Законодательство четко прописывает сроки хранения многих документов, в том числе и договоров. Для большинства соглашений этот срок составляет 5 лет, но встречаются и более короткие, а также значительно более длительные – до ликвидации организации или 50/75 лет. Узнаете, где надо искать сроки хранения договоров, учитывая специфику организаций, например, для АО. Рассказываем, как определить срок хранения, если нужного договора в действующих нормативных перечнях не нашлось; как считается срок, если договор носит смешанный характер; а также когда начинает исчисляться срок хранения договора.
Договоры представляют собой сделки, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей сторон (согласно ст. 420 ГК РФ договор – это двух- или многосторонняя сделка). Договоры являются именно теми документами, которые подтверждают взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, начиная с поставок товаров до приобретения целого бизнеса. Поэтому и в случае проверок компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров о предоставлении документов в соответствии с законом об АО наличие оригинала договора является обязательным. А раз так, то очень важным и становятся:
- правильное определение сроков и порядка хранения:
- договоров и
- документов, связанных с заключением и исполнением договоров;
- журналов регистрации договоров.
И преждевременное уничтожение договоров может иметь самые негативные последствия для вашей организации. При этом заметим, что сроки хранения вызывают много вопросов, т.к. не являются однозначными для всех видов договоров по разным перечням и федеральным законам.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 1 в соответствии с ч. 1 ст. 17:
- обязывает все организации обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности, и
- устанавливает состав нормативных правовых актов, определяющих сроки хранения архивных документов:
- федеральные законы;
- иные нормативные правовые акты Российской Федерации;
- в т.ч. перечни архивных документов.
Сначала разберем сроки хранения в привычных нам перечнях, а потом займемся анализом остальной нормативной базы.
Сроки хранения в Перечнях
Закон об архивном деле устанавливает два вида перечней: типовой и ведомственный. Они являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения, а значит, обязательны для применения во всех организациях.
В настоящее время всем организациям следует руководствоваться следующими типовыми перечнями:
-
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 2, который вступил в силу 18.02.2020.
Обратите внимание также на Инструкцию по его применению (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237) и Разъяснения Федерального архивного агентства от 12.03.2020 по внедрению этого Перечня;
-
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142) 3, который вступил в силу 13.02.2022.
Ведомственные перечни имеют более узкую направленность, т.к. разрабатываются ведомствами (и согласуются с Росархивом) с учетом своей специфики для себя и подведомственных организаций. Например:
- Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, территориальных органов и организаций, входящих в его систему, с указанием сроков хранения (утв. приказом МЧС России от 10.02.2021 № 70);
- Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом ФНС России от 02.11.2021 № ЕД-7-10/952@).
В коммерческих организациях обязанность хранить документы закреплена дополнительно еще в законах об акционерных обществах 4 и обществах с ограниченной ответственностью 5.
Специфика АО
Применяя вышеуказанные перечни в акционерных обществах, нельзя сбрасывать со счетов следующие требования Закона об АО:
Фрагмент документа
Статья 89 «Хранение документов общества» Федерального закона от 26.12.1995 № 208 «Об акционерных обществах»
1. Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены Банком России.
Но поскольку Банком России такой документ до сих пор не подготовлен, то следует руководствоваться постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ 6», т.к. именно Банку России переданы ее полномочия (если выражаться точнее, то 13.03.2004 полномочия ФКЦБ России были переданы ФСФР, которая в сентябре 2013 г. была включена в состав Банка России и теперь является службой Банка России по финансовым рынкам).
Указанный нормативный правовой акт был утвержден в 2003 году и содержит в части сроков хранения договоров отсылки (п. 2.1.3 и п. 2.1.5) на Перечень хранения документов 2000 года 7, который в настоящее время утратил свою силу. А это значит, что акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения документов, предусмотренные действующими Перечнем УД 2020 г. и Перечнем НТД 2022 г. (в силу ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле).
Сроки хранения в типовых Перечнях и Положении о хранении документов АО 2003 г. – нормативные. Это значит, что документы нельзя хранить меньше этого срока, но по своему усмотрению организация может их увеличивать (это сказано в Инструкции о применении Перечня УД 2020 г. и п. 2.2 Положения о хранении документов АО 2003 г.). Отметим, что это общее правило касается всех организаций, а не только АО.
Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов в Перечне УД 2020 г.
Перейдем непосредственно к рассмотрению Перечня УД 2020 г. Сразу отметим, что он не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров, статьи с указанием сроков хранения договоров разбросаны по всем его 12 разделам. Но поскольку для постоянной работы с договорами удобно компактное представление сроков хранения, то собрали их в Таблице.
Информацию о сроках хранения договоров можно найти в статьях:
- которые содержат обобщенное наименование документов. В одной статье объединяются разные виды документов по одному вопросу, имеющие одинаковый срок хранения, при этом используется термин «документы», а далее по тексту или в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью, в т.ч. и интересующий нас вид документа – договор (см., например, ст. 26, 76, 85, 170, 231, 648 Перечня УД 2020 г.);
-
с конкретным наименованием договора (например, ст. 96, 279);
- по отдельным видам оказываемых услуг или выполняемых работ (например, ст. 492, 550, 633);
- содержащих не только конкретное наименование договора, но и перечень документов, которые должны храниться вместе с договором (например, ст. 65, 88, 94, 98, 120, 261, 301);
- объединяющих группы договоров, при этом критерий «попадания» того или иного договора в конкретную группу определяется в самой статье (например, ст. 11, 224, 225).
При применении сроков хранения договоров, указанных в Перечне УД 2020 г., следует руководствоваться Инструкцией, утвержденной приказом Росархива от 20.12.20219 № 237:
-
конкретные сроки хранения, указанные в годах (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), должны соблюдаться всеми организациями на территории России;
- а срок хранения «постоянно» для разных организаций означает разные вещи:
- источники комплектования государственных или муниципальных архивов такие документы передают на постоянное хранение в эти архивы;
- организации, не являющиеся источниками комплектования, сами должны хранить эти документы не менее 10 лет;
- срок хранения «до ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является ли она источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- срок хранения «до минования надобности» не может быть менее 1 года;
- если рядом с конкретным сроком хранения стоит отметка ЭПК, то это означает, что часть документов после истечения установленного срока может быть отнесена к сроку хранения «постоянно» по результатам экспертизы их ценности.
Чтобы вам было удобно ориентироваться в сроках хранения договоров, разбросанных по всему Перечню УД 2020 г., мы свели их в таблицу. За основу взяли указатель видов документов этого Перечня, где договоры представлены в алфавитном порядке 8, в таком же порядке собрали их в Таблицу. Потом добавили в нее статьи Перечня, содержащие соглашения, если они не были прежде включены в нее, а также журналы регистрации и соответствующие отчеты.
Этот свод статей будет удобнее, чем их поиск по всему Перечню. Сначала посмотрите его. А уже потом мы дадим комментарии по срокам хранения отдельных договоров, на которые следует обратить внимание – где не все так просто.
Назовем основные отличия Перечня УД 2020 г. от предыдущего Перечня УД 2010 г. в части сроков хранения договоров:
- существенно изменился критерий, по которому определяется год, когда договоры закончены делопроизводством;
- уменьшены сроки хранения у значительного числа договоров;
- сроки хранения увеличились у незначительного числа договоров;
- значительное количество договоров из предыдущего Перечня не вошло в ныне действующий (заметим, что большая их часть была с постоянным сроком хранения);
- дела по отдельным видам договоров должны формироваться с включением в их состав дополнительных документов 9;
- появилась группа договоров, связанная с проведением закупок как в госорганах, так и отдельными юридическими лицами (закупки по Федеральным законам № 44-ФЗ 10 и № 223-ФЗ 11);
- некоторые статьи разделены, другие наоборот объединены.
