Любое управление начинается с формулировки задач! От того, насколько грамотно поручение сформулировано, на добрые 50% зависит качество его выполнения. Вне зависимости от того, один человек работает в вашей службе или их несколько десятков, постановка задач – навык, жизненно необходимый для работы (тем более что руководителю службы персонала по специфике работы нередко приходится ставить цели и руководителям смежных отделов).
Казалось бы, чего проще: раз сказал, для «особо одаренных» – повторил, и можно пожинать плоды своих управленческих усилий. Но нет, далеко не всегда и не все получается так, как хотелось бы. Данная статья посвящена пошаговой постановке задач, что позволит руководителю с любым опытом проверить точность своего ежедневного воздействия на подчиненных, а также пополнить свой багаж знаний новыми управленческими «хитростями».
Каждый руководитель в своей ежедневной практике делает несколько необходимых вещей: планирует, контролирует, хвалит или ругает и, конечно, раздает задания сотрудникам. Но далеко не всегда и не все получается так, как хотелось бы. Если хотя бы изредка бывает так, что подчиненный не понял, не услышал, неправильно истолковал, а в результате – не выполнил поставленную задачу, эта статья для вас. Если же все, всегда, с первого раза выполняют безукоризненно все указания – поздравляем, вы замечательно формулируете задания для подчиненных. Тогда прочитайте статью для того, чтобы сравнить предложенный алгоритм с тем, что делаете именно вы.
Протестируйте себя…
Для начала – протестируйте себя. Сформулируйте (вслух или лучше на листе бумаги) задачу, скажем, на оформление папки с кадровой документацией за прошлый год (берем несложную задачу). Но учтите, что подчиненный, которому вы сейчас даете задание, неопытен и работает в отделе персонала всего две недели (пусть это будет стажировка). И данная оговорка нужна не для того, чтобы усложнить задание, а чтобы внести элемент новизны для подчиненного, потому что привычные и отработанные задачи подчиненные сделают и без подробных инструкций.
Итак, что вышло?
С одной стороны, хочется надеяться, что нижеприведенный пример не имеет к вашей задаче ни малейшего отношения, с другой – очень часто задания формулируются приблизительно так:
«Мария, стой! Тебе будет нужно… Сначала скажу «нужно», потому что руководство сказало. Я, конечно, понимаю, что это не очень-то и нужно, ну, и не убудет от тебя, а раз руководство сказало, то придется делать… Необходимо оформить всю кадровую документацию за прошлый год. Они у нас все и так лежат в одной папочке, а тебе нужно будет просто их аккуратно подшить. Просмотри их все внимательно, рассортируй по датам и фамилиям, продыроколь и вставь вот в эту большую папку. Потом, как сделаешь, зайди ко мне, расскажи, что получилось. Если у тебя, конечно, есть более важные задания, тогда можешь не прямо сейчас архивом заняться, а потом, когда закончишь текущие задачи. Поручаю это тебе, потому что ты у нас самый новый и молодой сотрудник… Ну, а кому еще поручить такое дело?.. Вопросы есть? Нет? Тогда, иди, работай. Вопросы появятся – подходи».
Безусловно, если подчиненный обладает достаточным уровнем самосознания, ответственности и хочет стать хорошим специалистом, он и подойдет, и переспросит неоднократно, и найдет, с кем посоветоваться. Однако в наиболее распространенном варианте через день (два-три), вспомнив о порученном Марии задании с «кадрами», в ответ вы получите (в зависимости от личных особенностей сотрудника) либо плохо выполненную задачу, либо весьма любопытные варианты ответов от «я… в общем…, а разве надо было на этой неделе…, а я не поняла» вплоть до «Вы же сами сказали, что не срочно, и вообще, я даже не знаю, где у нас дырокол!» И ведь действительно о низкой мотивации говорить еще очень рано. Она правда не слышала, и срок не записала, и других важных задач было слишком много… А вина за невыполнение задачи в таком случае зачастую лежит на руководителе.
Алгоритм постановки задачи сотруднику
Задача должна быть поставлена таким образом, чтобы подчиненный ее выполнил в срок и на должном уровне качества. Алгоритм состоит из нескольких шагов, которые мы и разберем с привлечением примера с Марией и папки кадровых документов.
Шаг 0. Выбор ситуации
Идеальный вариант – выход в отдельное помещение в специально выделенное время, с параллельным отключением телефонов и устранением всех внешних помех. Неидеальный – привлечение внимания подчиненного, просьба отложить на...
