Практика работы с техническими документами заимствована нашей компанией из западного проектного подхода. Благодаря реализации нескольких крупномасштабных технологически сложных объектов в России с участием иностранных компаний, данная практика у нас успешно закрепилась.В этой статье рассказываем, какие нормативные документы, регламентирующие работу с технической документацией по проекту, важно проработать до заключения контрактов между заказчиком и исполнителями, чтобы подписать их в составе комплекта договорной документации. Какие риски возникают, если этого не сделать.Как закрепить правила нумерации технических документов. Что можно кодировать в номере. Как обозначать версии документов, причины выпуска, коды согласования. Как меняется работа с документом в зависимости от этих характеристик.
В России за последние десятилетия реализовались крупные, технологически сложные проекты в промышленности с привлечением иностранных компаний из Европы и Азии. И лучшие практики работы с научно-техническими документами перенимались отечественными специалистами. В нашей компании технический документооборот является симбиозом нормоконтроля (со времен СССР) и зарубежных практик с использованием электронного документооборота, системы управления инженерными данными (СУИД) и 3D-моделированием. Именно этим передовым опытом мы и делимся с вами.
По каким правилам играем?
Очень часто при подведении итогов крупных проектов можно увидеть «уроки», касающиеся проектных процедур, регламентов и инструкций – нормативных документов, разрабатываемых для управления процессами проекта. В техническом документообороте отсутствие регламентов и процедур на процессы, шаблонов документов, требований к нумерации документации, их несвоевременное появление или низкое качество серьезно влияют на график разработки документации и, как следствие, срыв сроков, коллизии и удорожание проекта.
Приходя на проект, специалист по техническому документообороту должен в самые первые дни быть ознакомлен с процедурами, по которым он в дальнейшем будет выстраивать рабочие процессы. Он должен при любых сложных или новых ситуациях быть готов перенести проблему в русло «А как это описано в процедуре?»
Обычно на проекте существует 2 стандартные процедуры, относящиеся к документообороту:
-
процедура нумерации технической документации дает базу для кодирования всех видов документации, статуса рассмотрения документов, ревизионности и причин выпуска;
-
процедура управления техническими документами описывает процессы документооборота: правила внесения изменений, выдачи замечаний, циклы рассмотрения, взаимоотношения заказчика и подрядчика.
Если в организации имеется система технического документооборота (СТДО), то существует Инструкция по работе в информационной системе. Факт наличия СТДО определяет большинство процессов, которые описываются в процедурах. В Инструкции описываются лишь технические процессы (работа в системе, например, как загрузить или направить документ на согласование), а знания – почему...
