Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: использование факсимиле при подписании упомянутых в вопросе документов допускается гражданским законодательством при условии, что это предусмотрено, в частности, соглашением сторон.
Даже при отсутствии такого соглашения подписание документов, оформляющих приемку работ или услуг, путем факсимильного воспроизведения подписи руководителя организации само по себе не означает, что работы не выполнены (услуги не оказаны) или не приняты соответствующей стороной договора, если имеются доказательства, свидетельствующие об обратном.
В налоговых правоотношениях применение факсимиле при подписании документов может привести к возникновению разногласий с налоговым органом по вопросу о налоговых последствиях совершения сделки (в частности, обоснованности уменьшения налоговой базы).
Обоснование вывода
В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Следовательно, если стороны договора достигли соглашения о факсимильном воспроизведении подписей сторон при совершении сделок, использование факсимиле возможно.
Отметим, что сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 153 ГК РФ). Подписание акта выполненных работ или акта приемки оказанных услуг лишь фиксирует исполнение обязательств по договору и не направлено на возникновение, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Тем не менее по аналогии закона (п. 1 ст. 6 ГК РФ) правило п. 2 ст. 160 ГК РФ применимо и к подписанию документов, оформляющих приемку выполненных работ или оказанных услуг.
Также заметим, что жилищное законодательство не регламентирует использование факсимиле при подписании документов, связанных с выполнением работ, оказанием услуг по содержанию и текущему ремонту общего имущества в многоквартирном доме. Однако, поскольку договор управления многоквартирным домом является гражданско-правовым договором, отношения по которому регулируются в том числе гражданским законодательством (ч. 1 ст. 7 ЖК РФ, п. 1 ст. 2 ГК РФ, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 23.10.2017 № Ф04-23492/15), изложенный подход применим и к отношениям по данному договору.
Таким образом, если между сторонами достигнуто соответствующее соглашение, подписание акта о приемке выполненных работ по форме № КС-2, справки о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3, акта приемки оказанных услуг и (или) выполненных работ по содержанию и текущему ремонту общего имущества в многоквартирном доме (форма, утвержденная приказом Минстроя России от 26.10.2015 № 761/пр) с использованием факсимиле гражданскому законодательству не противоречит.
Следует отметить, что в правоприменительной практике не сложился единообразный подход к решению вопроса о возможности подтвердить такими документами, подписанными с факсимильным воспроизведением подписей сторон, факт выполнения работ или оказания услуг по договору, исполнения других договорных обязательств в ситуации, когда соглашение об использовании факсимиле при подписании документов между сторонами не заключалось. Некоторые суды полагают, что, поскольку законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле на документах, имеющих финансовые последствия, в отсутствие письменного соглашения сторон об использовании факсимиле подписанные таким образом документы не подтверждают факт передачи товаров (выполнения работ, оказания услуг и т.д.) (см., например, постановления Арбитражного суда Поволжского округа от 24.09.2015 № Ф06-493/15, Пятого арбитражного апелляционного суда от 13.06.2012 № 05АП-4008/12, Второго арбитражного апелляционного суда от 27.05.2009 № 02АП-1819/2009).
Однако в спорной ситуации решение этого вопроса зависит от многих конкретных обстоятельств. Так, факт выполнения работ или оказания услуг может быть подтвержден не только актом, но и другими доказательствами (ч. 2 ст. 64 АПК РФ). Исходя из особенностей конкретной ситуации суд может также прийти к выводу о том, что обмен документами, подписанными факсимильной подписью, составлял обычную практику, сложившуюся в отношениях сторон договора, и отсутствие в документе, оформляющем приемку исполнения по договору, собственноручной подписи стороны само по себе не свидетельствует о недействительности такого документа (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11.10.2010 по делу № А46-19800/2009, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.05.2017 № 11АП-5336/17, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.04.2017 № 15АП-29/17, Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.10.2016 № 09АП-35315/16, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.02.2016 № 19АП-7279/15).
Вместе с тем обратим внимание на следующее. Ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не предусматривают возможности использования факсимиле как аналога собственноручной подписи, и в то же время прямо не исключают такую возможность. Согласно п. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательным реквизитом первичного учетного документа являются подписи лиц, совершивших сделку, операцию или ответственных за оформление свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Способ проставления подписи в первичном учетном документе правилами упомянутого федерального закона не регламентирован. Вместе с тем, по смыслу приведенных норм, подписать документ должно то лицо, которое совершает сделку, операцию, отвечает за оформление свершившегося события. Очевидно, что генеральный директор не участвует в подписании акта выполненных работ или оказанных услуг, если в документе проставляется его факсимильная подпись, поскольку фактически ее проставляет другое лицо.
Представители Минфина России в своих разъяснениях обращают внимание на то, что с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы (письмо от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951).
В письме от 20.12.2000 № 16-00-14/820 Минфин России высказал мнение о том, что документ, подписанный факсимильной подписью, может быть использован только в оперативном управлении для принятия управленческих решений и не может быть принят к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа, так как факсимильная копия не гарантирует действительность на ней подписи.
В письме МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 отмечено, что факсимиле не допускается использовать на документах, имеющих финансовые последствия.
К схожим выводам во многих случаях приходят и суды при рассмотрении споров, связанных с налоговыми последствиями совершения сделок с использованием факсимиле. Так, Восемнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 07.09.2009 № 18АП-7046/2009 указал, что использование факсимиле в налоговых правоотношениях является недопустимым.
В постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 23.04.2010 № 07АП-1986/10 отмечается, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур. К такому же выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 10.04.2008 по делу № А56-22886/2007.
Семнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 04.05.2009 № 17АП-2735/09 применительно к рассмотренной им ситуации заметил, что наличие факсимильного воспроизведения подписи в договоре, счетах-фактурах и в актах приема-сдачи работ является дополнительным доводом, свидетельствующим не в пользу налогоплательщика при разрешении спора о реальности хозяйственных операций, расходы по которым учтены в целях налогообложения прибыли и в вычетах по НДС.
А Тринадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 26.07.2013 № 13АП-13291/13 подчеркнул, что в публичной сфере факсимильное воспроизведение подписи не применяется, если иное прямо и недвусмысленно не установлено в законе.
Поэтому мы полагаем, что следует разграничить гражданско-правовые и налоговые последствия использования факсимиле при подписании таких документов, как акт о приемке выполненных работ или оказанных услуг, справка о стоимости выполненных работ и затрат. Отсутствие в бухгалтерском и налоговом законодательстве указания на возможность использования факсимильной подписи в первичных документах само по себе не означает недействительности такого документа или отсутствия у него доказательственной силы, поскольку эти документы составляются в рамках исполнения обязательств в договорной сфере, регулируемой ГК РФ, который такое воспроизведение подписи допускает (см. также постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 23.12.2008 № 02АП-5121/2008).
Однако при подписании документов таким способом, даже если это предусмотрено соглашением сторон, организация может столкнуться с претензиями налоговых органов относительно подтверждения учета затрат по договору в расходах при налогообложении прибыли или применения иных налоговых последствий совершения сделки, направленных на уменьшение налоговой базы. В этом случае организация может оказаться вынуждена доказывать реальность хозяйственных операций при рассмотрении спора в суде.
