Мы расскажем вам о деле, прошедшем несколько судебных инстанций в попытках обязать коммерческую организацию обеспечить надлежащие условия хранения ее архивных документов. Но в итоге суды посчитали, что коммерческая организация только тогда будет обязана исполнять предписания «Основных правил работы ведомственных архивов», когда законодательством будет регламентирован порядок хранения негосударственными организациями документов, подлежащих сдаче в государственный архив.
Все началось с того, что ОАО ОмПО «Радиозавод им. А.С. Попова» добровольно стало источником комплектования государственного архива, а потом, в мае 2012 года, главным специалистом отдела контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области была проведена его плановая выездная проверка.
По ее результатам был составлен акт из 19 пунктов, в котором были зафиксированы нарушения обязательных требований «Основных правил работы ведомственных архивов», утвержденных приказом Главного архивного управления при совете Министров СССР от 05.09.1985 № 263. Обществу было выдано предписание устранить выявленные нарушения, например, потребовали:
- оборудовать помещения архива охранной сигнализацией;
- установить на оконные проемы в помещении хранилища № 2 распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром;
- передать на хранение в КУ ИсА дела постоянного хранения объединения за 1995-1996 годы;
- изъять из так называемых личных дел работников объединения за 1994–2008 годы личные карточки работников; провести в отношении физической основы данных документов необходимую реставрационную работу; сформировать из документов отдельные дела (по году увольнения; внутри дела – по алфавиту фамилий работников); сформировать дела, оформить и описать; опись дел (опись № 3 дел по личному составу – личные карточки работников) согласовать с экспертно-проверочной комиссией Министерства государственного правового развития Омской области (ЭПК МГПР).
Ознакомившись с предписанием, понимаешь, что в обществе к архиву, мягко говоря, относились недостаточно внимательно. Однако все виды перечисленных в предписании работ требуют дополнительного финансирования, дополнительных квалифицированных сотрудников и т.д. Большинство организаций готовы пойти на серьезные финансовые затраты лишь тогда, когда видят, что это позволит им избежать серьезных неприятностей. Угроза в виде штрафа в 500 руб. за плохое обеспечение сохранности архива (документов постоянного срока хранения и кадровой документации) по статье 13.20 КоАП РФ их не впечатляет. А вот расходы на должное архивное хранение большого объема документов уже гораздо значительнее.
Общество посчитало, что предписание нарушает его права, обратилось в Арбитражный суд Омской области, который в январе 2013 года и рассмотрел дело № А46-28817/2012. В апреле 2013 с ним разбирался Восьмой арбитражный апелляционный суд, все выводы которого оставил в силе в сентябре 2013 года Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа. Поэтому на логике апелляционной инстанции мы и остановимся подробнее:
- Список источников комплектования, в который входит ОАО «Радиозавод имени А.С. Попова», был согласован решениями экспертно-проверочной комиссии Министерства 30.11.2007 № 10 и 27.02.2009 № 2.
- В этот список ОАО было включено на основании заключенного им с архивом гражданско-правового договора, который в п. 2.2 содержит лишь указание на обязанность по обеспечению хранения архивных документов в специализированных хранилищах и осуществление комплекса работ по упорядочению архивных документов, в том числе по личному составу. Суд отметил, что ОАО обязано соблюдать записанные в договоре условия.
- Но в предписании и акте проверки обществу вменяется нарушение положений «Основных правил работ ведомственных архивов», которые являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация в которых после соответствующего отбора поступает в Государственный архивный фонд СССР и подлежит государственному хранению, – а не нарушение условий договора.
- Из содержания статей 2 и 14 Закона об архивном деле не следует, что после его принятия действуют правила, регламентирующие принципы организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные Государственным архивным фондом СССР.
- Законодательство РФ до настоящего времени не содержит нормативных актов, регламентирующих порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в негосударственных организациях, которые осуществляют хранение документов на основании договора с государственными или муниципальными архивами. Не содержит таких правил и Закон Омской области от 02.09.2011 № 1385-ОЗ «Об архивном деле в Омской области».
- Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» предусматривает для негосударственных организации лишь обязанность по обеспечению отбора и передачи в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов.
Обратите внимание: в этом деле камнем преткновения стали не сроки хранения, а «способ» хранения документов коммерческой организацией. Оно еще раз наглядно продемонстрировало, сколько серых зон существует в современном архивном законодательстве и как его порой трактуют.
