Top.Mail.Ru

Сколько хранить госконтракты и договоры, связанные с закупками

Рассказываем о сроках хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (федеральные законы № 44‑ФЗ и № 223‑ФЗ). Объясняем, почему нельзя руководствоваться только ст. 224 и 225 Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и оставшимися в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?

Договоры о закупках

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Поскольку этот Перечень не конкретизирует, о каких закупках идет речь, то можно предположить (исходя из самого наименования статьи), что речь идет о закупках, которые регулируются Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» 2. Положения указанного закона регламентируют закупки, которые проводят организации с государственным  3 участием (наполовину или более чем наполовину принадлежащие государству, а также их дочерние структуры).

Но закупками, то есть проведением конкурентных процедур, закупками у единственного поставщика занимаются не только организации с госучастием. Зачастую это делают и просто коммерческие компании, которые осуществляют закупки путем проведения торгов, в т. ч. на электронных торговых площадках, что регулируется уже не Законом № 223-ФЗ, а локальными нормативными актами конкретной организации.

Так, например, на Электронной торговой площадке Группы Газпромбанка (ЭТП ГПБ) работают секции закупок:

  • по Закону № 223-ФЗ о закупках;
  • по Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» 4;
  • для коммерческих организаций введена в эксплуатацию секция закупок, обеспечивающая реализацию требований постановления Правительства РФ от 01.07.2016 № 615 «О порядке привлечения подрядных организаций для оказания услуг и (или) выполнения работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме и порядке осуществления закупок товаров, работ, услуг в целях выполнения функций специализированной некоммерческой организации, осуществляющей деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах» 5.

Поэтому возникает вопрос, какие закупки регулирует данная статья. Если все-таки предположить, что ст. 225 Перечня УД 2019 г. регулирует закупки только по Закону № 223-ФЗ, то возникает резонный вопрос: что делать обычным коммерческим компаниям, деятельность которых не регулируется этим законом, но закупки они осуществляют, какой статьей им руководствоваться при определении срока хранения договоров, заключенных по результатам закупок?

В рамках Закона № 223-ФЗ можно закупать товары, услуги или работы. Но вполне возможно, что ваша организация осуществит закупку и таких работ, которые предусмотрены Перечнем НТД 2021 г. 6

Пример 1

Договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации информационных систем и документы к ним (технические задания, акты классификации, планы, перечни и другие) хранятся:

  • и в организации-разработчике, и в организации-заказчике – ​15 лет ЭПК;
  • а в эксплуатирующих организациях – ​постоянно (ст. 96 Перечня НТД 2021 г.).

Пример 2

Договоры (контракты) на опытно-конструкторские работы, составные части опытно-конструкторских работ, разработку эскизных проектов, технических проектов и других видов работ и документы к ним (технические задания, протоколы, соглашения, акты, дополнения к техническим заданиям и другие) хранятся:

  • и в организации-разработчике, и в организации-заказчике – ​15 лет ЭПК (ст. 191 Перечня НТД 2021 г.).

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Рекомендовано для вас

Как проверить иностранного контрагента

Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.

Предоплата и постоплата: как не ошибиться

При проведении расчетов участники гражданского оборота используют полную либо частичную предоплату или постоплату стоимости реализуемых товаров, работ, услуг, а также иного исполнения, предусмотренного заключенным между ними гражданско-правовым договором. Но не всегда грамотно это оформляют. Кроме того, есть ситуации, когда стороны вправе использовать только определенный порядок расчетов, а контрагент об этом не в курсе. Или, например, продавцы (исполнители и пр.) не всегда учитывают, что в случае нарушения условиями договора законодательства о защите прав потребителей их могут привлечь к административной ответственности. А навязывание контрагенту невыгодных условий при определенных обстоятельствах может и вовсе быть квалифицировано как нарушение антимонопольного законодательства. Не все понимают, что такое коммерческий кредит; как правильно потребовать возврата предоплаты в зависимости от специфики сложившихся правоотношений; почему потребитель, не воспользовавшийся сертификатом (подарочной картой), вправе требовать от предпринимателя возврата суммы предоплаты; как опасно прикрывать потребительский займ договором комиссии; в каких случаях акционер или участник компании должен предоплатить изготовление обществом копий документов по его запросу. В статье анализируем споры, которые чаще всего возникают на практике в этой связи.

Будет ли притворной сделка по бесплатному пользованию оборудованием при условии покупки расходников, если они прописаны другим договором?

Может ли быть заключен договор безвозмездного пользования между юридическими лицами, по условиям которого ссудодатель передает ссудополучателю оборудование, ссудополучатель обязуется закупить у ссудодателя определенное количество расходного материала для работы данного оборудования, если условия о продаже расходного материала закреплены в отдельном договоре поставки? Будет ли данная сделка являться притворной?

Сколько хранить договоры

Законодательство четко прописывает сроки хранения многих документов, в том числе и договоров. Для большинства соглашений этот срок составляет 5 лет, но встречаются и более короткие, а также значительно более длительные – ​до ликвидации организации или 50/75 лет. Узнаете, где надо искать сроки хранения договоров, учитывая специфику организаций, например, для АО. Рассказываем, как определить срок хранения, если нужного договора в действующих нормативных перечнях не нашлось; как считается срок, если договор носит смешанный характер; а также когда начинает исчисляться срок хранения договора.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Будет ли притворной сделка по бесплатному пользованию оборудованием при условии покупки расходников, если они прописаны другим договором?

Может ли быть заключен договор безвозмездного пользования между юридическими лицами, по условиям которого ссудодатель передает ссудополучателю оборудование, ссудополучатель обязуется закупить у ссудодателя определенное количество расходного материала для работы данного оборудования, если условия о продаже расходного материала закреплены в отдельном договоре поставки? Будет ли данная сделка являться притворной?

Как проверить иностранного контрагента

Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.

Особенности оформления счета-договора

Нередко для оформления договорных отношений стороны используют счет-договор. Об этом просят контрагенты или организация выбирает такой договор как наиболее простой и быстрый способ закрепления договоренностей на бумаге. Объясняем, что такое счет-договор (и счет-оферта), в каких случаях его можно использовать, какие риски существуют, а также приводим образцы для поставки товаров и оказания услуг, которыми можно воспользоваться на практике.