Постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052 утверждены Правила обращения со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны (далее – Правила № 2052), которые не относятся к государственной тайне. Правила достаточно технологичны и объясняют «перекрестную» идентификацию:
- основного документа (документа-приложения) и
- сопроводительного письма к нему.
Фрагмент документа
Пункты 2 и 9 Правил обращения со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны, утв. постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052
2. На документах, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, проставляется пометка «Для служебного пользования» со ссылкой на пункт перечня сведений, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны (далее – перечень), соответствующего органа, уполномоченного на издание перечня, используемого в организации.
Относимость сведений, содержащихся в документе, к сведениям, составляющим служебную тайну в области обороны, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ в соответствии с перечнем.
Указанная пометка, номер экземпляра и пункт перечня проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к указанному документу.
…9. Документы, содержащие сведения, составляющие служебную тайну в области обороны:
печатаются в структурных подразделениях, которым поручен прием и учет несекретной документации или в подразделениях, уполномоченных соответствующим руководителем. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, распечатавшего документ, дата печатания документа, носитель информации, с которого печатался документ. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
учитываются в книгах и журналах учета документов с пометкой «Для служебного пользования», как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа, содержащего служебную тайну в области обороны, добавляется пометка «ДСП»…
На основе Правил № 2052 покажем примеры, о которых вы спрашиваете, для ситуации, когда изготовлено 5 экземпляров основного документа и 2 экземпляра сопроводительного письма (по 1 экземпляру каждого из этих документов остается у организации-автора, остальное пересылается адресату).
На верхнем поле первой страницы основного документа (документа-приложения) справа оформляется отметка со ссылкой на специально разработанный Перечень сведений, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны, в который данные сведения включены. Номер экземпляра, как правило, вписывается от руки:
Пример 1. Гриф «ДСП» на основном пересылаемом документе (приложении) (согласно Правилам № 2052)
Пример 2. Гриф «ДСП» на сопроводительном письме (согласно Правилам № 2052)
Пример 3. Регистрационный номер документа с пометкой «ДСП» (согласно Правилам № 2052)
Пример 4. На основном документе отметка об изготовлении документа ДСП на обороте последнего листа каждого экземпляра (согласно Правилам № 2052)
Пример 5. На сопроводительном письме отметка об изготовлении документа ДСП на обороте последнего листа каждого экземпляра (согласно Правилам № 2052)
К регистрационному номеру добавляется отметка «ДСП» (Пример 3).
На обороте последнего листа каждого экземпляра документа оформляется так называемый «фонарик» (см. Пример 4). Хотя в Правилах № 2052 говорится только о фамилиях исполнителя и сотрудника, распечатавшего документ (которые могут быть одним или разными людьми), на практике вписывается фамилия с инициалами. Ведь в крупной организации людей с одинаковой фамилией может быть несколько. В Примерах 4 и 5 мы специально показали разные возможные варианты оформления.
Теперь перейдем к оформлению сопроводительного письма. Если четко следовать написанному в последнем абзаце п. 2 Правил № 2052, то гриф ДСП надо оформлять и на сопроводительном письме, т.к. в данной сфере сопроводительное письмо неразрывно связано с основным документом. Обратите внимание, что в грифе на письме (Пример 2):
- мы ссылаемся на тот же пункт Перечня, на который ссылались в основном документе (потому что именно в нем содержатся сведения ДСП);
- а вот номер экземпляра у письма будет собственный!
На сопроводительном письме тоже оформляют так называемый «фонарик» (Пример 5) и добавляют «ДСП» к регистрационному номеру письма.
Получается, что даже если сопроводительное письмо в своем тексте не содержит сведений ограниченного доступа, оно неразрывно связано с документом ДСП, поэтому п. 2 и 9 Правил № 2052 к письму тоже применяются.
Если вы работаете со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны, то рекомендуем обратить внимание еще на:
- Перечень сведений Вооруженных Сил Российской Федерации, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны (утв. приказом Министра обороны РФ от 17.01.2022 № 22) и
- Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утв. приказом Министра обороны РФ от 04.04.2017 № 170), особенно на ее раздел VIII.
Задолго до выхода Правил № 2052, регулирующих работу с документами ДСП в области обороны, начал действовать другой документ более широкого применения, касающийся всех документов ДСП – это Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233; далее – Постановление № 1233).
Если вы привыкли работать по Постановлению № 1233 и ГОСТ Р 7.0.97-2016, то необходимость оформления похожего грифа ограничения доступа (см. Примеры 1 и 2) на основном документе и на сопроводительном письме к нему вас, действительно, могла смутить. Ведь сведений непосредственно из сопроводительного письма в Перечне сведений, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны, может не оказаться (если текст сопроводительного письма не содержит конфиденциальной информации, а только «сопровождает» основной пересылаемый документ ДСП). Видимо, эти профессиональные соображения и озадачили автора вопроса, который попросил разъяснений у нас.
Согласно общим правилам работы с документами ДСП и следуя лучшим практикам:
- на основном пересылаемом документе:
- в грифе ограничения доступа могут быть (Пример 6):
- сведения не только о номере данного экземпляра, но и об их изготовленном количестве («Экз. № 3 из 5»);
- можно добавлять срок действия грифа;
- ссылаться можно на пункты тех перечней сведений ограниченного доступа, которые у вас есть: может быть отдельный Перечень ДСП, а может быть сводный Перечень со сведениями по разным видам тайн (ДСП, защита персональных данных, коммерческая тайна и т.п.);
- на обороте последнего листа каждого экземпляра оформляется «фонарик» с количеством отпечатанных экземпляров, фамилиями исполнителя и того, кто распечатал документ, датой печати;
- на сопроводительном письме (в Примере 8 обратите внимание на фрагменты, выделенные оранжевой заливкой):
- отметка об ограничении доступа будет иной, более того – можно сразу указать, что без основного документа сопроводительное письмо является не конфиденциальным (как показано в Примере 7);
- в состав регистрационного индекса включается условное сокращение «ДСП»;
- отметка о приложении оформляется по общим правилам с учетом того, названо оно в тексте письма или не названо, но далее стоит добавить все составные части отметки об ограничении доступа, которые оформлены на основном документе (документе-приложении к сопроводительному письму).
Но повторимся, что с документами со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны, надо работать по Правилам № 2052.
Пример 6. Гриф «ДСП» на основном пересылаемом документе (приложении) (согласно общим правилам конфиденциального делопроизводства)
Пример 7. Гриф «ДСП» на сопроводительном письме к документу ДСП (согласно общим правилам конфиденциального делопроизводства)
Пример 8. Сопроводительное письмо к документу ДСП, которое названо в тексте письма (согласно общим правилам конфиденциального делопроизводства)
