В данной ситуации формальные реквизитные правила не помогут, вам необходимо проанализировать конкретную управленческую ситуацию, в которой ведется деловая переписка, и цель создания письма с учетом его разновидности. Например, разновидность письма может быть: письмо-претензия, письмо в рамках исполнения договора, письмо-предложение, гарантийное, запрос, требование, просьба и т.п. По отношению к подведомственным организациям (компаниям, являющимся взаимозависимыми, входящими в группу лиц), письмо-просьба (речевая метка – «прошу») часто приобретает силу прямого распоряжения.
В процессе согласования проекта письма необходимо выяснить все особенности ситуации служебной коммуникации, чтобы вместе с исполнителем оформить ее в письме и юридически верно, и с сохранением определенной конфиденциальности (для внешней среды, если компании-адресаты входят в ваш холдинг, или для вашего адресата, с которым вы ведете переписку, очевидно, не в первый раз).
Во-первых, адресатом служебного письма является не персоналия (Иванов, Петров, Сидоров и др.), а должностное лицо (единоличный исполнительный орган конкретной компании, как в вашем случае), организация или ее структурное подразделение. Во внешней управленческой среде, в которой ведется переписка, вы можете не знать (и формально – не обязаны), что одна и та же персоналия занимает должность руководителя в разных компаниях (возможно, даже аффилированных). Если эти организации входят в вашу группу лиц (холдинг), то знание о том, какие должности человек занимает в нескольких компаниях, становится понятным.
Во-вторых, даже входящие в одну структуру компании во внешней среде действуют как отдельные и самостоятельные юридические лица. В данной ситуации во избежание юридических рисков рекомендуем оформить 2 отдельных письма, адресовав 1-е в одну организацию, а 2-е – в другую.
В-третьих, вы можете в этом реквизите не упоминать ни адрес, ни фамилию и инициалы руководителя двух компаний, чтобы при просмотре ваших исходящих писем эта «связь» не бросалась в глаза, например, проверяющим.
Письмо, адресованное организации, должно быть представлено на рассмотрение ее руководителю (Иванову А.В.) и рассмотрено им. Даже если вы ведете переписку с данными организациями не в первый раз и знаете фамилии всех руководителей, учитывайте, что письмо – это документ, выполняющий во внешней среде и деловых коммуникациях функцию доказательства. Систему доказательств законности деятельности каждое юридическое лицо выстраивает самостоятельно.
В-четвертых, вашей организации так будет легче контролировать исполнение поставленных в письмах задач, вопросов – вы сможете отслеживать ход событий отдельно по каждой организации-адресату (а не по персоналии Иванову А.В. в чужих организациях).
