Вопрос
Можно ли в приказах по основной деятельности писать «срок – выполнено»? Допустимы ли сокращения отделов (ОЛ – отдел логистики)? Например: 1. Начальнику ОЛ Савилову А.Ю. передать комплект документов в департамент по финансам Филиала «ПАО «Корпорация «Иркут» для проведения претензионной работы. Срок – выполнено.
Отвечает

Приказ является распорядительным документом, в котором руководитель дает поручения, назначает исполнителей и устанавливает сроки исполнения. На контроль обычно ставится каждый пункт приказа, содержащий поручение, и о том, что оно выполнено, исполнитель отчитывается письменно в той или иной форме, а контрольная служба делает отметку в контрольном журнале, карточке или в СЭД.

Если задание уже выполнено, то в приказе оно не должно упоминаться. Тем более в вашем примере речь идет, очевидно, о взаимодействии подразделений головной организации и филиалов в процессе текущей работы. Если же назрел какой-то конфликт во взаимодействии с филиалами, то руководитель организации может дать как устное, так и письменное распоряжение, но которое еще только предстоит выполнить (т.е. с обязательным установлением срока исполнения в будущем).

В приказах все наименования структурных подразделений и наименования должностей должны оформляться полностью и в соответствии:

  • с уставом,
  • схемой организационной структуры и
  • штатным расписанием.

Все исполнители, субъекты и объекты распорядительных действий приказа должны быть однозначно идентифицированы без возможности толкований и интерпретаций, даже если в вашей организации разработана и ведется система кодировки (идентификации) в локальных классификаторах для СЭД и иных информационных систем. Пусть и не каждый, но какие-то приказы будут попадать к людям из других организаций, которые с вашей кодировкой не знакомы, их будут читать через много лет и в архиве – всей этой расширенной аудитории должно быть однозначно понятно, о чем и о ком идет речь (без необходимости устраивать розыски установленных в конкретной организации кодов и сокращений).

Более того, для людей из разных сфер деятельности одна и та же аббревиатура может означать совершенно разные вещи. И такой человек, уже знакомый с расшифровкой аббревиатуры в своей предметной области, даже не станет искать другие варианты значений – он просто войдет в ступор. Например, упомянутое в вопросе сокращение тоже имеет разные варианты значений.

Пример 1. Различные расшифровки одной и той же аббревиатуры

Под «ОЛ» принято понимать:

  • острый лейкоз (в медицине);
  • оперативный лизинг (в экономике);
  • основная линия (в судостроении);
  • опросный лист;
  • команда КВН «Обычные люди» и др.

А похожее сокращение «ОС» вообще всем знакомо:

  • только вот ИТ-специалист и просто опытный пользователь сразу поймут, что это «операционная система» компьютера – комплекс взаимосвязанных программ, предназначенных для управления ресурсами компьютера;
  • а бухгалтер и финансист расшифруют как «основное средство» – здания, сооружения, машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие объекты с высокой стоимостью (подробно ОС описаны в ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина 30.03.2001 № 26н, которое, правда, утрачивает силу с 01.01.2022);
  • человек, знакомый с обеими версиями, задумается и сориентируется по контексту.

Аббревиатура «МНС» может быть расшифрована как:

  • младший научный сотрудник;
  • Министерство по налогам и сборам (теперь именуется Федеральная налоговая служба России);
  • метод наискорейшего спуска;
  • мультифазная насосная станция;
  • метасимпатическая нервная система.

Какой вариант выберете Вы? :) И какие – читатели приказа?

Именно поэтому для сокращения длинных текстовых конструкций обычно вводят родовые слова (и реже аббревиатуры) в начале текста документа, чтобы потом в нем их можно было использовать. Тогда читателям все будет понятно.

Пример 2. Вводим родовое слово в приказе

Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Барс» (далее – Общество) <…>

Пример 3. Вводим родовое слово в договоре

Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Барс» (далее – Заказчик) <…>

Пример 4. Вводим родовое слово и аббревиатуру в приказе

1. Утвердить Регламент выполнения операций по закреплению подвижного состава (далее – Регламент) и ввести в действие с 01.11.2021 <…> подвижной состав (далее – ПС) <…>

А для таких длинных документов, как локальные нормативные акты, раздел «Термины и определения» в самом начале текста просто необходим.

Но вернемся к приказам и распоряжениям. Полные правила их составления и оформления вы можете посмотреть:

  • в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; п. 3.19–3.29 и Приложения № 2 и 3);
  • Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.5 и Приложения № 4 и 5).

А порядок издания и оформления распорядительных документов, закрепленный в вашей Инструкции по делопроизводству, рекомендуем сверить с новыми Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; п. 3.3.8).

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Кому подписывать изменения в приказ в группе компаний

В Группе компаний приказы подписывает Генеральный директор (ГД) и есть полномочия Исполнительных директоров (ИД) по подписанию приказов управляемых обществ. Может ли ИД подписывать изменения в приказ, если основной приказ подписывал ГД?

Как оформить совместное решение работодателя и профкома

Каким видом документа оформить совместное решение администрации организации и профкома, например, о выплате ежемесячной материальной помощи работникам (с конкретными Ф.И.О.), если обычно: — организация утверждает свои решения приказом, — а профком – постановлением? Можно ли утвердить такую форму, как приказ-постановление?

Переподписывать приказы, если должность подписанта аннулировали?

Стоит ли переподписывать приказы по Обществу, если должность подписанта в ранее действующих приказах убрали из штатной структуры? Например: — приказ в конце 2020 г. подписал Директор по производству, — в январе 2021 г. должность убрали из штатной структуры и ввели Исполнительного директора.

Редактирование в MS Word: алгоритмы автоматической чистки текста

В длинном документе можно легко «вычищать» множество однотипных ошибок за 1 операцию: избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на более правильные (например, разговорное «Иван Сидоров» на официальное «Сидоров И.А., специалист отдела кадров» или устаревшее «ЗАО “Вектор”» на актуальное «АО “Вектор”», сокращенное «начальник отдела ДОУ» на полное «начальник отдела документационного обеспечения управления» и т.д.). На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, можно оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все одним махом). Помогут нам «Поиск», «Замена», «Навигация», служебные символы и подстановочные знаки.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Оформление приказа

Правила оформления реквизитов приказа описаны с учетом изменений, внесенных новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению ОРД. Детально описано и показано: как оформить бланк приказа, дату и регистрационный номер, гриф ограничения доступа; сформулировать текст и заголовок к нему; разобраться со сроками исполнения и ответственными исполнителями; по-новому оформить отметку о наличии приложений и данные о разработчике проекта приказа.