Top.Mail.Ru
Законодательство четко прописывает сроки хранения многих документов, в том числе и договоров. Для большинства соглашений этот срок составляет 5 лет, но встречаются и более короткие, а также значительно более длительные – ​до ликвидации организации или 50/75 лет. Узнаете, где надо искать сроки хранения договоров, учитывая специфику организаций, например, для АО. Рассказываем, как определить срок хранения, если нужного договора в действующих нормативных перечнях не нашлось; как считается срок, если договор носит смешанный характер; а также когда начинает исчисляться срок хранения договора.

Договоры представляют собой сделки, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей сторон (согласно ст. 420 ГК РФ договор – это двух- или многосторонняя сделка). Договоры являются именно теми документами, которые подтверждают взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, начиная с поставок товаров до приобретения целого бизнеса. Поэтому и в случае проверок компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров о предоставлении документов в соответствии с законом об АО наличие оригинала договора является обязательным. А раз так, то очень важным и становятся:

  • правильное определение сроков и порядка хранения:
    • договоров и
    • документов, связанных с заключением и исполнением договоров;
  • журналов регистрации договоров.

И преждевременное уничтожение договоров может иметь самые негативные последствия для вашей организации. При этом заметим, что сроки хранения вызывают много вопросов, т.к. не являются однозначными для всех видов договоров по разным перечням и федеральным законам.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле  в Российской Федерации» 1 в соответствии с ч. 1 ст. 17:

  • обязывает все организации обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности, и
  • устанавливает состав нормативных правовых актов, определяющих сроки хранения архивных документов:
    • федеральные законы;
    • иные нормативные правовые акты Российской Федерации;
    • в т.ч. перечни архивных документов.

Сначала разберем сроки хранения в привычных нам перечнях, а потом займемся анализом остальной нормативной базы.

Сроки хранения в Перечнях

Закон об архивном деле устанавливает два вида перечней: типовой и ведомственный. Они являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения, а значит, обязательны для применения во всех организациях.

В настоящее время всем организациям следует руководствоваться следующими типовыми перечнями:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 2, который вступил в силу 18.02.2020.
    Обратите внимание также на Инструкцию по его применению (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237) и Разъяснения Федерального архивного агентства от 12.03.2020 по внедрению этого Перечня;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142) 3, который вступил в силу 13.02.2022.

Ведомственные перечни имеют более узкую направленность, т.к. разрабатываются ведомствами (и согласуются с Росархивом) с учетом своей специфики для себя и подведомственных организаций. Например:

  • Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, территориальных органов и организаций, входящих в его систему, с указанием сроков хранения (утв. приказом МЧС России от 10.02.2021 № 70);
  • Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом ФНС России от 02.11.2021 № ЕД-7-10/952@).

В коммерческих организациях обязанность хранить документы закреплена дополнительно еще в законах об акционерных обществах 4 и обществах с ограниченной ответственностью 5.

Специфика АО

Применяя вышеуказанные перечни в акционерных обществах, нельзя сбрасывать со счетов следующие требования Закона об АО:

Фрагмент документа

Статья 89 «Хранение документов общества» Федерального закона от 26.12.1995 № 208 «Об акционерных обществах»

1. Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены Банком России.

Но поскольку Банком России такой документ до сих пор не подготовлен, то следует руководствоваться постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ 6», т.к. именно Банку России переданы ее полномочия (если выражаться точнее, то 13.03.2004 полномочия ФКЦБ России были переданы ФСФР, которая в сентябре 2013 г. была включена в состав Банка России и теперь является службой Банка России по финансовым рынкам).

Указанный нормативный правовой акт был утвержден в 2003 году и содержит в части сроков хранения договоров отсылки (п. 2.1.3 и п. 2.1.5) на Перечень хранения документов 2000 года 7, который в настоящее время утратил свою силу. А это значит, что акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения документов, предусмотренные действующими Перечнем УД 2020 г. и Перечнем НТД 2022 г. (в силу ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле).

Сроки хранения в типовых Перечнях и Положении о хранении документов АО 2003 г. – нормативные. Это значит, что документы нельзя хранить меньше этого срока, но по своему усмотрению организация может их увеличивать (это сказано в Инструкции о применении Перечня УД 2020 г. и п. 2.2 Положения о хранении документов АО 2003 г.). Отметим, что это общее правило касается всех организаций, а не только АО.

Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов в Перечне УД 2020 г.

Перейдем непосредственно к рассмотрению Перечня УД 2020 г. Сразу отметим, что он не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров, статьи с указанием сроков хранения договоров разбросаны по всем его 12 разделам. Но поскольку для постоянной работы с договорами удобно компактное представление сроков хранения, то собрали их в Таблице.

Информацию о сроках хранения договоров можно найти в статьях:

  • которые содержат обобщенное наименование документов. В одной статье объединяются разные виды документов по одному вопросу, имеющие одинаковый срок хранения, при этом используется термин «документы», а далее по тексту или в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью, в т.ч. и интересующий нас вид документа – договор (см., например, ст. 26, 76, 85, 170, 231, 648 Перечня УД 2020 г.);
  • с конкретным наименованием договора (например, ст. 96, 279);
  • по отдельным видам оказываемых услуг или выполняемых работ (например, ст. 492, 550, 633);
  • содержащих не только конкретное наименование договора, но и перечень документов, которые должны храниться вместе с договором (например, ст. 65, 88, 94, 98, 120, 261, 301);
  • объединяющих группы договоров, при этом критерий «попадания» того или иного договора в конкретную группу определяется в самой статье (например, ст. 11, 224, 225).

При применении сроков хранения договоров, указанных в Перечне УД 2020 г., следует руководствоваться Инструкцией, утвержденной приказом Росархива от 20.12.20219 № 237:

  • конкретные сроки хранения, указанные в годах (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), должны соблюдаться всеми организациями на территории России;
  • а срок хранения «постоянно» для разных организаций означает разные вещи:
    • источники комплектования государственных или муниципальных архивов такие документы передают на постоянное хранение в эти архивы;
    • организации, не являющиеся источниками комплектования, сами должны хранить эти документы не менее 10 лет;
  • срок хранения «до ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является ли она источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;
  • срок хранения «до минования надобности» не может быть менее 1 года;
  • если рядом с конкретным сроком хранения стоит отметка ЭПК, то это означает, что часть документов после истечения установленного срока может быть отнесена к сроку хранения «постоянно» по результатам экспертизы их ценности.

Чтобы вам было удобно ориентироваться в сроках хранения договоров, разбросанных по всему Перечню УД 2020 г., мы свели их в таблицу. За основу взяли указатель видов документов этого Перечня, где договоры представлены в алфавитном порядке 8, в таком же порядке собрали их в Таблицу. Потом добавили в нее статьи Перечня, содержащие соглашения, если они не были прежде включены в нее, а также журналы регистрации и соответствующие отчеты.

Этот свод статей будет удобнее, чем их поиск по всему Перечню. Сначала посмотрите его. А уже потом мы дадим комментарии по срокам хранения отдельных договоров, на которые следует обратить внимание – где не все так просто.

Назовем основные отличия Перечня УД 2020 г. от предыдущего Перечня УД 2010 г. в части сроков хранения договоров:

  • существенно изменился критерий, по которому определяется год, когда договоры закончены делопроизводством;
  • уменьшены сроки хранения у значительного числа договоров;
  • сроки хранения увеличились у незначительного числа договоров;
  • значительное количество договоров из предыдущего Перечня не вошло в ныне действующий (заметим, что большая их часть была с постоянным сроком хранения);
  • дела по отдельным видам договоров должны формироваться с включением в их состав дополнительных документов 9;
  • появилась группа договоров, связанная с проведением закупок как в госорганах, так и отдельными юридическими лицами (закупки по Федеральным законам № 44-ФЗ 10 и № 223-ФЗ 11);
  • некоторые статьи разделены, другие наоборот объединены.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Оформляем отметку о приложении в сопроводительном письме

Сопроводительные письма используются в юридической практике регулярно. Объясняем, направление каких документов потребует составления сопроводительного письма и как оформлять отметку о приложении в различных случаях. В частности, если направляемый документ поименован в тексте письма, если приложений несколько, если количество листов зафиксировано в самом приложении, если приложение к письму имеет собственное приложение, если в бумажном письме сообщаем о направлении электронного документа, если приложений слишком много, если приложение содержит конфиденциальную информацию и пр.

Как не попасть в реестр недобросовестных поставщиков

На примерах различных практических ситуаций, которые могут возникнуть на каждом из этапов работы с государственным (муниципальным) контрактом, объясняем, за что компании попадают в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Анализируем судебную практику по спорным вопросам. Рассказываем, как избежать включения в РНП, в т. ч. при возникновении проблем с контрагентом.

Что учесть при организации корпоратива

Не за горами декабрь, а значит, пора думать о корпоративном мероприятии. Правовому департаменту совместно со службой персонала, отделом безопасности и отделом снабжения необходимо организовать праздник таким образом, чтобы, что называется, и волки были сыты, и овцы остались целы. Рассказываем, что предусмотреть при заключении договора, какие особенности учесть и каких ошибок не допустить.

Возможно ли взыскание договорной неустойки при несоблюдении письменной формы договора?

Договор оказания услуг не подписан сторонами, но услуги оказаны и приняты заказчиком. Планируется признать договор заключенным конклюдентными действиями. Возможно ли взыскание договорной неустойки при несоблюдении письменной формы договора, а лишь при признании договора заключенным конклюдентными действиями сторон?

Условие об оплате: как правильно прописать в договоре

Порядок оплаты по гражданско-правовому договору – ​это согласованный сторонами способ расчетов за выполнение обязательств. Условие об оплате является одним из ключевых в договоре. Поэтому важно уделить ему особое внимание на этапе оформления сделки. В статье разбираем различные формулировки условий договора об оплате, в том числе об авансировании, коммерческом кредите, постоплате, расчетах наличными и абонентской плате.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Оформляем отметку о приложении в сопроводительном письме

Сопроводительные письма используются в юридической практике регулярно. Объясняем, направление каких документов потребует составления сопроводительного письма и как оформлять отметку о приложении в различных случаях. В частности, если направляемый документ поименован в тексте письма, если приложений несколько, если количество листов зафиксировано в самом приложении, если приложение к письму имеет собственное приложение, если в бумажном письме сообщаем о направлении электронного документа, если приложений слишком много, если приложение содержит конфиденциальную информацию и пр.

Правила оформления приложений к договорам

На практике все чаще можно встретить многостраничные договоры с множеством приложений. Показываем, как нумеровать приложения к приложениям договоров, что делать, если первому приложению номер не дали, а потом оформили второе приложение, как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору, как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей. Поводом для написания статьи стали вопросы подписчиков.