С 1 января 2022 года начнет применяться Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н (далее – Стандарт).
Заметим, что согласно ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», федеральные и отраслевые стандарты обязательны к применению, если иное не установлено этими стандартами.
Стандарт содержит следующие разделы:
I. Общие положения.
II. Требования к документам бухгалтерского учета.
III. Исправление документов бухгалтерского учета.
IV. Хранение документов бухгалтерского учета.
V. Документооборот в бухгалтерском учете.
Хотели бы обратить ваше внимание на следующие положения нового Стандарта.
Система регистров бухгалтерского учета, принятая экономическим субъектом, помимо прочего должна обеспечивать «юридическую значимость учетных записей (свойство учетных записей выступать в качестве подтверждения объектов бухгалтерского учета, включая свершившиеся факты хозяйственной жизни)» (п. 10).
Записи в документах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе, должны производиться средствами, обеспечивающими их сохранность в течение срока хранения документов не меньшего, чем установленный статьей 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (в частности, краской, чернилами, шариковой ручкой). При создании документов на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (в частности, простым карандашом) (п. 13).
При составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления их копий на бумажном носителе (п. 14).
Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16).
Виды электронной подписи при составлении электронных документов устанавливаются экономическим субъектом, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами (п. 17).
Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия.
Допускается исправление электронного документа бухгалтерского учета путем составления нового (исправленного) документа. При этом он должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального (п. 20).
Экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации (п. 23).
Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается (п. 24).
Обратите внимание: формулировка пункта 24 противоречит нормам нового законопроекта № 1173189-7, которые предполагают дополнить статью 29 «Хранение документов бухгалтерского учета» Федерального закона «О бухгалтерском учете» нормами как раз разрешающими перевод документов в электронный вид с последующим уничтожением бумажных подлинников. Если этот законопроект станет законом, то прописанные им «исключения» будут считаться «одобренными» новым стандартом в силу его п. 23, т.к. там есть формулировка «за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации». Но возможно, что формулировки еще будут дополнительно уточнены после принятия ожидаемого нами закона. В любом случае закон имеет большую силу, чем бухгалтерский стандарт.
Посмотрите, что законопроект № 1173189-7 планирует добавить в Закон «О бухгалтерском учете»:
Фрагмент документа
Законопроект №1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” и отдельные законодательные акты (в части использования и хранения электронных документов)»
...В Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета
1-1. Экономические субъекты вправе осуществлять деятельность по проведению конвертации электронных документов, в результате которой обеспечивается равнозначность конвертированных электронных документов исходным электронным документам, в отношении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности…
1-2. Экономические субъекты вправе осуществлять деятельность по созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов, в результате которой обеспечиваются соответственно равнозначность электронных и материальных дубликатов документов исходным документам, неизменность юридической значимости электронных документов в процессе их хранения, в отношении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности…
1-3. Сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, в отношении которых проведена конвертация или создан электронный или материальный дубликат, могут быть сокращены до одного года после окончания года, в котором этот документ использовался для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Срок хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности, в отношении которой проведена конвертация или создан электронный или материальный дубликат, может быть сокращен до одного года после окончания отчетного периода, за который составлена бухгалтерская (финансовая) отчетность...
Но вернемся к тексту стандарта. Экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в них, и размещать базы указанных данных на территории Российской Федерации (п. 25).
Если правила страны – места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории данной страны, то такое хранение должно быть обеспечено.
В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению (п. 27).
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
