Прежде всего отметим, что действующее законодательство не содержит норм, прямо обязывающих сотрудников представлять в бухгалтерию перечисленные в запросе документы. В то же время требование о представлении указанных документов вытекает из норм налогового и бухгалтерского законодательства. Поясним.
НДФЛ
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Согласно ст. 41 НК РФ доход — это экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в том числе в соответствии с главой 23 НК РФ.
Подпунктом 1 п. 2 ст. 211 НК РФ установлено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах.
В то же время п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что оплата физическому лицу услуг сотовой связи не включается в налоговую базу по НДФЛ, то есть не является доходом сотрудника, если переговоры носят производственный характер (письма Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, УМНС по г. Москве от 22.11.2004 № 28-11/74870).
Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными (первичными) документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Пункт 1 ст. 252 НК РФ также предусматривает, что все расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.
Таким образом, для освобождения от обложения НДФЛ расходов, произведенных физическим лицом по оплате телефонных переговоров с использованием сотовой (мобильной) связи, необходимо документальное подтверждение производственного характера таких разговоров.
По мнению Минфина России, а также налоговых органов, к таким документам могут быть отнесены договоры об оказании услуг связи, детализированные счета телефонных станций с представлением оператором сотовой связи всех номеров абонентов, перечня стран (с кодами городов), дат, конкретных телефонов, наименований фирм, с которыми велись переговоры, а также иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом (письма УМНС по г. Москве от 22.11.2004 № 28-11/74870, от 22.12.2003 № 27-08/70659).
В противном случае переговоры, проведенные работником организации с мобильного телефона, будут рассматриваться как частные звонки, которые не подпадают под действие п. 3 ст. 217 НК РФ. Суммы оплаты таких переговоров подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письмо Минфина России от 27.09.2007 № 03-04-06-01/334). Следовательно, в случае непредставления перечисленных выше документов с физического лица может быть взыскан НДФЛ.
В качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения НДФЛ, по мнению контролирующих органов, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией. При этом для освобождения от налогообложения сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах (письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).
Аналогичный порядок, по нашему мнению, будет применяться и к исчислению страховых взносов (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Налог на прибыль
В соответствии с подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются, в частности, расходы на телефонные услуги, расходы на оплату услуг связи (в том числе спутниковой связи) и другие подобные услуги.
Таким образом, компенсация стоимости оплаты услуг связи, выплачиваемая работнику, является расходом организации, учитываемым при определении налоговой базы по налогу на прибыль. При этом п. 1 ст. 252 НК РФ предусматривает, что все расходы организации должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода. Следовательно, для того чтобы организация могла учесть рассматриваемые затраты при определении налоговой базы по налогу на прибыль, у нее должны иметься в наличии соответствующие документы.
Так, по мнению Минфина России и налоговых органов, для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения необходимо иметь (письма Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@, от 30.06.2008 № 20-12/061156, от 20.09.2006 № 20-12/83834 и др.):
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо пользоваться сотовой связью;
- установленный приказом руководителя лимит расходов на пользование услугами сотовой связи (независимо от используемого тарифа);
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- детализированные счета оператора связи.
Таким образом, для целей исчисления налога на прибыль требуется пакет документов, о которых упоминалось выше.
Кроме того, по мнению Минфина России, основным критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях (письма Минфина России от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15).
В то же время отметим, что имеет место арбитражная практика, в соответствии с которой наличие детализированного счета оператора не является обязательным для подтверждения обоснованности осуществленных расходов на услуги сотовой связи (постановления ФАС Московского округа от 11.12.2007 № КА-А40/12690-07, от 19.07.2007 № КА-А40/5441-07, ФАС Поволжского округа от 09.11.2006 № А65-29284/2005-СА2-8).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации требования бухгалтерии направлены:
во-первых, на обеспечение возможности признать стоимость произведенных работником переговоров (носящих производственный характер) в расходах при налогообложении;
во-вторых, на подтверждение права освободить от обложения НДФЛ и страховыми взносами суммы компенсации стоимости звонков, сделанных сотрудником в интересах организации.
Поэтому можно сказать, что такая трудоемкая для работника операция, как работа с детализированным счетом, преследует как интересы самого работника, так и интересы организации. Наличие подтверждающих документов позволит организации и сотрудникам избежать возможных претензий со стороны налоговых органов.
