дел постоянного хранения
В некоторых случаях при формировании дел в структурных подразделениях может выясниться, что сотрудниками в дело был подшит один или несколько документов с грифом ДСП, который продолжает действовать, а всему делу гриф ограничения доступа не присваивался. В этом случае в описи при заголовке дела делается необходимое уточнение:
Пример 3. Отметка в описи дел у дела, содержащего документы ДСП
В этом случае при рассмотрении проектов описей ЭК особое внимание обращает на ограничение доступа и при участии руководителей структурных подразделений принимает решения о его снятии или продолжении срока действия.
Поскольку документы с грифом ДСП не являются секретными, а сотрудники службы делопроизводства вместе с трудовым договором подписывают дополнительное соглашение о неразглашении информации и документов, которые могут стать им известными в процессе реализации трудовых функций, то в работе с документами для служебного пользования они вполне могут руководствоваться общим алгоритмом проведения экспертизы ценности и подготовки документов к архивному хранению.
Внимание: в новой версии Правил работы архивов организаций (проект 2022 года) сделано необходимое уточнение о том, что при проведении экспертизы ценности документов осуществляется оценка соответствия отметки «Для служебного пользования» или иного грифа ограничения доступа к содержащимся в документах сведениям и вносятся предложения о возможном их изменении или снятии.
Если в организации большой объем документов ограниченного доступа, если реализуются функции, требующие соблюдения нескольких видов тайн, и образуются соответствующие части документального и архивного фондов, то работу с конфиденциальными документами и их архивное хранение осуществляет, как правило, служба безопасности (информационной безопасности). А экспертизу ценности проводит специально создаваемая ЭК по защите конфиденциальной информации и документов.
И, наконец, любая организация должна разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии Перечень конфиденциальной информации и документов (по видам тайн), необходимый для определения степени ограничения доступа к ним (соответствующих грифов), который утверждается первым руководителем организации.
