Договоры представляют собой сделки, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей сторон (согласно ст. 420 ГК РФ договор – это двух- или многосторонняя сделка). Договоры являются именно теми документами, которые подтверждают взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, начиная с поставок товаров до приобретения целого бизнеса. Поэтому и в случае проверок компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров о предоставлении документов в соответствии с законом об АО наличие оригинала договора является обязательным. А раз так, то очень важным и становятся:
И преждевременное уничтожение договоров может иметь самые негативные последствия для вашей организации. При этом заметим, что сроки хранения вызывают много вопросов, т.к. не являются однозначными для всех видов договоров по разным перечням и федеральным законам.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 1 в соответствии с ч. 1 ст. 17:
Сначала разберем сроки хранения в привычных нам перечнях, а потом займемся анализом остальной нормативной базы.
Закон об архивном деле устанавливает два вида перечней: типовой и ведомственный. Они являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения, а значит, обязательны для применения во всех организациях.
В настоящее время всем организациям следует руководствоваться следующими типовыми перечнями:
Ведомственные перечни имеют более узкую направленность, т.к. разрабатываются ведомствами (и согласуются с Росархивом) с учетом своей специфики для себя и подведомственных организаций. Например:
В коммерческих организациях обязанность хранить документы закреплена дополнительно еще в законах об акционерных обществах 4 и обществах с ограниченной ответственностью 5.
Применяя вышеуказанные перечни в акционерных обществах, нельзя сбрасывать со счетов следующие требования Закона об АО:
Статья 89 «Хранение документов общества» Федерального закона от 26.12.1995 № 208 «Об акционерных обществах»
1. Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены Банком России.
Но поскольку Банком России такой документ до сих пор не подготовлен, то следует руководствоваться постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ 6», т.к. именно Банку России переданы ее полномочия (если выражаться точнее, то 13.03.2004 полномочия ФКЦБ России были переданы ФСФР, которая в сентябре 2013 г. была включена в состав Банка России и теперь является службой Банка России по финансовым рынкам).
Указанный нормативный правовой акт был утвержден в 2003 году и содержит в части сроков хранения договоров отсылки (п. 2.1.3 и п. 2.1.5) на Перечень хранения документов 2000 года 7, который в настоящее время утратил свою силу. А это значит, что акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения документов, предусмотренные действующими Перечнем УД 2020 г. и Перечнем НТД 2022 г. (в силу ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле).
Сроки хранения в типовых Перечнях и Положении о хранении документов АО 2003 г. – нормативные. Это значит, что документы нельзя хранить меньше этого срока, но по своему усмотрению организация может их увеличивать (это сказано в Инструкции о применении Перечня УД 2020 г. и п. 2.2 Положения о хранении документов АО 2003 г.). Отметим, что это общее правило касается всех организаций, а не только АО.
Перейдем непосредственно к рассмотрению Перечня УД 2020 г. Сразу отметим, что он не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров, статьи с указанием сроков хранения договоров разбросаны по всем его 12 разделам. Но поскольку для постоянной работы с договорами удобно компактное представление сроков хранения, то собрали их в Таблице.
Информацию о сроках хранения договоров можно найти в статьях:
При применении сроков хранения договоров, указанных в Перечне УД 2020 г., следует руководствоваться Инструкцией, утвержденной приказом Росархива от 20.12.20219 № 237:
Чтобы вам было удобно ориентироваться в сроках хранения договоров, разбросанных по всему Перечню УД 2020 г., мы свели их в таблицу. За основу взяли указатель видов документов этого Перечня, где договоры представлены в алфавитном порядке 8, в таком же порядке собрали их в Таблицу. Потом добавили в нее статьи Перечня, содержащие соглашения, если они не были прежде включены в нее, а также журналы регистрации и соответствующие отчеты.
Этот свод статей будет удобнее, чем их поиск по всему Перечню. Сначала посмотрите его. А уже потом мы дадим комментарии по срокам хранения отдельных договоров, на которые следует обратить внимание – где не все так просто.
Назовем основные отличия Перечня УД 2020 г. от предыдущего Перечня УД 2010 г. в части сроков хранения договоров:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Разбираем три распространенные ошибки, которые могут привести к проблемам при передаче имущества по договору (например, когда стороны забывают указать срок и место передачи имущества, порядок оформления такой передачи). Подсказываем, как их избежать. Предлагаем формулировки в договор, чтобы снизить риски, и анализируем актуальную судебную практику.
Рассказываем про неверное указание наименования товара, единиц его измерения и количества, а также других технических ошибках (опечатках) в договорах. Вы узнаете о рисках судебных споров и претензий со стороны не только контрагентов, но также ФАС России и ФНС России. Приводим образцы формулировок для договоров, которые помогут снизить вероятность возникновения неблагоприятных последствий из-за наличия в тексте подобных неточностей.
Основания возникновения реституции, а также последствия, с которыми придется столкнуться в случае признания сделки недействительной. Примеры реституционных обязательств, основанные на сложившейся судебной практике. Особенности прекращения таких обязательств.
В договоре аренды указана его дата – 29.03.2024. Он был подписан по ЭДО, и в штампе о подписании проставлена другая дата. В тексте договора отмечено, что он вступает в силу с даты подписания сторонами и с даты подписания начинают исчисляться сроки договора и индексации арендной платы. С какой даты в данном случае следует исчислять указанные сроки: с даты в договоре или в штампе о подписании договора?
Порядок оплаты по гражданско-правовому договору – это согласованный сторонами способ расчетов за выполнение обязательств. Условие об оплате является одним из ключевых в договоре. Поэтому важно уделить ему особое внимание на этапе оформления сделки. В статье разбираем различные формулировки условий договора об оплате, в том числе об авансировании, коммерческом кредите, постоплате, расчетах наличными и абонентской плате.
На практике все чаще можно встретить многостраничные договоры с множеством приложений. Показываем, как нумеровать приложения к приложениям договоров, что делать, если первому приложению номер не дали, а потом оформили второе приложение, как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору, как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей. Поводом для написания статьи стали вопросы подписчиков.
В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.
Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.
Оформить подписку на журнал
«Юридический справочник руководителя»
можно в любом отделении почты:
