1. Обособленным подразделением организации в рамках налогового законодательства признается любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или нет его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми оно наделяется. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца (п. 2 ст. 11 НК РФ, письмо Минфина России от 18.08.2015 № 03-02-07/1/47702).
Организации, в состав которых входят обособленные подразделения, расположенные на территории РФ, подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ). Постановка на учет в налоговых органах российской организации по месту нахождения ее обособленных подразделений (за исключением филиала, представительства) осуществляется налоговыми органами на основании сообщений, представляемых (направляемых) этой организацией в соответствии с п. 2 ст. 23 НК РФ (п. 4 ст. 83, п. 2 ст. 84 НК РФ).
Юридическое лицо в течение одного месяца со дня создания на территории РФ обособленного подразделения (за исключением филиалов и представительств) обязано подать сообщение об этом в ИФНС по своему месту нахождения (подп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ). Сообщение подается по форме № С-09-3-1, утвержденной приказом ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@. Если сообщение подается представителем организации, к нему нужно приложить доверенность (п. 3 ст. 29 НК РФ). Никаких дополнительных документов направлять не нужно, если только ООО не наделяет обособленное подразделение полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, открыв ему банковский счет (смотрите п. 2 ниже).
Подчеркнем, законодательство не требует оформлять решение (приказ) о создании обособленного подразделения. Вместе с тем на практике его часто издают (что в целом можно считать целесообразным – он как минимум позволяет избежать спора с налоговиками относительно момента создания подразделения и, соответственно, соблюдения сроков постановки на учет). По умолчанию создание обособленного подразделения входит в компетенцию единоличного исполнительного органа ООО (если иное прямо не предусмотрено его уставом). Однако если соответствующий приказ (решение) издавался, представлять его в ИФНС вместе с формой № С-09-3-1 не требуется (смотрите п. 2.1 письма ФНС от 3.09.2010 № МН-37-6/10623@).
Сообщение о создании обособленного подразделения может быть:
- представлено непосредственно в инспекцию;
- направлено по почте заказным письмом;
- передано через личный кабинет налогоплательщика;
- передано в электронной форме по ТКС. В этом случае требуется заверить сообщение усиленной квалифицированной электронной подписью лица, представляющего его (п. 7 ст. 23, п. 5.1 ст. 84 НК РФ).
Инспекция на основании переданного сообщения ставит на учет организацию по месту нахождения ее обособленных подразделений (п. 4 ст. 83 НК РФ).
В течение 5 рабочих дней со дня получения указанного сообщения налоговый орган осуществляет постановку организации на учет по месту нахождения ее ОП. Уведомление о постановке на учет направляется организации в электронном виде (по форме № 1-3-Учет, утв. приказом ФНС России от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@, п. 2 ст. 84, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). В письменной форме на бумажном носителе такое уведомление выдается только по запросу организации (п. 5.1 ст. 84 НК РФ).
2. Помимо этого ООО обязано сообщить в налоговую инспекцию по месту своего нахождения о наделении обособленного подразделения, созданного на территории РФ, полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц (в течение одного месяца, подп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Форма сообщения утверждена приказом ФНС России от 10.01.2017 № ММВ-7-14/4@. В дальнейшем ИФНС самостоятельно направляет данную информацию в ПФР.
Выступая в качестве страхователя по обязательному соцстрахованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, ООО обязано также сообщать в территориальные органы ФСС РФ о создании, ликвидации, изменении адреса (места нахождения) и (или) наименования обособленных подразделений, которым для совершения операций открыты счета в банках (иных кредитных организациях) и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц (подп. 2 п. 1 ст. 6, подп. 13 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», см. также письмо ФСС РФ от 08.02.2017 № 02-09-14/05-02-980). Для этого необходимо не позднее 30 календарных дней со дня создания подразделения направить в территориальный орган ФСС РФ по месту его нахождения:
- заявление о регистрации по форме, утв. приказом ФСС России от 22.04.2019 № 217;
- копии документов из банка об открытии счета подразделения;
- документ, подтверждающий, что подразделение начисляет выплаты физическим лицам (например, положение об обособленном подразделении, приказ о его создании и т.д.) (см. п. 15 Административного регламента ФСС РФ по предоставлению государственной услуги по регистрации и снятию с регистрационного учета страхователей – юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений, утв. приказом ФСС России от 22.04.2019 № 217, пункты 6, 9, 10 Порядка регистрации и снятия с учета в территориальных органах ФСС РФ страхователей и лиц, приравненных к страхователям, утв. приказом Минтруда России от 29.04.2016 № 202н).
