Такого нормативного правового акта нет, потому что по общим правилам делопроизводства, по обычаям делового оборота и по давно сложившимся управленческим нормам понятия о простой «замене» не существует. Просто замена обычно трактуется как подмена (фальсификация), уголовно наказывается и действительно запрещена.
По отношению к документам применяются официальные способы замены, например:
Непонятно, в связи с какой необходимостью требуются замена и удаление из входной формы СЭД сканированного образа документа. Как правило, обязательно сканируются поступающие (входящие) документы. А если речь идет о внутренних и отправляемых документах, то необходимость замены скан-образа может возникнуть только в случае неправильного оформления и выявления фактических ошибок уже после подписания документов собственноручными подписями руководителя или уполномоченных им должностных лиц.
Вы правильно действуете, когда разъясняете, что в СЭД, как и при традиционном делопроизводстве, просто заменить документ нельзя. Служба делопроизводства не может совершить подлог. Но рабочие ситуации могут сложиться по-разному, и, не давая рекомендаций, мы можем лишь порассуждать о них.
Формально (с изданием приказа или иного документа с изменением даты и регистрационного индекса) и на деле без формализации этого процесса (но в исключительных случаях) «отозвать» документ под свою ответственность может то должностное лицо, которое его подписало.
В беседах с исполнителями необходимо доводить это правило до их сведения, не поддавайтесь на просьбы или указания неуполномоченных сотрудников. В случае назревающих служебных конфликтов информируйте своего непосредственного или вышестоящего руководителя о просьбах совершить несанкционированные действия в СЭД.
В традиционном бумажном делопроизводстве все риски регистрации и внесения новой записи в журнал регистрации берет на себя руководитель, а служба делопроизводства только выполняет его указание. Опыт показывает, что в этих случаях в порядке исключения в соответствующих журналах регистрации документов оформляются отметки, например: «запись № 123 от 09.07.2021 внесена ошибочно» или «запись № 123 от 09.07.2021 недействительна». Такие отметки подписываются и датируются руководителем службы делопроизводства, который в конце года не должен забыть в удостоверительной записи к годовому разделу журнала указать, что 1 запись внесена ошибочно.
По этому же алгоритму (и с проставлением в РКК таких же отметок, если входная форма случайно заполнена неправильно) в исключительных случаях можно действовать и в СЭД, в которой все наглядно видно, все входные формы дополнительно идентифицируются и нумеруются как информационные объекты по системным счетчикам.
Необходимо проверить свои права доступа в СЭД. Обычно служба делопроизводства наделяется правами редактора (editor), имеет возможность вносить изменения и дополнения, в т.ч. во входные формы (РКК), и подписывать их той простой подписью, которую поддерживает СЭД. В связи с редакторскими правами служба делопроизводства может получить возможность:
Но протокол контроля действий в СЭД (системный протокол) все равно будет фиксировать все действия с той или иной входной формой, скан-образами в ней и документами.
Поэтому проверьте положение о СЭД и наличие прав редактора (прав на внесение изменений), которые обычно официально закрепляются за службой делопроизводства. Используйте права правильно и лишь по указанию того лица, которое подписало документ.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
У нашей компании есть дочерние организации. Если письмо пришло в дочернюю компанию, можно ли регистрировать входящее письмо на организацию-учредителя?
Насколько важно и чем обусловлено, что регистрировать протоколы необходимо в рамках деятельности одной комиссии? Мы хотим переместить регистрацию всех протоколов в СЭД. Так как у нас могут создаваться разные комиссии, с целью оптимизации разновидности протоколов мы хотим ввести 1 вид – протокол заседания комиссии, добавить поле ввода названия комиссии и присваивать регистрационные номера протоколам комиссий в валовом порядке. То есть в разновидности протокола комиссии будут, например, отражены наименования: протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания экспертной комиссии, протокол заседания комиссии по заселению и т.д. При этом у протоколов будут разные сроки хранения (здесь видимо придется вручную раскладывать по папкам). Можно ли использовать такой подход для регистрации?
В организации регистрируем приказы, их подписывает только директор либо лицо, его замещающее. Бывают ситуации, когда приказ надо зарегистрировать «задним» числом, например, в текущую дату подписал исполняющий обязанности директора, а в дату регистрации директор был на месте. Получается несоответствие. Насколько это критично и как правильно оформлять подобные ситуации?
Обычно служба делопроизводства централизованно регистрирует все документы и потом направляет их на рассмотрение руководству либо напрямую на исполнение в подразделения. Какие классификаторы в этом могут помочь. Какие документы вообще не принято регистрировать. Как закрепить децентрализованную регистрацию определенных документов непосредственно в подразделениях-исполнителях. Отвечаем на вопрос читателя на примере юридического департамента.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
