Необходимость в сохранении организациями и индивидуальными предпринимателями документов в течение определенного времени обусловливается потребностью подтверждения тех или иных фактов, правоотношений, возникающих в разных сферах, как публично-правовых (например, исчисление и уплата налогов), так и частноправовых (по трудовым и гражданско-правовым договорам). Поэтому сроки хранения документов установлены различными законами и подзаконными актами.
Статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон № 208-ФЗ) и ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон № 14-ФЗ) обязывают акционерное общество (далее – АО) и общество с ограниченной ответственностью (далее – ООО) хранить документы, предусмотренные данными законами, уставами и внутренними документами этих обществ, решениями общих собраний акционеров (участников), советов директоров и исполнительных органов обществ, а также документы, предусмотренные правовыми актами РФ. В соответствии с п. 2 ст. 89 Закона № 208-ФЗ постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс утверждено также Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее – Положение).
Следует отметить, что ни Закон № 208-ФЗ и принятое в соответствии с ним Положение, ни Закон № 14-ФЗ не предусматривают обязанности указанных хозяйственных обществ хранить договоры, заключаемые ими в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности.
В то же время, как разъяснил Президиум ВАС РФ в п. 16 информационного письма от 18.01.2011 № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ», дополнительный перечень документов, которые АО обязано хранить и предоставлять по требованию акционера, установлен в том числе Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). А поскольку в соответствии с Перечнем общество обязано хранить гражданско-правовые договоры, они также должны храниться и предоставляться по требованию акционеров.
Данная позиция получила распространение и в практике нижестоящих судов (смотрите, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.12.2012 № Ф02-5498/12, постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 13.06.2012 № 03АП-1609/12, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.02.2011 № 13АП-21072/2010).
Приведенное выше разъяснение Президиума ВАС РФ посвящено только хранению документов АО, однако из самого наименования, а также из п. 1.1 и 1.2 Перечня следует, что он является общим для всех организаций при осуществлении ими однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций независимо от формы собственности таких организаций. В связи с этим обеспечивать сохранность названных в нем документов (в том числе гражданско-правовых договоров) должно и ООО, что подтверждается и правоприменительной практикой (смотрите, например, постановление ФАС Поволжского округа от 24.04.2014 № Ф06-4625/13, постановление ФАС Московского округа от 22.01.2014 № Ф05-14923/13, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2013 № 09АП-38147/13, постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.09.2013 № 17АП-9108/13).
Согласно ст. 436 раздела 4 («Учет и отчетность») Перечня общий срок хранения любых договоров, если иное не указано в отдельных статьях Перечня, составляет не менее пяти лет после истечения срока его действия. При этом в Перечне из названных в вопросе договоров отдельно поименованы договор подряда, заключаемый с юридическими лицами (ст. 440), договор возмездного оказания услуг работникам организации (ст. 443), договоры о размещении и выпуске рекламы (ст. 544). Все они подлежат хранению также в течение 5 лет после окончания срока их действия.
Кроме того, в Перечне отдельно названы договоры о купле-продаже и об аренде земельных участков, зданий и помещений, без разделения их на те, которые заключаются организацией в качестве продавца (арендодателя) и в качестве покупателя (арендатора) (ст. 791 и 797). Такие договоры должны храниться постоянно, а при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Помимо заключаемых ими договоров АО и ООО обязаны в силу прямого указания закона хранить протоколы общих собраний их акционеров (участников), протоколы заседаний советов директоров, коллегиальных исполнительных органов и ревизионных комиссий, а также решения единоличных исполнительных органов и заключения ревизионных комиссий (ревизоров) (п. 1 ст. 89 Закона № 208-ФЗ, п. 1 ст. 50 Закона № 14-ФЗ). Указанные документы, касающиеся управления деятельностью данных хозяйственных обществ, подлежат постоянному хранению (подп. 2.1.11-2.1.13, 2.1.16 Положения, подп. «б» и «в» п. 18 Перечня).
Следует иметь в виду, что все вышеприведенные положения законодательства об обязанности хранить соответствующую документацию и о сроках ее хранения распространяются только на организации и не касаются граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей).
Вместе с тем необходимо помнить, что индивидуальный предприниматель является налогоплательщиком (ст. 19 НК РФ) и может вести бухгалтерский учет (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)). В связи с этим на него распространяются положения подпункта 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, которыми установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов. Кроме того, на него могут распространяться нормы ст. 29 Закона № 402-ФЗ, обязывающие хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, аудиторские заключения в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
