Как подписывать скан ответа на обращение гражданина?

В ситуации, которую вы описали в вопросе, очевидно, что вы оперативно направляете гражданину электронную копию ответа, а ответ дополнительно должен быть направлен ему как оригинал в бумажной форме по его почтовому адресу.

В этом случае само электронное сообщение с присоединенным к нему файлом электронной копии отправляется с корпоративной электронной почты. Считается, что для входа в нее пользователь «залогинился»: ввел пароль руками или он сработал автоматически на его компьютере. Соответствие введенного пароля учетной записи в почтовой программе признается подписанием простой электронной подписью¹.

На портале госуслуг также автоматически закрепляется электронный адрес государственного органа / органа местного самоуправления, чтобы обеспечить ведение переписки с гражданами с его помощью (зарегистрированный гражданин получает личный кабинет на портале госуслуг).

Таким образом, гражданин может получить на свою электронную почту (достаточно заверения простой ЭП сотрудника, уполномоченного вести работу с обращениями граждан):

• скан бумажного документа, на котором в виде «картинки» будет видна собственноручная подпись вашего руководителя либо
• электронный ответ с визуализацией УКЭП руководителя.

Если в личный кабинет на портале госуслуг направляется электронный ответ с визуализацией УКЭП руководителя, то к этому файлу тоже не прикрепляется усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись!

Действительно, нет рекомендаций о применении того или иного вида электронной подписи при направлении ответов на обращения граждан:

• ни в Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ (действующая редакция от 28.12.2024) «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»,
• ни в Методических рекомендациях по практике применения Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (утв. Администрацией Президента РФ 04.02.2021 № А1-348о)².

Действующим законодательством и постановлениями Правительства РФ строго регламентируется межведомственное электронное взаимодействие с применением, как правило, усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Для взаимодействия с гражданами строгой регламентации применяемых видов электронной подписи нет. Потому что в этой работе гораздо важнее организационный аспект, т.е. полномочия руководителей и сотрудников, которые в соответствии с Законом № 59-ФЗ должны получить право вести переписку по обращениям граждан от имени организации. Только уполномоченных сотрудников наделяют правом применять электронную подпись того или иного вида в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». То есть требования этого закона должны соблюдаться при подписании создаваемых электронных документов / электронных копий и электронных сообщений по любым вопросам и в любых управленческих ситуациях, в т.ч. в работе по обращениям граждан.

В организации должен быть разработан и утвержден Перечень видов документов, которые имеют право подписывать только уполномоченные сотрудники с применением электронной подписи того или иного вида (с учетом разных каналов коммуникаций). Конкретные фамилии уполномоченных сотрудников и замещающих лиц на период их временного отсутствия закрепляются приказом первого руководителя, который должен своевременно актуализироваться.