Рассказываем о сроках хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (федеральные законы № 44‑ФЗ и № 223‑ФЗ). Объясняем, почему нельзя руководствоваться только ст. 224 и 225 Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и оставшимися в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?
Договоры о закупках
В Перечне УД 2019 г. 1 появилась ст. 225, которая включает контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Поскольку этот Перечень не конкретизирует, о каких закупках идет речь, то можно предположить (исходя из самого наименования статьи), что речь идет о закупках, которые регулируются Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» 2. Положения указанного закона регламентируют закупки, которые проводят организации с государственным 3 участием (наполовину или более чем наполовину принадлежащие государству, а также их дочерние структуры).
Но закупками, то есть проведением конкурентных процедур, закупками у единственного поставщика занимаются не только организации с госучастием. Зачастую это делают и просто коммерческие компании, которые осуществляют закупки путем проведения торгов, в т. ч. на электронных торговых площадках, что регулируется уже не Законом № 223-ФЗ, а локальными нормативными актами конкретной организации.
Так, например, на Электронной торговой площадке Группы Газпромбанка (ЭТП ГПБ) работают секции закупок:
- по Закону № 223-ФЗ о закупках;
- по Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» 4;
- для коммерческих организаций введена в эксплуатацию секция закупок, обеспечивающая реализацию требований постановления Правительства РФ от 01.07.2016 № 615 «О порядке привлечения подрядных организаций для оказания услуг и (или) выполнения работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме и порядке осуществления закупок товаров, работ, услуг в целях выполнения функций специализированной некоммерческой организации, осуществляющей деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах» 5.
Поэтому возникает вопрос, какие закупки регулирует данная статья. Если все-таки предположить, что ст. 225 Перечня УД 2019 г. регулирует закупки только по Закону № 223-ФЗ, то возникает резонный вопрос: что делать обычным коммерческим компаниям, деятельность которых не регулируется этим законом, но закупки они осуществляют, какой статьей им руководствоваться при определении срока хранения договоров, заключенных по результатам закупок?
В рамках Закона № 223-ФЗ можно закупать товары, услуги или работы. Но вполне возможно, что ваша организация осуществит закупку и таких работ, которые предусмотрены Перечнем НТД 2021 г. 6
Договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации информационных систем и документы к ним (технические задания, акты классификации, планы, перечни и другие) хранятся:
- и в организации-разработчике, и в организации-заказчике – 15 лет ЭПК;
- а в эксплуатирующих организациях – постоянно (ст. 96 Перечня НТД 2021 г.).
Договоры (контракты) на опытно-конструкторские работы, составные части опытно-конструкторских работ, разработку эскизных проектов, технических проектов и других видов работ и документы к ним (технические задания, протоколы, соглашения, акты, дополнения к техническим заданиям и другие) хранятся:
- и в организации-разработчике, и в организации-заказчике – 15 лет ЭПК (ст. 191 Перечня НТД 2021 г.).
