Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных?

Вопрос
Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?
Отвечает

Ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (особенно одних и тех же лиц) за какую-то функцию организации и за постоянные задачи нет никакого смысла.

Организация фактически представляет собой группу функций и группу людей. Все функции и трудовые обязанности закрепляются положениями о подразделениях и должностными (рабочими) инструкциями сотрудников, фиксируются в трудовых договорах с ними. Это т. н. ответственность «по должности», которая возлагается постоянно и на действующего работника, и на принимаемого нового.

Посмотрите на формулировки должностных (рабочих) инструкций1 , в которых может быть заранее закреплена ответственность за выполнение трудовой функции, в т. ч. отдельных трудовых действий. Например, в должностной инструкции ведущего специалиста кадровой службы может быть установлено, что он «назначается ответственным за ведение и учет трудовых книжек работников и вкладышей к ним, ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведение и учет личных дел и за предоставление сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде». На основании должностной инструкции и трудового договора один раз издается приказ об ответственности ведущего специалиста с указанием фамилии, имени и отчества, и сотрудник будет оставаться ответственным до тех пор, пока не перейдет на другую должность или не уволится.

Тогда новый сотрудник, принятый ведущим специалистом в кадровую службу на основании действующей должностной инструкции, трудового договора и приказа о приеме на работу, будет единожды приказом назначен ответственным за тот же блок задач на весь период своей работы в организации в этой должности.

Ответственность может возлагаться приказом руководителя и в рамках делегирования полномочий, и на основании требований действующего законодательства не только как постоянная, но и как дополнительная функция, не закрепленная в должностной инструкции и трудовом договоре работника. В этом случае ее необходимо будет подтверждать внесением изменений в действующую должностную инструкцию и/или трудовой договор конкретного работника, решать вопросы об оплате дополнительных обязанностей и о мотивации, о замещении в случае временного отсутствия и др. Все решения будут действовать только на период действия ответственности, возложенной на конкретного сотрудника (персоналию), с даты издания приказа без указания срока действия и даты отмены, а не ежегодно.

Если рассматривать сферу управления документами, то тут практически обязательными становятся приказы о назначении ответственности:

  • за архивное хранение документов: обеспечение хранения, комплектования, учет и использование документов архивного фонда организации (если архив не образуется как структурное подразделение);
  • ведение делопроизводства (во всей организации и в структурных подразделениях);
  • обработку и защиту персональных данных работников (во всей организации и в структурных подразделениях);
  • за ведение табеля учета рабочего времени (в структурных подразделениях);
  • за хранение бланков (отдельно – ​бланков строгой отчетности), печатей и штампов (всей организации и в структурных подразделениях);
  • за ведение и учет трудовых книжек работников и вкладышей к ним, ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведение и учет личных дел (в кадровой службе);
  • за предоставление сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде (в кадровой службе или в бухгалтерии, что предусматривает делегирование права использования усиленной квалифицированной электронной подписи);
  • за ведение воинского учета, бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности (обычно в кадровой службе);
  • за организацию работы с обращениями граждан и организаций (чаще всего – ​на заместителя руководителя);
  • за работу с обращениями граждан в письменной форме и в форме электронных документов, с запросами пользователей информации, поступивших в письменной форме, в т. ч. в форме электронных документов (на службу делопроизводства, ИТ-отдел и руководителей структурных подразделений, если им предоставляется право вести переписку по исполнению обращений).

Сноски 1

  1. Здесь и далее под обозначением «должностные инструкции» мы будем понимать также и рабочие инструкции. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Новые правила ведения трудовых книжек

С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.

До какого момента нужно успеть выполнить поручение, если поручительский пункт сформулирован с предлогом «до»?

До какого момента нужно успеть выполнить поручение, если поручительский пункт сформулирован с предлогом «до»? Например, «Начальнику отдела кадров Завальской М.Н. представить отчет в срок до 28.05.2021». Означает ли это, что все нужно успеть сделать до 28.05.2021, т. е. 27 мая? Как правильно сформулировать срок исполнения, чтобы избежать разночтений? Что делать, если при указании срока исполнения ошиблись и назначили его на воскресенье 30.05.2021? Куда в этом случае сдвигается срок исполнения – ​на предыдущий день или на последующий?

Об изменении лица, контролирующего исполнение приказа

Приказом мы утверждаем и вводим в действие внутренний нормативный документ и в последнем пункте приказа указываем должностное лицо, которое контролирует исполнение приказа. После его увольнения должны ли мы переподписывать приказ на новое должностное лицо, чтобы оно контролировало исполнение?

Что нужно учесть при составлении текста приказа

Кадровым специалистам не привыкать к составлению приказов. Причем в работе встречаются не только унифицированные формы, которые знакомы каждому, но и нестандартные приказы. В статье эксперт делится собственной практикой по составлению приказов, рассказывая, что необходимо учесть при присвоении заголовка; как написать преамбулу и слово «приказываю»; а также какие тонкости необходимо знать при составлении распорядительной части документа: формулировка поручений и сроков, отметка об утверждении приложения, порядок нумерации, как используются предлоги, сокращения, где ставятся инициалы, как склоняются фамилии и населенные пункты, используется ли женская форма профессии/должности, как правильно включить пункт о контроле.

Об изменении лица, контролирующего исполнение приказа

Приказом мы утверждаем и вводим в действие внутренний нормативный документ и в последнем пункте приказа указываем должностное лицо, которое контролирует исполнение приказа. После его увольнения должны ли мы переподписывать приказ на новое должностное лицо, чтобы оно контролировало исполнение?

До какого момента нужно успеть выполнить поручение, если поручительский пункт сформулирован с предлогом «до»?

До какого момента нужно успеть выполнить поручение, если поручительский пункт сформулирован с предлогом «до»? Например, «Начальнику отдела кадров Завальской М.Н. представить отчет в срок до 28.05.2021». Означает ли это, что все нужно успеть сделать до 28.05.2021, т. е. 27 мая? Как правильно сформулировать срок исполнения, чтобы избежать разночтений? Что делать, если при указании срока исполнения ошиблись и назначили его на воскресенье 30.05.2021? Куда в этом случае сдвигается срок исполнения – ​на предыдущий день или на последующий?

Новые правила ведения трудовых книжек

С сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Значительных изменений не последует, фактически в документ вошли нормы действующей инструкции по заполнению трудовых книжек и правил их ведения. Ряд требований исключен, например больше не придется просить работника заверить все записи в трудовой книжке при его увольнении или опломбировывать и скреплять сургучной печатью журналы (книги) по учету бланков и движения трудовых книжек. Сами записи в трудовую книжку актуализированы, например, об образовании, увольнении, дистанционной работе. А также утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Рассказываем про все важные нововведения, о которых должен знать кадровик, приводим мнения экспертов в области трудового права, кадрового делопроизводства и хранения документов.

Что нужно учесть при составлении текста приказа

Кадровым специалистам не привыкать к составлению приказов. Причем в работе встречаются не только унифицированные формы, которые знакомы каждому, но и нестандартные приказы. В статье эксперт делится собственной практикой по составлению приказов, рассказывая, что необходимо учесть при присвоении заголовка; как написать преамбулу и слово «приказываю»; а также какие тонкости необходимо знать при составлении распорядительной части документа: формулировка поручений и сроков, отметка об утверждении приложения, порядок нумерации, как используются предлоги, сокращения, где ставятся инициалы, как склоняются фамилии и населенные пункты, используется ли женская форма профессии/должности, как правильно включить пункт о контроле.