Сопроводительные письма используются в юридической практике регулярно. Объясняем, направление каких документов потребует составления сопроводительного письма и как оформлять отметку о приложении в различных случаях. В частности, если направляемый документ поименован в тексте письма, если приложений несколько, если количество листов зафиксировано в самом приложении, если приложение к письму имеет собственное приложение, если в бумажном письме сообщаем о направлении электронного документа, если приложений слишком много, если приложение содержит конфиденциальную информацию и пр.
По правилам делопроизводства, установленным в нашей стране, документ, не имеющий адресной части (адресата), мы не можем просто вложить в конверт и отправить без объяснений. Ведь иначе организация-получатель не сможет проверить правильность его адресования и количество листов, экземпляров, – она просто про них не узнает. Некоторые скажут, что адресат можно посмотреть на конверте. Но из-за технической ошибки или невнимательности того, кто отправлял документ, может произойти так, что на конверте адрес указан один, а вложенный документ предназначен другой организации, находящейся по другому адресу. Или при пересылке документа одна страница не была отправлена, просто открепилась, потерялась и пр.
Аналогичная технология отправки материальных ценностей предусмотрена на почте – в посылку или бандероль вкладывается реестр вложений. Реквизит «отметка о приложении», оформляемый на сопроводительном письме, это своего рода «реестр вложений», по которому проверяется количество и перечень отправляемых документов. Итак, для отправки документов, не имеющих адресной части (счет-фактура, программа, договор, акт, протокол и др.), необходимо составить сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо и приложение к нему связаны между собой только необходимостью пересылки документов (технологией обработки).
Как действовать в конкретных ситуациях
Образец письма и правильное местоположение в нем отметки о приложении см. в Примере 17. Далее рассмотрим правила оформления в сопроводительном письме сведений о пересылаемых документах.
Направляемый документ назван в тексте письма
Если вид (название) документа, который направляем, указан в тексте сопроводительного письма, то в реквизите «отметка о приложении» его название уже не упоминаем, а указываем только количество листов и экземпляров документа.
Пример 1. Направляемый документ назван в тексте сопроводительного письма
Направляем Методическую программу «Здоровая Россия – общее дело», разработанную Центром управления социально-педагогической поддержки детства ГБОУ ВО МО «Академия социального управления», для использования в образовательных организациях Московской области.
Приложение: на 6 л. в 1 экз.
Направляемый документ не назван в тексте письма
Если вид (название) документа, который направляем, не указан в тексте сопроводительного письма, то в реквизите «отметка о приложении» его название уже указываем полностью, чтобы получатель смог проверить, тот ли документ ему был направлен, указываем количество листов и экземпляров приложения.
Пример 2. Направляемый документ не назван в тексте сопроводительного письма
Управление Минюста России по Самарской области информирует, что в соответствии с планом работы на 2024 год с 18 ноября по 23 ноября 2024 года в г. Самаре состоится ХIII Научно-практическая конференция юристов Приволжского федерального округа (далее – конференция).
Рекомендуем рассмотреть вопрос о направлении для участия в конференции юристов.
Приложение: |
Программа ХIII Научно-практической конференции юристов
Приволжского федерального округа на 2 л. в 1 экз. |
Приложений несколько
Если необходимо направить несколько приложений, то даже если вы упоминали их в тексте сопроводительного письма, все равно перечисляем их в отдельном реквизите «отметка о приложении», чтобы получателю было понятно не только, что вы направляете, но и какое...
