Можно ли при внутреннем согласовании документа в наименование должности добавлять подразделения?

Точные наименования должностей устанавливает штатное расписание организации, которое формируется с учетом возможных наименований должностей, закрепленных действующими профессиональными стандартами и квалификационными справочниками.

А если вы организуете процедуру согласования проектов документов вашей организации, то обратите внимание на п. 5.21 действующего ГОСТ Р 7.0.97-2016¹ и п. 4.21 Методических рекомендаций по его применению, в которых рассматриваются правила оформления визы в процессе внутреннего согласования проектов документов: вы можете использовать в качестве основы примеры оформления визы как реквизита документа, который может располагаться следующим образом:

• на последнем листе документа ниже подписи (через 4 межстрочных интервала);
• на обороте последнего листа подлинника документа;
• на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

Если визы располагаются на листе самого документа (на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа), то на его проекте возможно заранее напечатать постоянные части этих реквизитов (см. Пример 1). В процессе визирования после анализа проекта документа должностным лицам останется проставить свою личную подпись и дату визирования.

Иногда добавляют зону, куда каждое согласующее лицо может вписать результат согласования (см. Пример 2):

• «Замечаний нет» либо
• суть замечаний, когда их можно сформулировать кратко, или же
• «Замечания прилагаются», когда их не уместить в отведенную зону на бумажном листе согласования.

Как видите, даже если наименование должности длинное и места мало, ее придется вписывать от руки. Часто выручает использование аббревиатуры вместо развернутого наименования подразделения.

Если вы проектируете форму листа согласования для СЭД, то обратите внимание, что оптимальной является табличная форма его представления, в которой наименования структурных подразделений оформляются в отдельной графе таблицы, в другой графе наименования должностей визирующих лиц будут без указания структурного подразделения (Пример 3). При таком варианте полное наименование должности каждого визирующего лица, включая наименование структурного подразделения, будет разбито по разным графам таблицы.

Вы правильно понимаете, как необходимо оформлять визы на проектах документов. Теперь вам остается проверить правильность регламентации процесса согласования в целом в вашем ЛНА (например, регламенте согласования).