Как часто надо обновлять справки об отсутствии судимости у работников?

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 02 / 2026

Вопрос

Нужно ли каждый год требовать у работающих сотрудников справки об отсутствии судимости (детское учреждение, бюджетное)? Как часто надо их обновлять в личных делах сотрудников?

Отвечает

Елена Воронова

рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Норм, обязывающих работника представлять справку об отсутствии судимости повторно после заключения трудового договора, законодательство не содержит. Вместе с тем во избежание претензий контролирующих органов целесообразно попросить работника представить такую справку.

С целью обеспечения защиты несовершеннолетних от преступных посягательств, а также от неблагоприятного воздействия на их нравственность и психику законодатель в ст. 331 и 351.1 ТК РФ установил ограничения на занятие следующими видами трудовой деятельности:

педагогическая деятельность;
деятельность в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних.

К указанным видам деятельности не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, а равно и подвергавшиеся уголовному преследованию (за исключением лиц, уголовное преследование в отношении которых прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления, указанные в абз. 3 и 4 ч. 2 ст. 331 ТК РФ.

Отметим, что при применении ст. 351.1 ТК РФ следует иметь в виду позицию Верховного Суда РФ.

Судебная практика

Верховный Суд РФ в определении от 07.12.2012 № 52-КГПР12-2 указал, что установленные ст. 351.1 ТК РФ ограничения распространяются:

не только на лиц, вступающих в непосредственный контакт с несовершеннолетними по роду их профессиональной деятельности,
но и на весь персонал организаций, осуществляющих деятельность в сферах, поименованных в указанной статье, в том числе административно-управленческий, технический и вспомогательный, поскольку они также осуществляют трудовую деятельность в данных сферах и имеют возможность контакта с несовершеннолетними.

Согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию, лицо, поступающее на работу, помимо прочих документов, предусмотренных данной частью, обязано предъявить работодателю справку о наличии (отсутствии) судимости и/или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям.

Таким образом, в рассматриваемом случае все работники «детского учреждения», независимо от занимаемой должности, обязаны при поступлении на работу предъявлять работодателю справку о наличии (отсутствии) судимости и/или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям.

По смыслу положений ч. 1 ст. 65 ТК РФ представлять справку работник обязан только при трудоустройстве, то есть 1 раз. Норм, обязывающих его представлять справку повторно после заключения трудового договора, законодательство не содержит. Примеры такого подхода имеются и в судебной практике (см., например, решение Перовского районного суда г. Москвы от 03.05.2017 по делу № 2-998/2017).

Не содержит законодательство и требований к сроку действия справки об отсутствии судимости.

Поэтому полагаем, что у работодателя нет обязанности требовать у работающих сотрудников предоставления справки об отсутствии судимости после приема на работу.

Вместе в тем в правоприменительной практике имеется и другая позиция. Так, встречаются судебные решения, в которых суды приходят к выводу о том, что в обязанности работодателя входит ежегодное обновление сведений об отсутствии у работающих сотрудников судимости и непривлечении их к уголовной ответственности (см., например, решение Советского районного суда г. Краснодара Краснодарского края от 06.02.2017 по делу № 2-790/2017, оставленное в силе определением Краснодарского краевого суда от 18.05.2017 по делу № 33-14211/2017).

Из содержания письма МВД России, Минтруда России, Минкомсвязи России от 06.07.2018 № 1/8552, 14-2/10/В-4658, АК-П13-062-14725 «О направлении разъяснений по вопросу приема кадровыми службами органов и организаций справок об отсутствии судимости в электронной форме» можно сделать вывод о необходимости представлять справку и после трудоустройства.

В связи с этим во избежание претензий контролирующих органов полагаем целесообразным в приведенной ситуации попросить работника представить справку, однако обязанности ее представить у работника нет.