На такие конкретные и пронумерованные вопросы кратко можно ответить: 1) нет; 2) нет; 3) не должен.
Во-первых, протоколы не просто нумеруются, а регистрируются, т.е. на них оформляются идентификационные реквизиты (автор, текст, дата, номер / регистрационный индекс, подпись).
Во-вторых, в управлении организацией вы сталкиваетесь с разными коллегиальными органами и разновидностями протоколов. Их регистрация осуществляется в пределах своих документопотоков:
В третьих, в работе с протоколами следует разделять и совершенно отдельно рассматривать 2 аспекта:
Протоколы органов управления организацией оформляются и регистрируются в пределах срока полномочий этих органов с номера 1 по N-ный с добавлением индекса документопотока (т.е. с началом календарного года нумерация их протоколов не начинается заново). Корпоративные секретари это знают и ведут соответствующий учет.
Протоколы заседаний исполнительных и совещательных органов, комитетов, комиссий и оперативных совещаний регистрируются, как правило, по общим правилам – в пределах календарного года (т.е. каждый год начинается с № 1 с добавлением индекса документопотока).
В положениях о коллегиальных органах и регламентах их работы вопросы документирования заседаний, оформления и регистрации протоколов, должны быть конкретно регламентированы. Также конкретно регламентируется численный состав их членов, а при необходимости и должностной состав (например, очень часто заведующий архивом является секретарем экспертной комиссии организации по должности).
Что же касается персонального состава – это совершенно другой и отчасти оперативный вопрос, по которому вышестоящий орган управления принимает отдельное решение, например:
Полномочия этих коллегиальных органов остаются действующими, а в связи с изменениями кадрового состава организации их персональный состав может меняться.
Рекомендуем изучить положения о коллегиальных органах (и регламенты их работы), действующих в вашей организации, определить их виды (органы управления / исполнительные органы / совещательные) с учетом того, что они могут быть постоянно действующими (экспертная комиссия и т.п.) или временными (собрание сотрудников, рабочая группа и т.п.). А далее – в Инструкции по делопроизводству кратко закрепить порядок регистрации протоколов в зависимости от статуса коллегиального органа.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
У нашей компании есть дочерние организации. Если письмо пришло в дочернюю компанию, можно ли регистрировать входящее письмо на организацию-учредителя?
В организации регистрируем приказы, их подписывает только директор либо лицо, его замещающее. Бывают ситуации, когда приказ надо зарегистрировать «задним» числом, например, в текущую дату подписал исполняющий обязанности директора, а в дату регистрации директор был на месте. Получается несоответствие. Насколько это критично и как правильно оформлять подобные ситуации?
Какие изменения необходимо учесть при документировании решений общих собраний участников ООО с 01.03.2025. Какие формулировки теперь следует использовать. Какие изменения надо вносить в документы, связанные с проведением заседания или заочного голосования на общих собраниях участников. Приводим примеры оформления 5 протоколов по итогам общего собрания для разных ситуаций: с дистанционным участием некоторых лиц; с дистанционным участием всех; дистанционного заседания, признанного несостоявшимся из-за технических неполадок; только с заочным голосованием; заседания с очно-заочным голосованием.
Мы продолжаем разбирать распространенные ошибки в оформлении протокола заседания аттестационной комиссии (выявлены в результате анализа судебной практики): что должно быть указано в основной части протокола, какие варианты решений и предложений может принять аттестационная комиссия, как должно быть оформлено ознакомление аттестуемого работника с протоколом либо подтвержден его отказ от этого. Показываем правильно оформленные протокол заседания аттестационной комиссии и акт об отказе от ознакомления с ним. Узнаете, что может сделать работодатель в случае неудовлетворительного результата аттестации работника и кого в любом случае уволить не имеют права.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
