Сколько лет хранятся основания к приказам по личному составу?

Вопрос
Сколько лет хранятся основания к приказам по личному составу?
Отвечает

Как правило, они хранятся столько, сколько и сам приказ по личному составу. Причем основания могут быть самыми разными. Например, все изменения условий трудового договора, которые оформляются приказами, документируются служебными записками и представлениями непосредственных руководителей, протоколами квалификационных, аттестационных комиссий, актами временно создаваемых комиссий и другими документами, в т.ч. заявлениями и объяснительными записками.

Только необходимо учитывать разновидность приказа по личному составу, срок его хранения и порядок формирования дел по принципу взаимосвязи документов, чтобы документы обеспечивали функцию доказательства, например:

  • приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, краткосрочных командировках, о дисциплинарных взысканиях, отпусках в связи с обучением, дежурствах имеют одинаковый срок хранения 5 лет (ст. 19 б) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010 г.)) и формируются в дела, как правило, вместе с основаниями к ним (приказ + документы-основания с резолюцией руководителя).
    В состав личных дел работников такие приказы не формируются, и в номенклатуре дел кадровой службы закрепляются в качестве заголовка отдельного дела.
    После истечения срока хранения и приказы, и документы-основания к ним выделяются к уничтожению в составе одного и того же дела;
  • приказы о приеме, переводе с согласия работника, поощрении и увольнении имеют срок хранения 50 лет, если они созданы позже 01.01.2003 (в соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
    Их подлинники формируются в самостоятельное дело в соответствии с номенклатурой дел, а заверенные копии приказов и документы-основания к ним (заявления работников с резолюциями руководителя, представления руководителей структурных подразделений о переводе, выписки из протоколов заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и др. документы в зависимости от должности, специальности, профессии и условий трудового договора) формируются в личные дела работников. В составе личного дела документы-основания будут храниться в течение 50 лет, т.е. «по старшему сроку».

Обратите внимание, что 5-летний срок хранения заявлений работников как документов-оснований для издания приказов применяется, если такие документы не входят в состав личных дел (данный вывод можно сделать, сопоставив ст. 656 и 665 Перечня 2010 г.).

Таким образом, для определения срока хранения документов-оснований к приказам по личному составу главным фактором является регламентированный порядок формирования дел и личных дел, которые представляют собой комплекс взаимосвязанных документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности и должны обеспечить на будущее защиту социальных и трудовых прав работника.

В апреле 2019 г. на сайте Росархива были опубликованы новые Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, которые подтвердили правило, что в отдельные дела формируются только те документы-основания к приказам по личному составу, которые не вошли в состав личных дел. К сожалению, классификация и правила формирования отдельных разновидностей приказов по личному составу в этих Методических рекомендациях не рассматриваются.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как быть с должностями, которых нет в штатном расписании

Добавляются новые сотрудники на должности, которых в штатном расписании нет. Что нужно делать?

Должен ли работодатель внедрить профстандарты для сельхозработников

Необходимо ли внедрять профстандарты для работников сельского хозяйства, которые в связи с условиями труда получают льготы и компенсации?

О правомерности решения учредителя об отмене премий (разовых, к празднику)

Учредитель в положении об оплате труда распоряжением ликвидировал все премии. Имеет ли он на это право? Премии выплачивались с разрешения учредителя (разовые, к профессиональному празднику, материальная помощь тяжело заболевшим). Правомерно ли это?

Работница подлежала сокращению 28 апреля, а уволили ее 15 мая. Требовалось ли организации изадать приказ о нерабочих днях в этот период

Работник подлежал сокращению 28 апреля. Указами Президента объявлены нерабочие дни, и в этот период нельзя увольнять работников. Торговый центр, в котором работала сотрудница, возобновил деятельность 15 мая, работник была уведомлена о возобновлении работы, явилась на работу и была уволена 15 мая. Затем она обратилась с иском о восстановлении в суд, поскольку была уволена не 28 апреля, а 15 мая. 15 мая организация возобновила деятельность, так как в продаже появились товары первой необходимости. Нужно ли было издать приказ об объявлении нерабочих дней в период с 11 мая по 15 мая?

Как правильно исчислять дни, предусмотренные ч. 1 ст. 193 ТК РФ для предоставления работником письменного объяснения до применения к нему дисциплинарного взыскания?

В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Какие дни следует понимать под двумя «рабочими днями» (рабочие дни по графику работы конкретного работника («сутки через трое») либо рабочие дни по графику работы при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными)? С какого дня начинает течь срок представления письменных объяснений? В какой день можно составить акт об отказе от дачи объяснительной, если работник отказался дать объяснение либо его не представил, – в день, следующий за вторым рабочим днем работника, при этом не важно, является ли для работника этот день рабочим или выходным, или в третий рабочий день работника по его рабочему графику?

Какой оклад следует указать в трудовом договоре совместителя, принимаемого на работу на 0,5 ставки?

В штатном расписании (применяется унифицированная форма) по определенной должности предусмотрено несколько ставок с окладом 10 000 руб. Работник принимается на работу на условиях совместительства на 0,5 ставки. Какой оклад необходимо указать в трудовом договоре с совместителем – за 0,5 ставки или за полную ставку?

Работники сохранили бумажные трудовые книжки – нужно ли отправлять отчет СЗВ-ТД

Нужно ли отправлять отчет по форме СЗВ-ТД, если работники сохранили бумажную трудовую книжку? Если да, то в какие сроки и какие данные указывать в СЗВ-ТД?

Как рассчитать норму рабочего времени за месяц при работе по графику?

Каким образом рассчитывается норма рабочего времени за месяц при графике «сутки через трое»? Считается ли нарушением превышение нормы рабочего времени в одном из месяцев учетного периода (учетный период – год)?