По общему правилу приложения к приказам хранятся вместе с приказами. Но иногда оригиналы приложений необходимо передать в подразделения. Как это сделать

Вопрос
Приложения к приказам должны храниться вместе с приказами. Но бывают случаи, когда оригиналы приложений необходимо передать в подразделения. Правильно ли мы оформляем такие ситуации? 1. Некоторые документы, которые вводятся в действие приказом, в нашей организации хранятся в подразделениях. Для этого мы указываем отдельным пунктом в приказе место хранения приложений: «3. Принять подлинники Приложения 1 и Приложения 2 для учета и ответственного хранения. Отв.: начальник центрального управления организации труда». 2. В случае исполнения обязанностей кроме приказа мы подписываем дополнительное соглашение к трудовому договору, которое хранится в личном деле работника. Для связи приказа об исполнении обязанностей и дополнительного соглашения мы в приказе делаем следующую запись: «Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору об исполнении обязанностей на 1 л.».
Отвечает

Рассмотрим случай 1. Документы-приложения к приказам являются локальными нормативными актами (ЛНА) организации и могут существовать, применяться и контролироваться как совершенно самостоятельные документы. Желательно разработать в организации Регламент издания локальных нормативных актов (организационных документов), в котором устанавливаются: система их учета и структура индекса, срок действия, порядок внесения изменений, а также ответственность за их учет, использование (выдачу копий в подразделения) и обеспечение сохранности. Обратите внимание:

  • в такой ситуации «учетный номер», присвоенный в центральном управлении организации труда, должен быть идентификационным индексом и оформляться в заголовочной части документа (как в Примере 1);
  • а поручение в приказе рекомендуем отредактировать так, как показано в Примере 2.
Пример 1. Заголовочная часть ЛНА, который имеет собственный регистрационный номер (индекс)
Пример 2. Распорядительный пункт приказа о хранении ЛНА

3. Начальнику центрального управления организации труда Кошкину К.И. принять подлинники утвержденных организационных документов (Приложение 1 и Приложение 2 к приказу) для учета и ответственного хранения 17.03.2020.

Случай 2. Да, дополнительное соглашение к трудовому договору в таком приказе необходимо, только основание лучше сформулировать так, как показано в Примере 4.

Если же издается приказ о временном исполнении обязанностей по руководству организацией или подразделением, то дополнительным основанием для него будет устав организации (если там зафиксировано, что заместитель по должности исполняет обязанности первого руководителя), решение органа управления организацией (протокол общего собрания участников, протокол заседания совета директоров об исполнении обязанностей единоличного исполнительного органа, т.е. первого руководителя), служебная записка вышестоящего руководителя (об исполнении обязанностей руководителя курируемого структурного подразделения) и т.п. управленческие документы (Пример 3).

Количество листов и экземплярность в основании к приказам не указывается, эти данные оформляются только в реквизите «отметка о наличии приложений».

Пример 3. Основание в приказе об исполнении обязанностей руководителя организации
Пример 4. Основание в приказе об исполнении обязанностей «обычного работника»
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Приказ - это ЛНА?

Может ли приказ быть локальным нормативным актом?

Регламентировано ли количество подлинников приказов по основной деятельности

Регламентировано ли количество подлинников приказов по основной деятельности (приказы о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками, о назначении ответственного лица за обработку персональных данных работников)?

Оформляем приказы по требованиям ГОСТ

В статье анализируем правила оформления всех реквизитов приказа, которые заложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению: с подсказками, какие из них выполнять не стоит и почему; что появилось нового, а что можно продолжать делать по старинке. Даем минимально необходимую классификацию приказов – ​как их разделять на документопотоки, чтобы обеспечить правильную регистрацию. Объясняем, какие шрифты теперь рекомендуется использовать и где их взять, с каким межстрочным интервалом печатать приказы.

Приказ - это ЛНА?

Может ли приказ быть локальным нормативным актом?

Регламентировано ли количество подлинников приказов по основной деятельности

Регламентировано ли количество подлинников приказов по основной деятельности (приказы о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками, о назначении ответственного лица за обработку персональных данных работников)?

Оформляем приказы по требованиям ГОСТ

В статье анализируем правила оформления всех реквизитов приказа, которые заложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению: с подсказками, какие из них выполнять не стоит и почему; что появилось нового, а что можно продолжать делать по старинке. Даем минимально необходимую классификацию приказов – ​как их разделять на документопотоки, чтобы обеспечить правильную регистрацию. Объясняем, какие шрифты теперь рекомендуется использовать и где их взять, с каким межстрочным интервалом печатать приказы.