Top.Mail.Ru
Вопрос
Можно ли в приказах по основной деятельности писать «срок – выполнено»? Допустимы ли сокращения отделов (ОЛ – отдел логистики)? Например: 1. Начальнику ОЛ Савилову А.Ю. передать комплект документов в департамент по финансам Филиала «ПАО «Корпорация «Иркут» для проведения претензионной работы. Срок – выполнено.
Отвечает

Приказ является распорядительным документом, в котором руководитель дает поручения, назначает исполнителей и устанавливает сроки исполнения. На контроль обычно ставится каждый пункт приказа, содержащий поручение, и о том, что оно выполнено, исполнитель отчитывается письменно в той или иной форме, а контрольная служба делает отметку в контрольном журнале, карточке или в СЭД.

Если задание уже выполнено, то в приказе оно не должно упоминаться. Тем более в вашем примере речь идет, очевидно, о взаимодействии подразделений головной организации и филиалов в процессе текущей работы. Если же назрел какой-то конфликт во взаимодействии с филиалами, то руководитель организации может дать как устное, так и письменное распоряжение, но которое еще только предстоит выполнить (т.е. с обязательным установлением срока исполнения в будущем).

В приказах все наименования структурных подразделений и наименования должностей должны оформляться полностью и в соответствии:

  • с уставом,
  • схемой организационной структуры и
  • штатным расписанием.

Все исполнители, субъекты и объекты распорядительных действий приказа должны быть однозначно идентифицированы без возможности толкований и интерпретаций, даже если в вашей организации разработана и ведется система кодировки (идентификации) в локальных классификаторах для СЭД и иных информационных систем. Пусть и не каждый, но какие-то приказы будут попадать к людям из других организаций, которые с вашей кодировкой не знакомы, их будут читать через много лет и в архиве – всей этой расширенной аудитории должно быть однозначно понятно, о чем и о ком идет речь (без необходимости устраивать розыски установленных в конкретной организации кодов и сокращений).

Более того, для людей из разных сфер деятельности одна и та же аббревиатура может означать совершенно разные вещи. И такой человек, уже знакомый с расшифровкой аббревиатуры в своей предметной области, даже не станет искать другие варианты значений – он просто войдет в ступор. Например, упомянутое в вопросе сокращение тоже имеет разные варианты значений.

Пример 1. Различные расшифровки одной и той же аббревиатуры

Под «ОЛ» принято понимать:

  • острый лейкоз (в медицине);
  • оперативный лизинг (в экономике);
  • основная линия (в судостроении);
  • опросный лист;
  • команда КВН «Обычные люди» и др.

А похожее сокращение «ОС» вообще всем знакомо:

  • только вот ИТ-специалист и просто опытный пользователь сразу поймут, что это «операционная система» компьютера – комплекс взаимосвязанных программ, предназначенных для управления ресурсами компьютера;
  • а бухгалтер и финансист расшифруют как «основное средство» – здания, сооружения, машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие объекты с высокой стоимостью (подробно ОС описаны в ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина 30.03.2001 № 26н, которое, правда, утрачивает силу с 01.01.2022);
  • человек, знакомый с обеими версиями, задумается и сориентируется по контексту.

Аббревиатура «МНС» может быть расшифрована как:

  • младший научный сотрудник;
  • Министерство по налогам и сборам (теперь именуется Федеральная налоговая служба России);
  • метод наискорейшего спуска;
  • мультифазная насосная станция;
  • метасимпатическая нервная система.

Какой вариант выберете Вы? :) И какие – читатели приказа?

Именно поэтому для сокращения длинных текстовых конструкций обычно вводят родовые слова (и реже аббревиатуры) в начале текста документа, чтобы потом в нем их можно было использовать. Тогда читателям все будет понятно.

Пример 2. Вводим родовое слово в приказе

Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Барс» (далее – Общество) <…>

Пример 3. Вводим родовое слово в договоре

Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Барс» (далее – Заказчик) <…>

Пример 4. Вводим родовое слово и аббревиатуру в приказе

1. Утвердить Регламент выполнения операций по закреплению подвижного состава (далее – Регламент) и ввести в действие с 01.11.2021 <…> подвижной состав (далее – ПС) <…>

А для таких длинных документов, как локальные нормативные акты, раздел «Термины и определения» в самом начале текста просто необходим.

Но вернемся к приказам и распоряжениям. Полные правила их составления и оформления вы можете посмотреть:

  • в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; п. 3.19–3.29 и Приложения № 2 и 3);
  • Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.5 и Приложения № 4 и 5).

А порядок издания и оформления распорядительных документов, закрепленный в вашей Инструкции по делопроизводству, рекомендуем сверить с новыми Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; п. 3.3.8).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Уместность отдельных фраз в тексте служебного письма

Для каких видов писем какие обороты лучше использовать: для выражения просьбы, информирования, предложения, напоминания, претензии, требования и др.? Уместно ли использовать такие часто встречающиеся слова-метки, как «в ответ на», «информирую о», «сообщаю», «касательно»? На какую нормативную базу в этих вопросах можно опереться? Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Нужно ли склонять звания при составлении документов?

При составлении документов необходимо ли склонять звания? Например, в приказе: «Назначить главным редактором журнала ректора Иванова В.И., д-ра технических наук, члена экспертного Совета ВАК РФ, академика Академии военных наук Российской Федерации».

Распространенные ошибки в оформлении текстов документов (часть 2)

Во второй части статьи читайте ответы на следующие вопросы: как оформлять абзацы? надо ли писать в конце письма «С уважением,» и можно ли это делать от руки? в каких документах принято оформлять этикетную рамку? в каких случаях «Вы» и «Ваш» пишется с заглавной буквы, а в каких со строчной? что пишется с заглавной и что со строчной буквы в названиях организаций, праздников и массовых мероприятий? В этих вопросах часто ошибаются исполнители при оформлении текстов документов, поэтому наши наглядные разъяснения с примерами вы можете включить в программу обучения для сотрудников вашей организации, в методички и памятки для них... и для себя :)

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?