Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 12 / 2023
  3. Ответы на вопросы

Когда формировать дела?

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2023
Вопрос
Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?
Отвечает
Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Номенклатура дел – инструмент управления документами, выполняющий функции справочника по документальному фонду организации и внутреннего нормативного документа, устанавливающего сроки хранения. Те же функции могут выполнять и другие инструменты, поэтому далеко не все организации имеют номенклатуру дел. Главное то, что не делопроизводство ведется ради номенклатуры, а номенклатура обслуживает реальное делопроизводство и должна подстраиваться под него (именно поэтому многие организации, особенно те, у которых динамично меняется внутренняя структура или обязанности подразделений,...

Вы видите начало этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Купить этот ответ
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2024
Современное делопроизводство

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Наталья Коршакова
эксперт по внутреннему документообороту телекоммуникационной компании

Принципиальное увеличение сроков хранения документов

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2024
Современное делопроизводство

Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?

Анна Куликова
руководитель Центра профессионального образования ДИТАД, модератор ТГ-канала «Управление документами»

Аудиовизуальные документы в номенклатуре дел

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2024
Современное делопроизводство

Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разные номера у одного дела

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2024
Архивное дело

Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Порядок разработки номенклатуры дел

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2009
Современное делопроизводство

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2024
Современное делопроизводство

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Наталья Коршакова
эксперт по внутреннему документообороту телекоммуникационной компании

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2014
Современное делопроизводство

Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020
Современное делопроизводство

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Раздел не найден.