Приказ является распорядительным документом, в котором руководитель дает поручения, назначает исполнителей и устанавливает сроки исполнения. На контроль обычно ставится каждый пункт приказа, содержащий поручение, и о том, что оно выполнено, исполнитель отчитывается письменно в той или иной форме, а контрольная служба делает отметку в контрольном журнале, карточке или в СЭД.
Если задание уже выполнено, то в приказе оно не должно упоминаться. Тем более в вашем примере речь идет, очевидно, о взаимодействии подразделений головной организации и филиалов в процессе текущей работы. Если же назрел какой-то конфликт во взаимодействии с филиалами, то руководитель организации может дать как устное, так и письменное распоряжение, но которое еще только предстоит выполнить (т.е. с обязательным установлением срока исполнения в будущем).
В приказах все наименования структурных подразделений и наименования должностей должны оформляться полностью и в соответствии:
- с уставом,
- схемой организационной структуры и
- штатным расписанием.
Все исполнители, субъекты и объекты распорядительных действий приказа должны быть однозначно идентифицированы без возможности толкований и интерпретаций, даже если в вашей организации разработана и ведется система кодировки (идентификации) в локальных классификаторах для СЭД и иных информационных систем. Пусть и не каждый, но какие-то приказы будут попадать к людям из других организаций, которые с вашей кодировкой не знакомы, их будут читать через много лет и в архиве – всей этой расширенной аудитории должно быть однозначно понятно, о чем и о ком идет речь (без необходимости устраивать розыски установленных в конкретной организации кодов и сокращений).
Более того, для людей из разных сфер деятельности одна и та же аббревиатура может означать совершенно разные вещи. И такой человек, уже знакомый с расшифровкой аббревиатуры в своей предметной области, даже не станет искать другие варианты значений – он просто войдет в ступор. Например, упомянутое в вопросе сокращение тоже имеет разные варианты значений.
Пример 1. Различные расшифровки одной и той же аббревиатуры
Под «ОЛ» принято понимать:
- острый лейкоз (в медицине);
- оперативный лизинг (в экономике);
- основная линия (в судостроении);
- опросный лист;
- команда КВН «Обычные люди» и др.
А похожее сокращение «ОС» вообще всем знакомо:
- только вот ИТ-специалист и просто опытный пользователь сразу поймут, что это «операционная система» компьютера – комплекс взаимосвязанных программ, предназначенных для управления ресурсами компьютера;
- а бухгалтер и финансист расшифруют как «основное средство» – здания, сооружения, машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие объекты с высокой стоимостью (подробно ОС описаны в ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина 30.03.2001 № 26н, которое, правда, утрачивает силу с 01.01.2022);
- человек, знакомый с обеими версиями, задумается и сориентируется по контексту.
Аббревиатура «МНС» может быть расшифрована как:
- младший научный сотрудник;
- Министерство по налогам и сборам (теперь именуется Федеральная налоговая служба России);
- метод наискорейшего спуска;
- мультифазная насосная станция;
- метасимпатическая нервная система.
Какой вариант выберете Вы? :) И какие – читатели приказа?
Именно поэтому для сокращения длинных текстовых конструкций обычно вводят родовые слова (и реже аббревиатуры) в начале текста документа, чтобы потом в нем их можно было использовать. Тогда читателям все будет понятно.
Пример 2. Вводим родовое слово в приказе
Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Барс» (далее – Общество) <…>
Пример 3. Вводим родовое слово в договоре
Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Барс» (далее – Заказчик) <…>
Пример 4. Вводим родовое слово и аббревиатуру в приказе
1. Утвердить Регламент выполнения операций по закреплению подвижного состава (далее – Регламент) и ввести в действие с 01.11.2021 <…> подвижной состав (далее – ПС) <…>
А для таких длинных документов, как локальные нормативные акты, раздел «Термины и определения» в самом начале текста просто необходим.
Но вернемся к приказам и распоряжениям. Полные правила их составления и оформления вы можете посмотреть:
- в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; п. 3.19–3.29 и Приложения № 2 и 3);
- Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.5 и Приложения № 4 и 5).
А порядок издания и оформления распорядительных документов, закрепленный в вашей Инструкции по делопроизводству, рекомендуем сверить с новыми Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; п. 3.3.8).
