К сожалению, у нас до сих пор нет закона, регулирующего работу с документами ДСП. Поэтому организациям и ведомствам приходится многое регулировать на своем уровне. Интересен опыт Росавиации, с которым можете ознакомиться и вы, – приказом от 30.11.2022 № 874-П ведомство утвердило «Инструкцию по учету, использованию, хранению и уничтожению электронных носителей информации для обработки и хранения электронных копий документов, содержащих сведения/информацию ограниченного распространения», которая вступила в силу 1 января 2023 г.
В Росавиации применяется смешанная система обработки документов категории ДСП, совмещающая традиционную (бумажную) и цифровые технологии. Хорошо, что органы государственной власти не настаивают на том, чтобы вести всю работу с такой информацией исключительно на бумажных носителях – допускаются съемные электронные носители. От ведения бумажных журналов регистрации документов ДСП пока сложно отказаться. Передачу таких документов разрешено осуществлять:
- только через работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, с обязательной регистрацией фактов передачи в соответствующих журналах подразделений;
- между центральным аппаратом и территориальными органами Росавиации: нарочным (с сопроводительным реестром), заказными или ценными почтовыми отправлениями либо по телекоммуникационному каналу ViPNet системы МЭДО.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
