Отметки на бумажных документах: о создании в МФЦ их электронных образов, о представлении заявителями копий

29 июня 2022 года вступило в силу постановление Правительства РФ от 06.05.2022 № 818, которое утвердило, среди прочего:

• Правила проставления многофункциональными центрами по предоставлению государственных и муниципальных услуг отметки на документах, представленных на бумажном носителе, о создании электронных образов таких документов;
• Правила проставления многофункциональными центрами по предоставлению государственных и муниципальных услуг отметки о том, что представленные заявителем на бумажном носителе документы являются копиями;
• Правила хранения многофункциональными центрами по предоставлению государственных и муниципальных услуг, представленных заявителем в Федеральную службу государственной регистрации, кадастра и картографии документов на бумажном носителе после их преобразования в форму электронных образов документов.

При получении заявления о государственном кадастровом учете и/или государственной регистрации прав на недвижимое имущество (заявление) и прилагаемых к нему документов на бумажном носителе работником МФЦ на полученных от заявителя заявлении и прилагаемых к нему подлинниках и копиях проставляется отметка о создании электронных образов документов (см. Таблицу 1).

Она оформляется, в т.ч. при наличии аналогичных отметок, проставленных ранее:

• при отсутствии оснований для отказа в приеме заявления и прилагаемых к нему документов;
• после проставления на копиях документов отметки о том, что представленные заявителем на бумажном носителе документы являются копиями;
• до осуществления работником МФЦ преобразования заявления и прилагаемых к нему документов, представленных на бумажном носителе, путем сканирования в электронные образы и их заверения усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как выглядит отметка о создании электронных образов документов:

• ставится оттиск штампа синего цвета (размер 70 × 25 мм) по установленной форме;
• в верхней части штампа указывается краткое официальное наименование и фактический адрес МФЦ;
• графы «ф.и.о.», «Подпись», «Дата» заполняются работником МФЦ собственноручно.

На полученных от заявителя копиях, прилагаемых к заявлению, МФЦ проставляет отметку «Копия»:

• при отсутствии оснований для отказа в приеме заявления и прилагаемых к нему документов;
• до проставления отметки о создании электронных образов таких документов;
• до осуществления работником МФЦ преобразования заявления и прилагаемых к нему бумажных документов путем сканирования в электронные образы и заверения электронных образов документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

Однако такая отметка не проставляется, если:

• совместно с копиями представляются еще и подлинники;
• представляются нотариально удостоверенные копии документов (либо иные копии, заверенные в установленном законодательством РФ порядке, в т.ч. копии актов органов государственной власти, органов местного самоуправления, судебных органов, заверенные такими органами).

Отметка о получении копии располагается там же, где и отметка о создании электронного образа (см. все правила в Таблице 1 кроме пункта 6).

Как выглядит отметка «Копия»:

• ставится оттиск штампа синего цвета (размер 25 × 13 мм) по установленной форме;
• дата проставления такой отметки указывается чернилами синего или черного цвета.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов