Кадровый аудит начинается с «головы»: с проверки кадровой службы. На практике более 75% причин всех ошибок, допускаемых кадровыми службами, обусловлены человеческим фактором. Выявить причины этих ошибок и оценить профессиональные возможности сотрудников кадровой службы можно только на основании личного опыта общения и информации, полученной от самих кадровиков. В своей статье автор расскажет, как грамотно построить общение с проверяемыми лицами, не завоевав репутацию ­«агрессивного ­ревизора», и получить при этом все необходимые сведения.

В статье «Внешний кадровый аудит», опубликованной в № 7 за 2007 год, мы указывали, что, на наш взгляд, кадровый аудит следует начинать не с анализа документов, а с диагностики самой кадровой службы компании. Правильно проведенная диагностика может иметь огромное значение как для оценки текущего состояния кадровой службы, определения возможных проблемных зон и причин их возникновения, так и для выработки последующих рекомендаций по устранению этих причин и улучшению работы подразделения, отвечающего за ведение кадровой документации компании. Конечно, в рамках диагностики аудиторам (консультантам) также приходится анализировать документацию. Однако диагностика все-таки в большей степени ориентирована на анализ системы работы сотрудников кадровой службы и предполагает их тесное общение с аудиторами (консультантами). Как показывает практика, более 75% причин всех ошибок, допускаемых кадровыми службами, обусловлено человеческим фактором, оценка которого может быть проведена только на основании личного общения и информации, полученной от самих сотрудников.

Справка

Для новых читателей вкратце поясним, что такое кадровый аудит. Это независимая комплексная оценка системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также проверка последней на предмет полноты ее состава и соответствия ее оформления действующему законодательству РФ. Своевременно проведенный кадровый аудит позволяет объективно оценить деятельность кадровой службы компании, убедиться во взаимном соответствии этой деятельности и стратегии развития компании, минимизировать возможные риски, возникающие в процессе проверки со стороны государственных органов и трудовых споров с работниками.

Большинство компаний приглашает для проведения кадрового аудита внешних аудиторов (консультантов). Поскольку деятельность по проведению кадрового аудита, в отличие от аудита финансового, лицензированию не подлежит, то и единых стандартов и требований к объему и методике проведения такого аудита не сущест вует. Аудиторы (консультанты), ориентируясь на поставленную заказчиком задачу, сами определяют и программу аудита, и его основные этапы. Как показывает практика, в абсолютном большинстве случаев их работа сводится лишь к запросу кадровой документации и ее последующему анализу на предмет соответствия дейст вующему законодательству. А отчет по итогам проверки представляет собой перечень выявленных нарушений с указанием нарушенных статей закона и рекомендаций по исправлению документов. Можно сказать, что в данном случае аудиторами (консультантами) не проводится анализ тех факторов, которые явились причиной допущенных ошибок, не даются рекомендации по устранению этих причин. Поэтому велик риск того, что существущие проблемные зоны в системе кадрового докуметооборота не будут устранены, а, значит, у заказчика не может быть уверенности в том, что сбои в работе кадровой службы не будут происходить снова и снова.

Общение с проверяемыми: как его лучше построить?

Проверка внешними аудиторами (консультантами) – это всегда определенный стресс для сотрудников кадровой службы. Приглашение руководством внешних специалистов трактуется кадровиками как сомнение их в профессиональной компетентности. Сотрудники кадрового подразделения боятся, что подробный анализ их деятельности затронет положение службы в компании, а выявленные внешними специалистами ошибки негативно скажутся на их репутации. Вот почему так важно с самого начала установить с ними конструктивные отношения, наладить личный контакт, правильно построить процесс общения в течение всей диагностики.

Основным методом получения информации на данном этапе аудита является опрос (интервью) сотрудников кадровой службы. Проводить его следует в обычное рабочее время и, по возможности, на обычном рабочем месте сотрудника. Однако такая беседа не должна быть слишком продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника. Если планируемое время опроса довольно длительное, то для общения следует выбрать такое место, где ничто не будет отвлекать внимание проверяемого от предмета беседы.

Необходимо сделать все возможное для того, чтобы опрашиваемый сотрудник не чувствовал себя скованно. Обязательно нужно разъяснить ему причину проведения интервью. Желательно заранее сообщить и тему беседы. Ни в коем случае нельзя вести себя агрессивно, давить на собеседника или требовать предоставления информации, используя метод запугивания проверяемого. Напротив, всем своим поведением аудитор (консультант) должен демонстрировать собеседнику, что свою главную задачу он видит в представлении объективного заключения о работе кадровой службы, а не в выискивании недостатков в ее деятельности. Такая позиция способствует повышению доверия к аудитору (консультанту) и обеспечивает большую открытость проверяемых при предоставлении ему информации о текущем состоянии дел в кадрах.

Ответственность за итоговый успех беседы лежит на аудиторе (консультанте). Вот почему ему обязательно следует предварительно к ней подготовиться, составив так называемый чек-лист – примерный перечень вопросов к собеседнику (см. Пример 1).

При подготовке чек-листа рекомендуется учитывать принцип Парето, который применительно к проведению диагностики кадровой службы можно сформулировать следующим образом: «Существует небольшое число (приблизительно 20%) важнейших характеристик в деятельности службы, которые могут вызвать большинство (приблизительно 80%) проблем. Остальные аспекты (приблизительно 80%) приводят к небольшому числу проблем».

Принцип Парето позволяет составить такой чек-лист, в...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Готовимся к проверке: психологические приемы

Во время проверки контролирующими организациями кадровик должен понимать психологию проверяющих и держать под контролем свои эмоции, чтобы правильно выстроить собственную линию поведения. О том, как это сделать, поговорим в статье.

Ошибки в общении с подчиненными: обнаружить и избавиться

Менеджмент – ​это не только планирование, учет и анализ показателей и результатов. Руководитель может быть сколь угодно хорошим стратегом, но если он не умеет строить конструктивные отношения с подчиненными, его знание бизнес-процессов и понимание рынка принесут крайне слабые результаты. Ошибки, которые допускают начальники в общении, стоят порой слишком дорого. Самые распространенные и очевидные последствия неправильных отношений – ​текучесть кадров и снижение качества человеческих ресурсов. В статье рассказываем об ошибках руководства и роли hr-менеджера в их преодолении.

Как научиться умению убеждать

Как научиться обосновывать свою позицию и изменять точку зрения собеседника? Это крайне важное умение порой имеет большее значение, чем профессиональные навыки, волевые и морально-нравственные качества. Оно пригодится не только в серьезных вопросах (повышение в должности или зарплаты), но и по мелочам (раньше уйти с работы, попросить служебный автомобиль и т.д.). Расскажем об ошибках, которые часто допускают люди, пытаясь кого-нибудь убедить в своей правоте, и методах, как их не допускать.

Зачем скрывать свой цифровой след

Серфя в Интернете, многие не задумываются, что оставляют цифровые следы, которые легко собрать и проанализировать. Выясним, какие цифровые следы вы оставляете и что они могут о вас сказать; как очищать свою историю посещений сайтов, как просматривать их в режиме «инкогнито»; как разумнее вести себя, чтобы формировать в Интернете нужный вам образ для потенциальных работодателей; как обезопасить себя от злоумышленников в сети и др.

Учимся правильно давать негативную обратную связь

Поговорим о том, что такое обратная связь, зачем она нужна, как ее правильно давать и принимать. Обсудим часто совершаемые ошибки и способы их избежать. Как не ранить сотрудника, не испортить с ним отношения и не подвести его к увольнению? Расскажем о нюансах выдачи обратной связи в некоторых конкретных ситуациях, с которыми ежедневно приходится сталкиваться кадровикам и руководителям. Например, как подготовить работника к увольнению, когда без этого не обойтись, потребовать соблюдения дисциплины труда или обратиться с критикой, касающейся не только профессиональной деятельности специалиста, и даже как кадровику дать обратную связь начальству от коллектива. К тому же подскажем, каким образом самим правильно принимать критику – ​не только руководства, но и подчиненных. Как не обидеться, выслушивая шефа, и учесть его пожелания, пусть и высказанные в негативном ключе.

Как научиться умению убеждать

Как научиться обосновывать свою позицию и изменять точку зрения собеседника? Это крайне важное умение порой имеет большее значение, чем профессиональные навыки, волевые и морально-нравственные качества. Оно пригодится не только в серьезных вопросах (повышение в должности или зарплаты), но и по мелочам (раньше уйти с работы, попросить служебный автомобиль и т.д.). Расскажем об ошибках, которые часто допускают люди, пытаясь кого-нибудь убедить в своей правоте, и методах, как их не допускать.

Как научиться говорить «нет» коллегам и начальству

Помните голливудский фильм с Джимом Керри «Всегда говори “Да”»? Нелюдимый Карл на любую просьбу говорил всегда всем «нет». У нас же обратная ситуация: большинство не умеет отказывать коллегам и начальству. А это порой влияет на работу. Поскольку просьбы могут быть далеко не рабочего содержания: сходить за кофе, отнести вещи в химчистку или помочь доделать проект, который совсем не входит в круг ваших обязанностей. Посмотрим, что можно сделать, чтобы вырваться из этого порочного круга, и когда уместно говорить начальству «нет».

Готовимся к проверке: психологические приемы

Во время проверки контролирующими организациями кадровик должен понимать психологию проверяющих и держать под контролем свои эмоции, чтобы правильно выстроить собственную линию поведения. О том, как это сделать, поговорим в статье.