Top.Mail.Ru

Сроки хранения научно-технических и производственных договоров

Анализируем сроки хранения договоров (соглашений, контрактов) в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, вступившем в действие в феврале 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, мы их собрали в одну таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения, а также с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» Перечня об этом умалчивает.

В предыдущих двух статьях (в № 10 и 11’ 2022) мы в основном говорили о Перечнях управленческих документов со сроками хранения: о действующем Перечне УД 2020 г. 1 и о его предшественнике Перечне УД 2010 г. 2, то сейчас подробнее разберем сроки хранения договоров в Перечне научно-технических документов. Полностью он называется Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142), для краткости именуем его Перечень НТД 2022 г. 3

Если ваша организация осуществляет научную, научно-техническую, производственно-техническую, проектную и строительную деятельность, то рекомендуем внимательно проработать его. В нем есть список договоров по вышеуказанным направлениям деятельности. Мы собрали статьи со сроками хранения договоров (соглашений, контрактов), разбросанные по всему Перечню НТД 2022 г., в одну Таблицу. В нее вошли наименования тех разделов и подразделов, где есть найденные по нашей теме статьи.

Следует обратить внимание на особенности Перечня НТД 2022 г.

Во-первых, срок хранения указанных документов будет зависеть от того, к какому звену 4 относится ваша организация (у одного и того же документа в разных типах организаций срок хранения может быть разным). Причем состав звеньев (т.е. типов организаций) в разных разделах Перечня НТД 2022 г. тоже несколько отличается. Поэтому и наша Таблица имеет «подтаблицы» с разными составами граф.

Вот возможные роли организаций, в зависимости от которых срок хранения документа может отличаться:

  • организация-заказчик;
  • организация-застройщик;
  • организация-исполнитель работ;
  • организация-разработчик / автор документа;
  • согласующая или экспертная организация;
  • лицензирующая организация;
  • организация, утверждающая документы;
  • организация, осуществляющая внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР;
  • эксплуатирующая организация;
  • контрольная / надзорная организация.

Сроки хранения одного и того же договора, в зависимости от функций, выполняемых организацией, могут варьироваться от 5 лет до постоянного срока хранения (до ликвидации организации).

Во-вторых, во многих статьях Перечня НТД 2022 г. (так же как и в Перечне УД 2020 г.) есть небольшое уточнение о том, что указанный срок хранения начинает течь после определенного события, например:

  • истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему (ст. 18) или
  • только истечения срока действия договора (ст. 373);
  • окончания действия разрешения на проведение работ по сохранению объекта культурного наследия (ст. 556) и др.

Поэтому, работая с Перечнем НТД 2022 г., следует внимательно изучать графу «Примечание».

В-третьих, есть и такие статьи, где не указан момент (событие) для начала отсчета срока хранения договора.

Таблица. Статьи со сроками хранения договоров (соглашений, контрактов) в Перечне НТД 2022 г.

Раздел 1. Научная (научно-исследовательская) деятельность

№ п/п Вид документа Срок хранения документа Примечания
в органи-зациях-заказчиках в органи-зациях – разработ-чиках / авторах документов в согласовы-вающих организа-циях; экспертных организа-циях в органи-зациях, утвержда-ющих документы в органи-зациях, осуществля-ющих внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР
1 2 3 4 5 6 7 8
1.1. Организация, планирование и управление научной, научно-технической и инновационной деятельностью
18 Договоры (контракты, государственные контракты) и технические задания к ним: (1) После истечения срока действия договора, контракта; после прекращения обязательств по договору, контракту
а) о создании исследовательских, инженерно-производственных консорциумов, кластерных форм бизнеса; научно-образовательных центров, о совместной научной и научно-технической деятельности органов государственной власти Российской Федерации с инновационными и научными организациями, предприятиями 5 лет (1) 15 лет ЭПК (1) 5 лет (1) 15 лет ЭПК (1) 5 лет (1)
б) на выполнение, внедрение НИОКТР, выполнение научно-технических программ и проектов 15 лет ЭПК (1) 15 лет ЭПК (1) 5 лет (1) 5 лет ЭПК (1) Постоянно
1.4. Организация и проведение государственной научной аттестации, подготовка научных кадров
72 Документы (приказы, договоры, протоколы, информации) о приеме в аспирантуру, докторантуру, о прикреплении для подготовки диссертации, о сдаче кандидатских экзаменов 10 лет
79 Документы о деятельности лабораторий в образовательных организациях высшего образования, кафедр на базе научных организаций: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
а) программы, планы, отчеты Постоянно
б) договоры

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Инкотермс 2020: практика применения

Инкотермс 2020 (Incoterms 2020) представляет собой свод торговых терминов, широко применяемых в торговом обороте коммерсантами, реализующими по договорам купли-продажи товары своим клиентам. Правила Инкотермс 2020 не имеют силы международного договора или иного нормативного документа и применяется в предпринимательской сфере в качестве обычая. Читайте о том, какова практика применения Инкотермс 2020 и какие споры возникают между участниками гражданского оборота (с конкретными примерами из судебной практики). Смотрите образец формулировки для договора поставки с использованием одного из часто встречающихся торговых терминов.

Две роковые ошибки перевозчика

При перевозке грузов нередко возникают конфликты, виновниками которых становятся сами перевозчики. Рассказываем про две причины, которые позволяют отправителям (получателям) успешно взыскивать с перевозчиков понесенные убытки. Это переадресация доставки без согласования с клиентом и отсутствие должного контроля за погрузкой товара. Знать о них полезно любой стороне договора. Приведенные нами примеры рассмотрения споров из арбитражной практики помогут на чужих ошибках научиться грамотным действиям. Также даем образец формулировки в договор о каналах связи для сторон на случай возникновения необходимости оперативного решения вопросов, связанных с доставкой / перевозкой груза.

Слово – честное купеческое

Автор делится историческими фактами, которые иллюстрирую принципы, на которых раньше заключались сделки в купеческой среде в России. Тут есть над чем задуматься и современникам-коммерсантам, особенно в части формирования имиджа и деловой репутации.

Защита конфиденциальной информации

В деятельности каждой компании существенное значение имеет защита конфиденциальной информации, поскольку это может повлиять на условия совершаемых сделок, коммерческие предложения контрагентам и в конечном итоге на размер выручки. Для защиты конфиденциальной информации нужно предпринимать определенные меры, одним из наиболее эффективных инструментов является заключение с контрагентами соглашения о конфиденциальности, за нарушение которого можно установить штраф. Рассказываем о том, какова практика заключения и исполнения таких соглашений. Приводим готовые для применения образцы соглашений о конфиденциальности с контрагентом и работником.

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Условие об оплате: как правильно прописать в договоре

Порядок оплаты по гражданско-правовому договору – ​это согласованный сторонами способ расчетов за выполнение обязательств. Условие об оплате является одним из ключевых в договоре. Поэтому важно уделить ему особое внимание на этапе оформления сделки. В статье разбираем различные формулировки условий договора об оплате, в том числе об авансировании, коммерческом кредите, постоплате, расчетах наличными и абонентской плате.

Как проверить иностранного контрагента

Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.

Контрагент хочет перейти на ЭДО. Как это оформить и можно ли отказать котрагенту

Контрагенты направили в адрес организации письмо о переходе на электронный документооборот. Организация пока не использует ЭДО со всеми организациями. Возможен ли и на каком основании отказ? Как организовать переход на ЭДО? Можно ли перейти на ЭДО не по всем контрагентам? Нужно ли подписывать соглашение? Как хранить документы?