ГК РФ не требует присваивать номера договорам, но на практике их отсутствие может стоить компании миллионов по результатам налоговой проверки или рассмотрения дела в суде. Говорим о скрытых рисках договорной работы, с которыми регулярно сталкиваются компании. Выясняем, почему опечатка в нумерации становится поводом для отказа в неустойке, а отсутствие ссылок на сделку в УПД и платежках превращает поставку во внедоговорную с отрицательными последствиями для вычета НДС и признания расходов. Останавливаемся на ловушках ЭДО и торговых площадок: как заблокируется возможность изменить реквизиты после подписания договора УКЭП и когда спасет протокол разногласий.
Поймете, в чем проблема двойных номеров, как избежать снятия расходов, если автоматизированная система контрагента-монополиста технически «отрежет» вашу часть номера и создаст разрыв между сделкой и первичкой. Даем алгоритмы работы с ИГК в госконтрактах и готовые формулировки для ЛНА, которые регламентируют процесс присвоения номера договору и закроют уязвимости перед налоговиками и недобросовестными контрагентами.
Регистрацией и учетом договоров в организации могут заниматься договорный или юридический отдел, а также сами ответственные исполнители по договору, которые не всегда знают о подводных камнях, пока о них не споткнутся. Поэтому поговорим о номере договора и что нужно понимать, чтобы не допустить ошибок при его регистрации.
Требования к договорам определяются ГК РФ. В соответствии со ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках. Но требований касательно обязательной регистрации всех договоров в ГК РФ не содержится.
Хотя уже давно был установлен принцип работы с документами:
регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях, – распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные, бухгалтерские, финансовые и другие (в соответствии с ГСДОУ 1).
Когда номер договора обязателен
1. Номер договора обязателен тогда, когда это предусмотрено законодательством.
1.1. Есть сделки, которые подлежат государственной регистрации в обязательном порядке – на это прямо указывает закон. Государственная регистрация сделок – это юридический акт признания и подтверждения государством возникновения, ограничения (обременения), перехода или прекращения соответствующих прав. В соответствии со ст. 433 ГК РФ договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента его регистрации, если иное не предусмотрено законом. Примерами могут быть сделки с недвижимостью и некоторыми видами движимого имущества. И в этом случае договор будет иметь номер, присвоенный Росреестром или иным ведомством.
1.2. Кроме того, уникальные номера имеют все государственные контракты. И длинные номера госконтрактов являются таковыми только потому, что включают идентификатор государственного контракта (далее – ИГК), который формируется в 2 случаях:
- при казначейском сопровождении денежных средств;
- при осуществлении отдельных закупок в рамках государственного оборонного заказа.
Порядок его формирования рассмотрим ниже.
И хотя в практике работы отдельных предприятий госконтракты отсутствуют, часть предприятий заключают такие контракты и о них знают не понаслышке.
1.3. Присвоение номера может предусматриваться нормативно-правовым актом РФ. Распространенный пример – экспортный контракт. Порядок присвоения ему номера регламентируется инструкцией Банка России от 16.08.2017 № 181-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам подтверждающих документов и информации при осуществлении валютных операций, о единых формах учета и отчетности по валютным операциям, порядке и сроках их представления».
2. Присвоение номера может быть обусловлено и другими причинами.
2.1. Стороны при заключении договора могут предусмотреть наличие номера договора, это так называемый вариант по соглашению сторон, при этом в текст договора может быть включено следующее условие:
2.2. Наличие номера договора может быть предусмотрено ЛНА организации. Причем это может быть ЛНА не одной, а сразу двух организаций, участвующих в заключении договора (тогда возникает ситуация с двойным номером через косую черту).
Пример 1. Как в договоре может быть указано, кто обязан (вправе) присвоить номер договору
Стороны договорились, что номер договору присваивает Исполнитель. Далее этот номер указывается Сторонами во всех первичных и отчетных документах по договору.
Проблемы на практике, к которым может привести отсутствие номера у договора
Оснований проставлять номер договора много. Но тут возникает и другой вопрос: может ли договор быть без номера? Теоретически всем остальным договорам, возникающим в обычной деятельности предприятия и не подпадающим под вышеперечисленные основания, номер можно не присваивать. И даже в суды при возникновении споров стороны направляют в т.ч. договоры без номера, имеющие только дату.
В ходе рассмотрения спора между сторонами на обозрение был представлен договор от 17.09.2019, подписанный одной стороной и не имеющий номера. Ответчик ссылался на то, что договор им не был подписан.
Из разъяснений, содержащихся в п. 6 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 № 49 «О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора», следовало, что, если сторона приняла от другой стороны полное или частичное исполнение по договору либо иным образом подтвердила действие договора, она не вправе недобросовестно ссылаться на то, что договор является незаключенным (п. 3 ст. 432 ГК РФ). В материалах дела имелись доказательства исполнения сторонами договора, в т.ч. об исполнении договора со стороны ответчика свидетельствовал факт частичной оплаты, что последним не оспаривалось. Поэтому суд первой инстанции признал этот договор заключенным, несмотря на отсутствие у него не только номера, но и подписи одной из сторон (при наличии иных документов, подтверждавших исполнение договора) (решение Арбитражного суда Воронежской области от 12.03.2021 по делу № А14-13792/2020). Суд вышестоящей инстанции данное решение поддержал (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 08.09.2021 № Ф10-3593/2021).
В некоторых случаях номер договора может отсутствовать. Но удобно ли практику отдельных компаний распространять на работу других компаний, которые имеют миллионные и миллиардные обороты? Конечно нет. Да и очень часто с договорами, которые не имеют номера, возникают проблемы в судах.
Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, т.к. налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.12.2005 № А56-6971/2005).
По договору поставки у покупателя возникла просрочка, и он отказывался уплатить неустойку со ссылкой на то, что номера договора в счете и в самом договоре расходились, а потому:
- поставка прошла по иному договору,
- уплата неустойки в письменном виде не предусматривалась.
Суд первой инстанции согласился с этим. Вышестоящие суды отклонили эти доводы. Опечатка, допущенная в договоре в части его нумерации, в рассматриваемом деле не имела юридического значения, поскольку ответчик не представил сведения о заключении с истцом иных договоров, кроме спорного, в ту же дату. Также не были представлены доказательства, что выставленный счет и товарные накладные имели место в иных финансово-хозяйственных отношениях между истцом и ответчиком, вне рамок спорного договора (постановление Арбитражного суда Московского округа от 20.07.2020 № Ф05-10597/2020 по делу № А40-283209/2019).
