Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Основное содержание сопроводительного письма – это информирование корреспондента о высылке ему определенных документов. Текст письма может содержать дополнительную информацию, поясняющую содержание тех материалов, которые составляют приложение к сопроводительному письму, просьбу выполнить какие-либо действия и др.
Текст сопроводительного письма может начинаться ключевым глаголом:
Текст сопроводительного письма может начинаться с обоснования или обозначения цели, например:
С заглавной или строчной буквы писать местоимение «Вы», «Вам», «Вас» и т.п. в тексте письма? Если оно адресовано конкретному человеку с указанием должности (например, генеральному директору АО «Прогресс» Иванову И.И. или главному инженеру АО «Станколит» Чугункову П.Р.), особенно когда в начале текста еще есть обращение «Уважаемый…», то логично в последующем тексте письма обращаться лично к этому человеку и использовать вариации местоимения «Вы» с заглавной буквы (см. Примеры 1, 5 и 6). Если же адресуете письмо в организацию или ее структурное подразделение, то логично в тексте использовать местоимение «вы», «вам», «вас» со строчной буквы, обращаясь к коллективу организации / подразделения в целом (см. Пример 2).
Пример 1. Текст сопроводительного письма и отметка о приложении (когда пересылаемые документы названы в тексте)
В соответствии с распоряжением Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 20 августа 2024 г. № 115-р направляем Вам акты с комплектами документов по предприятиям:
Приложение: на 18 л. в 1 экз.
Пример 2. Текст сопроводительного письма и отметка о приложении (когда пересылаемый документ назван в тексте)
Направляем проект договора, подписанный с нашей стороны. Просим вернуть его подписанным с вашей стороны до 10 ноября 2024 г. нарочным или по почте по адресу: 124111, Москва, Востряковский пер., д. 11, корп. 1.
Если подписанный с вашей стороны договор окажется у нас позже 10 ноября 2024 г., то мы не сможем поставить вам товар по ранее согласованной цене, которая фигурирует в направляемом проекте договора, поэтому количество и цену товара придется согласовывать заново.
Приложение: на 12 л. в 1 экз.
Пример 3. Текст сопроводительного письма, пересылаемые документы перечислены в отметке о приложении
Направляем в Совет университета заключение по кандидатуре соискателя ученого звания профессора Сарапула М.И. по специальности «Менеджмент» с сопроводительными документами.
Приложение: 1. Заключение на 5 л. в 1 экз.
2. Заявление соискателя на 1 л. в 1 экз.
3. Выписка из трудовой книжки на 2 л. в 1 экз.
4. Справка о научно-педагогическом и научном стаже на 2 л. в 1 экз.
5. Список опубликованных работ на 12 л. в 1 экз.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму (см. Примеры 2 и 4). В этом...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Часто письмо приходит за подписью руководителя организации, а ответ просят направить по адресу электронной почты исполнителя. Кого указывать в адресате в данном случае, ведь письмо-ответ подписывает первый руководитель?
Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.
Просим разъяснить, склоняется ли фамилия РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?
Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т. ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2024 вместо 28.04.2024?
Юристы регулярно составляют множество документов с массой ссылок на нормативные правовые акты. Показываем образцы оформления ссылок на нормативные документы в приказах и локальных нормативных актах. Поясняем, чем отличаются внутритекстовые ссылки, подстрочные (сноски) и выносные. И главное: что делать с приказами и ЛНА, когда документы, на которые в них ссылались изначально, устаревают. Нужно ли вносить в них изменения и каким образом?
В практике любой организации рано или поздно приходится составлять претензионные письма, причем большинство из них могут в дальнейшем выступить доказательствами по спорам с контрагентами. Поэтому очень важно не только юридически правильно составить письмо, но и избежать речевой агрессии при описании проблемы. Разбираем, какие нарушения правил делового общения лучше исключить, даем рекомендации, как вести претензионную переписку с пользой для своей компании. Предлагаем отдельные формулировки и образцы целых писем-претензий и ответов на них.
На практике все чаще можно встретить многостраничные договоры с множеством приложений. Показываем, как нумеровать приложения к приложениям договоров, что делать, если первому приложению номер не дали, а потом оформили второе приложение, как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору, как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей. Поводом для написания статьи стали вопросы подписчиков.
Можно получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Оформить подписку на журнал
«Юридический справочник руководителя»
можно в любом отделении почты:
