Как правило, они хранятся столько, сколько и сам приказ по личному составу. Причем основания могут быть самыми разными. Например, все изменения условий трудового договора, которые оформляются приказами, документируются служебными записками и представлениями непосредственных руководителей, протоколами квалификационных, аттестационных комиссий, актами временно создаваемых комиссий и другими документами, в т.ч. заявлениями и объяснительными записками.
Только необходимо учитывать разновидность приказа по личному составу, срок его хранения и порядок формирования дел по принципу взаимосвязи документов, чтобы документы обеспечивали функцию доказательства, например:
- приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, краткосрочных командировках, о дисциплинарных взысканиях, отпусках в связи с обучением, дежурствах имеют одинаковый срок хранения 5 лет (ст. 19 б) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010 г.)) и формируются в дела, как правило, вместе с основаниями к ним (приказ + документы-основания с резолюцией руководителя).
В состав личных дел работников такие приказы не формируются, и в номенклатуре дел кадровой службы закрепляются в качестве заголовка отдельного дела.
После истечения срока хранения и приказы, и документы-основания к ним выделяются к уничтожению в составе одного и того же дела; - приказы о приеме, переводе с согласия работника, поощрении и увольнении имеют срок хранения 50 лет, если они созданы позже 01.01.2003 (в соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Их подлинники формируются в самостоятельное дело в соответствии с номенклатурой дел, а заверенные копии приказов и документы-основания к ним (заявления работников с резолюциями руководителя, представления руководителей структурных подразделений о переводе, выписки из протоколов заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и др. документы в зависимости от должности, специальности, профессии и условий трудового договора) формируются в личные дела работников. В составе личного дела документы-основания будут храниться в течение 50 лет, т.е. «по старшему сроку».
Обратите внимание, что 5-летний срок хранения заявлений работников как документов-оснований для издания приказов применяется, если такие документы не входят в состав личных дел (данный вывод можно сделать, сопоставив ст. 656 и 665 Перечня 2010 г.).
Таким образом, для определения срока хранения документов-оснований к приказам по личному составу главным фактором является регламентированный порядок формирования дел и личных дел, которые представляют собой комплекс взаимосвязанных документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности и должны обеспечить на будущее защиту социальных и трудовых прав работника.
В апреле 2019 г. на сайте Росархива были опубликованы новые Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, которые подтвердили правило, что в отдельные дела формируются только те документы-основания к приказам по личному составу, которые не вошли в состав личных дел. К сожалению, классификация и правила формирования отдельных разновидностей приказов по личному составу в этих Методических рекомендациях не рассматриваются.
