Как хранить гражданско-правовые договоры

Договоры, пожалуй, наиболее многочисленная категория юридических документов. Без них не обходится ни одна реально действующая компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что юридическое подразделение любой компании сталкивается с вопросом: как организовать хранение договоров? От того, насколько грамотно это сделано, зависит, как быстро юрист найдет то или иное соглашение. И найдет ли его вообще. А между тем от скорости поиска может зависеть очень много. Например, результат многомиллионного судебного спора, в котором договор или допсоглашение к нему имеет ключевое значение. Выясним, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров, чтобы ни один из них не потерялся, а нужный можно было найти за пару минут. В статье публикуем мнения экспертов, которые делятся своим опытом в этой сфере, приводим образцы журнала учета гражданско-правовых договоров, выдачи подлинников и копий договоров и относящихся к ним документов, а также формулировок в положение о договорно-правовой работе. Вы также найдете удобную таблицу по срокам хранения наиболее часто встречающихся на практике договоров.

Где хранить

В разных компаниях договоры 1 могут храниться в различных внутренних структурных подразделениях (до их передачи на архивное хранение). Такое хранение называют оперативным. Чаще всего выбирают один из трех вариантов (см. Схему).

Схема. Структурные подразделения, в которых обычно осуществляется оперативное хранение договоров

Каждый вариант хранения имеет свои преимущества и недостатки. Перечислим их.

1. Хранение договоров в юридическом (договорном) отделе. Самим юристам, конечно, удобнее, когда все договоры находятся у них под рукой. Тем более хранение этих документов в юротделе представляется логичным. Ведь именно юристы разрабатывают тексты договоров своих компаний и проверяют соглашения, полученные от контрагентов. Кроме того, в юротделе обычно хранятся и сопутствующие документы: деловая переписка, протоколы разногласий, претензии и пр.

Впрочем, такой выбор места хранения не идеален. Юристам придется отвлекаться и тратить время на то, чтобы выдавать копии договоров другим подразделениям. Той же бухгалтерии или отделам закупок и продаж. А, возможно, еще и представлять их в налоговую по требованиям инспекторов.

Мнение эксперта

В крупных организациях обычно создается не просто юротдел, а большое подразделение со своей внутренней структурой. Например, правовой департамент может включать в себя несколько отделов по разным направлениям юридической работы, в т.ч. договорный отдел. При значительном объеме договорно-правовой работы именно на договорный отдел возлагаются задачи по организации подготовки, визирования, подписания и учета договоров, изменений и дополнений к ним, приложений и пр., а также оперативному систематизированному хранению всех этих договорных документов, мониторингу сроков их хранения и своевременной передаче их на архивное хранение, выдаче копий договоров и их подлинников по запросам как проверяющих лиц, так и сотрудников самой компании и т.д. Указанные задачи обычно фиксируются в положении о договорном отделе и более обобщенно – в положениях о вышестоящих по оргструктуре компании подразделениях, а конкретные трудовые действия работников договорного отдела расписываются в должностных инструкциях и/или трудовых договорах.

Для упорядочения работы часто принимаются и другие локальные нормативные акты, например:

  • положение о договорно-правовой работе;
  • регламент подготовки, согласования, подписания и учета договоров и связанных с ними документов;
  • инструкция о порядке и сроках хранения договоров и пр.

Подчеркнем, что регламентация порядка хранения договоров в организации, равно как и фиксация должностных обязанностей сотрудников, которые ответственны за такое хранение, – очень важный момент независимо от того, на какое именно подразделение возлагается эта функция.

2. Хранение договоров в бухгалтерии. Этот способ тоже по-своему логичен. Ведь именно бухгалтерия хранит все первичные документы к договорам. В случае запроса от налоговой инспекции бухгалтеры имеют возможность представить полный пакет документов по каждой сделке. Минус в том, что юристам договоры, как правило, нужны гораздо чаще, чем бухгалтерам. А значит, и те, и другие могут тратить свое рабочее время не рационально. Бухгалтеры вынуждены искать и выдавать копии документов. А юристы – обращаться к ним для получения нужного соглашения.

3. Хранение документов в канцелярии (делопроизводственном отделе или ином подобном подразделении). Этот способ обычно используют в крупных компаниях, где создано внутреннее подразделение, которое занимается организацией делопроизводства и документооборота, хранением бумаг. В такой ситуации канцелярия осуществляет систематизированное оперативное хранение договоров и в соответствии с регламентом своей работы, инструкцией по делопроизводству и др. подобными локальными нормативными актами централизованно передает копии договорных документов в соответствующие подразделения или проверяющим по их запросам. Существенный минус такой организации оперативного хранения документов – дополнительные затраты на укомплектование штата канцелярии сотрудниками, которые бы хорошо разбирались в специфике договорных документов, не говоря уже о вопросах, связанных с обеспечением коммерческой и иной охраняемой законом тайны (если такой режим установлен в отношении отдельных сделок).

Мнение эксперта

Отмечу, что именно специалисты в области документационного обеспечения управления хорошо знакомы со спецификой различного рода документов, в том числе договорных, с порядком их хранения, сроками. И именно они умеют грамотно организовывать процесс использования, так как обладают специальными знаниями в указанной области, в отличие от юристов и бухгалтеров.

В некоторых компаниях применяют своеобразный микс из первого и второго вариантов: часть договоров хранят в бухгалтерии, часть – в юротделе. При таком подходе наиболее важные соглашения хранят юристы. Например, договоры купли-продажи недвижимости и других дорогостоящих активов. А вот текущие предпринимательские договоры, которые компания заключает в рамках обычной хозяйственной деятельности (например, на поставку продукции), можно хранить в бухгалтерии. Там они нужны больше. Ведь именно бухгалтеры занимаются «первичкой» по ним, составляют счета-фактуры, закрывающие акты и т.п.

Мнение эксперта

За хранение отдельных видов договоров могут быть ответственны разные подразделения. Так, например, в ряде вузов принято договоры на оказание платных образовательных услуг хранить в учебных отделах, договоры на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ – в отделах организации НИР и ОКР, договоры по другой предпринимательской деятельности – в общих отделах и т.п. Принцип понятен – кто с какими договорами больше работает, тот их у себя и хранит, чтобы в любой момент иметь их в своем распоряжении. Это так называемое децентрализованное хранение (в отличие от централизованного, когда все договоры хранит одно структурное подразделение организации – договорный отдел, бухгалтерия, делопроизводственный отдел и пр.).

Однако чтобы не запутаться, кто за какие договоры отвечает, а также при необходимости возложить ответственность за их утрату, такое распределение лучше закрепить в локальном нормативном акте организации, посвященном среди прочего вопросам хранения договоров и связанных с ними документов, номенклатуре дел 2.

Как хранить

Общих законодательных требований к порядку хранения договоров не существует 3 (в отличие, например, от кассовых бумаг). Поэтому компания сама решает, где и как они будут лежать. Для наиболее важных соглашений есть смысл использовать сейф. Особенно если речь идет об особо значимых документах, в отношении которых в организации установлен режим охраны конфиденциальной информации (например, коммерческой тайны).

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Договор конвертируемого займа

Особенностью конструкции договора конвертируемого займа является право заимодавца потребовать конвертации своего требования о возврате суммы займа и начисленных процентов полностью или в части в акции или доли в уставном капитале компании-заемщика. Иными словами, заимодавец вправе по своему усмотрению потребовать либо возврата суммы займа с процентами и неустойками, либо конвертации своих денежных требований в уставный капитал компании-заемщика, став его совладельцем наряду с иными участниками. О том, что это за правовая конструкция, в чем ее особенности и какими преимуществами она наделяет кредитора, рассказываем в статье. Мы проанализировали судебную практику в данной сфере и предлагаем вам воспользоваться выводами из нее. А также привели образец договора конвертируемого займа, который можно использовать на практике.

Могут ли супруги заключать сделки между собой

На практике супруги обычно совершают между собой такие привычные сделки, как брачный договор и соглашение о разделе имущества, а также соглашение об уплате алиментов. Однако статус супругов не лишает их права заключать друг с другом и иные гражданско-правовые договоры, поскольку законом это не запрещено. В статье говорим о специфике таких сделок и их правовых последствиях (в т. ч о том, можно ли взыскать судебные расходы на услуги, оказанные супругом-юристом). Мы проанализировали судебную практику на предмет спорных вопросов в сделках между супругами и поделились своими выводами. Пригодится каждому, кто вступил в брак.

Что проверить при заключении договора факторинга

В 2020 году объем финансирования в рамках факторинга вырос на 10% по сравнению с 2019, а годом ранее на 19% относительно 2018 года. Эксперты прогнозируют, что в нынешнем году эта тенденция продолжится. Если раньше факторинг был инструментом крупных компаний, то теперь все чаще его использует средний и малый бизнес. При этом факторинговые компании начинают вести себя как консервативные банки – ​навязывают клиентам свои правила игры. Но у предпринимателя всегда есть выбор, и если ему не нравится какое-то условие, его можно обсудить или найти компанию с более приемлемыми вариантами. В статье рассказываем, на что обратить внимание при выборе факторинговой компании, как правильно посчитать полную стоимость факторинга. Приводим образцы формулировок для договора и уведомления о его заключении. Показываем, какой механизм документооборота лучше сразу заложить, чтобы в будущем избежать проблем. Анализируем судебную практику.

Ошибки в договорах: что говорит суд

Часто стороны не придают значения мелким ошибкам в тексте договора, особенно когда поначалу отношения складываются гладко. Но стоит возникнуть спору и тогда оказывается, что даже лишняя запятая или неверное слово могут превратиться в кочку, о которую легко споткнуться и даже проиграть суд. Да при этом еще остаться в убытке и с товаром / услугой, которые далеки от желаемого. Посмотрим на три категории самых распространенных ошибок и на то, как суды реагируют на них. В частности, затронем неточности, связанные с наименованием товара, его количества и объема услуг. Узнаете, каким образом минимизировать риски и как вести себя в суде, если его не удастся избежать, какими доказательствами стоит заранее заручиться.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Когда можно использовать факсимиле

Поговорим о практике работы с факсимиле, а также допустимой сфере применения этого способа подписания документов. Как договариваться об уместности факсимиле на документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно отразить в заключаемом договоре? И наоборот – ​как в нем сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Даем образцы формулировок для договоров в различных ситуациях и пример соглашения об использовании факсимиле, которым можно воспользоваться на практике.

Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту

Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?

Франчайзинг. Суды о том, почему важно читать договор

В последние годы франчайзинг как форма ведения бизнеса набирает обороты: все охотнее, особенно начинающие предприниматели, открывают рестораны, магазины, пекарни, школы и т. п. по «готовой схеме» франчайзинга (франшизе). При этом мало кто задумывается о том, что такая деятельность при всех ее преимуществах несет и множество рисков, ведь франчайзинг выступает как своеобразное «кредитное плечо»: он помогает в раскрутке бизнеса, но и одновременно становится дополнительным бременем, когда что-то «сбивается со сценария». Неудивительно: суды регулярно рассматривают споры между правообладателями (франчайзерами) и пользователями (франчайзи). Мы проанализировали эти споры за последние годы и рассказываем о подводных камнях, на которые могут натолкнуться стороны во франчайзинге, особенно франчайзи.