Top.Mail.Ru

Сроки хранения научно-технических и производственных договоров

Анализируем сроки хранения договоров (соглашений, контрактов) в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, вступившем в действие в феврале 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, мы их собрали в одну таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения, а также с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» Перечня об этом умалчивает.

В предыдущих двух статьях (в № 10 и 11’ 2022) мы в основном говорили о Перечнях управленческих документов со сроками хранения: о действующем Перечне УД 2020 г. 1 и о его предшественнике Перечне УД 2010 г. 2, то сейчас подробнее разберем сроки хранения договоров в Перечне научно-технических документов. Полностью он называется Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142), для краткости именуем его Перечень НТД 2022 г. 3

Если ваша организация осуществляет научную, научно-техническую, производственно-техническую, проектную и строительную деятельность, то рекомендуем внимательно проработать его. В нем есть список договоров по вышеуказанным направлениям деятельности. Мы собрали статьи со сроками хранения договоров (соглашений, контрактов), разбросанные по всему Перечню НТД 2022 г., в одну Таблицу. В нее вошли наименования тех разделов и подразделов, где есть найденные по нашей теме статьи.

Следует обратить внимание на особенности Перечня НТД 2022 г.

Во-первых, срок хранения указанных документов будет зависеть от того, к какому звену 4 относится ваша организация (у одного и того же документа в разных типах организаций срок хранения может быть разным). Причем состав звеньев (т.е. типов организаций) в разных разделах Перечня НТД 2022 г. тоже несколько отличается. Поэтому и наша Таблица имеет «подтаблицы» с разными составами граф.

Вот возможные роли организаций, в зависимости от которых срок хранения документа может отличаться:

  • организация-заказчик;
  • организация-застройщик;
  • организация-исполнитель работ;
  • организация-разработчик / автор документа;
  • согласующая или экспертная организация;
  • лицензирующая организация;
  • организация, утверждающая документы;
  • организация, осуществляющая внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР;
  • эксплуатирующая организация;
  • контрольная / надзорная организация.

Сроки хранения одного и того же договора, в зависимости от функций, выполняемых организацией, могут варьироваться от 5 лет до постоянного срока хранения (до ликвидации организации).

Во-вторых, во многих статьях Перечня НТД 2022 г. (так же как и в Перечне УД 2020 г.) есть небольшое уточнение о том, что указанный срок хранения начинает течь после определенного события, например:

  • истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему (ст. 18) или
  • только истечения срока действия договора (ст. 373);
  • окончания действия разрешения на проведение работ по сохранению объекта культурного наследия (ст. 556) и др.

Поэтому, работая с Перечнем НТД 2022 г., следует внимательно изучать графу «Примечание».

В-третьих, есть и такие статьи, где не указан момент (событие) для начала отсчета срока хранения договора.

Таблица. Статьи со сроками хранения договоров (соглашений, контрактов) в Перечне НТД 2022 г.

Раздел 1. Научная (научно-исследовательская) деятельность

№ п/п Вид документа Срок хранения документа Примечания
в органи-зациях-заказчиках в органи-зациях – разработ-чиках / авторах документов в согласовы-вающих организа-циях; экспертных организа-циях в органи-зациях, утвержда-ющих документы в органи-зациях, осуществля-ющих внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР
1 2 3 4 5 6 7 8
1.1. Организация, планирование и управление научной, научно-технической и инновационной деятельностью
18 Договоры (контракты, государственные контракты) и технические задания к ним: (1) После истечения срока действия договора, контракта; после прекращения обязательств по договору, контракту
а) о создании исследовательских, инженерно-производственных консорциумов, кластерных форм бизнеса; научно-образовательных центров, о совместной научной и научно-технической деятельности органов государственной власти Российской Федерации с инновационными и научными организациями, предприятиями 5 лет (1) 15 лет ЭПК (1) 5 лет (1) 15 лет ЭПК (1) 5 лет (1)
б) на выполнение, внедрение НИОКТР, выполнение научно-технических программ и проектов 15 лет ЭПК (1) 15 лет ЭПК (1) 5 лет (1) 5 лет ЭПК (1) Постоянно
1.4. Организация и проведение государственной научной аттестации, подготовка научных кадров
72 Документы (приказы, договоры, протоколы, информации) о приеме в аспирантуру, докторантуру, о прикреплении для подготовки диссертации, о сдаче кандидатских экзаменов 10 лет
79 Документы о деятельности лабораторий в образовательных организациях высшего образования, кафедр на базе научных организаций: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
а) программы, планы, отчеты Постоянно
б) договоры

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как правильно составить договор поручительства

На практике у юристов и руководителей нередко возникает вопрос: как правильно составить договор поручительства, чтобы избежать признания его недействительным или незаключенным? Автор отвечает на него, объясняя, в чем особенность договора поручительства как способа обеспечения исполнения обязательства, а также на что еще обратить внимание на этапе составления и заключения договора. Дает удобную таблицу-шпаргалку об отличиях поручительства от иных способов обеспечения исполнения обязательства (в т.ч. от банковской гарантии и залога) – ​с ее помощью быстро сориентируетесь, что лучше выбрать в конкретной ситуации. Узнаете, когда гарантийное письмо может быть признано договором поручительства. А еще в вашем распоряжении будет образец договора поручительства с удачными формулировками.

Правила оформления приложений к договорам

На практике все чаще можно встретить многостраничные договоры с множеством приложений. Показываем, как нумеровать приложения к приложениям договоров, что делать, если первому приложению номер не дали, а потом оформили второе приложение, как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору, как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей. Поводом для написания статьи стали вопросы подписчиков.

Составляем гарантийное письмо

Гарантийное письмо – ​это документ, который закрепляет или изменяет гражданско-правовые обязательства либо выступает частью комплекса действий, направленных на такие изменения. Когда договор еще не подписан, это может быть оферта или предложение сделать оферту, а если подписан, то предложение изменить его условия либо просьба об отсрочке исполнения. Рассказываем подробно обо всех видах гарантийных писем и про особенности их оформления (с примерами). В частности, кто должен их подписывать, нужна ли печать, какие данные об организации-авторе отражать и пр. Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.

Сколько хранить госконтракты и договоры, связанные с закупками

Рассказываем о сроках хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (федеральные законы № 44‑ФЗ и № 223‑ФЗ). Объясняем, почему нельзя руководствоваться только ст. 224 и 225 Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и оставшимися в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Как правильно составить договор поручительства

На практике у юристов и руководителей нередко возникает вопрос: как правильно составить договор поручительства, чтобы избежать признания его недействительным или незаключенным? Автор отвечает на него, объясняя, в чем особенность договора поручительства как способа обеспечения исполнения обязательства, а также на что еще обратить внимание на этапе составления и заключения договора. Дает удобную таблицу-шпаргалку об отличиях поручительства от иных способов обеспечения исполнения обязательства (в т.ч. от банковской гарантии и залога) – ​с ее помощью быстро сориентируетесь, что лучше выбрать в конкретной ситуации. Узнаете, когда гарантийное письмо может быть признано договором поручительства. А еще в вашем распоряжении будет образец договора поручительства с удачными формулировками.

Как проверить иностранного контрагента

Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.

Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту

Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?