Как указывать должности работников в приказе филиала

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2021

Вопрос

Вопрос по оформлению наименований должностей в приказах по основной деятельности филиала. У филиала есть: — Исполнительный аппарат и — 2 производственных предприятия – назовем условно N-ские и M-ские тепловые сети. В Исполнительном аппарате оформлены его работники, в т.ч. директор филиала, заместители директора филиала, главный инженер, заместитель главного инженера по тепловым сетям. А на предприятиях, в тепловых сетях, оформлены работники тепловых сетей, в т.ч. технический директор – главный инженер тепловых сетей, его заместитель, чья должность звучит так: заместитель главного инженера по реконструкции. Поскольку приказы издаются на бланке филиала, то: — у работников филиала указывается только должность, наименование филиала не указывается, — а у работников производственных предприятий (N-ских и M-ских тепловых сетей) указывается название предприятия. В одном приказе по филиалу необходимо дать поручения заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову и N-ским тепловым сетям (в лице заместителя главного инженера по реконструкции Петрова А.А.). Понятно, что заместитель главного инженера N-ских тепловых сетей и заместитель главного инженера филиала – это две большие разницы. Как упомянуть их в одном приказе, чтобы разница была видна? Можно ли написать: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову А.А и заместителю главного инженера по реконструкции N-ских тепловых сетей Петрову А.А.»? Отдел кадров считает, что это недостаточно наглядно, и настаивает, что нужно писать: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Исполнительного аппарата Сидорову А.А и заместителю главного инженера по реконструкции N-ских тепловых сетей Петрову А.А.». Мы (делопроизводство) – против, ввиду спорного толкования сочетания «по тепловым сетям Исполнительного аппарата» и считаем, что все-таки «заместитель главного инженера филиала» и «заместитель главного инженера Исполнительного аппарата» – это не одно и то же. Можно ли оформить так: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову А.А и заместителю главного инженера N-ских тепловых сетей по реконструкции Петрову А.А.»? Не будет ли неверным указанием должности Петрова, т.к. по штатному расписанию Петров работает в подразделении N-ские тепловые сети, должность – заместитель главного инженера по реконструкции. Иными словами, можно ли: — при указании наименований должностей работников в приказе по основной деятельности филиала в штатную должность включать «вкрапления» из наименования структурного подразделения? — имея по штату должности «начальник цеха», «начальник отдела», не указывать в приказах «начальник цеха Электрического цеха», «начальник отдела Хозяйственного отдела» и писать вместо этого старое доброе «начальник электрического цеха», «начальник хозяйственного отдела»?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Сначала хочется отметить, что при решении вопросов оформления документов все суждения должны быть мотивированными и профессионально обоснованными. Отдел кадров и отдел делопроизводства могут «считать» исключительно правильной только свою позицию, но это будут эмоции, которые не помогают работе и не способствуют формированию служебно-товарищеских отношений в коллективе. При оформлении наименования должностей в приказах рекомендуем сближать позиции, т.к. составление документов – это и искусство, и технология.

Служба делопроизводства лучше знает правила оформления организационно-распорядительных документов и руководствуется:

ГОСТ Р 7.0.97-2016;
Методическими рекомендациями по его применению (М., Росархив/ВНИИДАД, 2018; опубликованы на сайте Росархива) – обратите внимание на раздел 5 «Подготовка текстов документов»;
Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных...

Как указывать должности работников в приказе филиала

Вы видите начало этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказа на день отдыха для донора крови

«Вы» или «вы», «я» или «мы» в тексте письма

Оформление пункта приказа о контроле за его исполнением

Как оформлять заголовок к тексту

Оформляем приказ по обновленным правилам

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Приказ об увольнении: все тонкости оформления (часть 1)