Как оформить недостающее приложение к письму?

Вопрос
Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?
Отвечает

Начнем со второй ситуации. Действительно, зарегистрировать документ и приложения к нему возможно в один день, если сложилась такая возможность. Только на самих документах-приложениях и в регистрационной карточке в СЭД (или электронном регистрационном журнале) оформите дополнительно фактическую дату получения. Например, на нижнем поле первого листа документа-приложения от руки или штампом проставьте: «Получено 16.11.2021».

А в регистрационной карточке, когда вы заполняете поле «отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)», сделайте такое же уточняющее дополнение: «Получено 16.11.2021», т. е. зафиксируйте фактическую дату получения, возможно более позднюю, чем дата регистрации основного документа. Акт об отсутствии приложений оформлять не потребуется: если все приложения у вас, значит, проблема уже благополучно разрешилась.

В первой ситуации поступайте следующим образом. Обычно в Инструкцию по делопроизводству, в Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции сотрудников, ответственных за прием, отправку и регистрацию документов, включаются порядок решения данных вопросов и необходимые права сотрудников.

Если при вскрытии конверта не оказалось документов-приложений, сначала проверьте, что зафиксировано в описи вложения заказного письма, которая может быть в конверте, если это ценное отправление. Если в описи приложения значатся, а фактически в конверте их нет, то претензии могут быть предъявлены к отделениям почтовой связи и отправителем, и вашей организацией, хотя шансы найти потерянное близки к нулю.

Если заказное письмо было отправлено без описи вложения, то сразу можно приступить к составлению акта о неполном комплекте документов, полученных заказным письмом или простым письмом / бандеролью (см. Пример). Составление акта и фиксация отсутствия или порчи полученных конвертов и документов в них – ​рутинная задача, которую служба делопроизводства выполняет в рамках своих полномочий. Руководителю службы ДОУ обычно предоставляются права образовывать соответствующую комиссию и утверждать ее акты.

Сразу после утверждения акта его экземпляр необходимо направить вашему корреспонденту, причем срочно: электронную копию по адресу электронной почты, а затем бумажный вариант через почтовое отделение. Акт может быть направлен в качестве самостоятельного документа или вместе с сопроводительным письмом. Свой экземпляр акта вы должны оставить в службе делопроизводства. Дело с актами отсутствия (повреждения) документов и приложений в почтовых отправлениях обычно формируется как переходящее, включается в номенклатуру дел службы делопроизводства и хранится 3 года в соответствии со ст. 184 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Пример. Акт отсутствия (повреждения) документов и приложений в почтовом отправлении

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Когда заработают новые правила по использованию электронных подписей?

Слышала, что нововведения по электронным подписям перенесут с 1 января 2022 г. на 1 марта 2022 г. Так ли это?

Можно ли считать расторгнутым предварительный договор, если не выполнено условие о подписании основного?

В соответствии с предварительным договором потребитель обязан подписать основной договор купли-продажи в течение 3 дней с момента уведомления о доставке товара на склад. Если потребитель его не подпишет в установленный предварительным договором срок, то можно ли считать предварительный договор расторгнутым?

Возможна ли переквалификация договора оказания услуг с самозанятым в трудовой договор?

Компания планирует заключить договор возмездного оказания услуг с физическим лицом, применяющим режим налогообложения «налог на профессиональный доход» (НПД). Существует ли риск переквалификации судом или иным органом власти такого договора с физическим лицом – ​самозанятым гражданином в трудовой договор?

Что делать с документами, если должность подписанта упразднили?

Стоит ли переподписывать приказы по обществу, если должность подписанта в ранее действующих приказах убрали из штатной структуры? Например: – приказ в конце 2020 г. подписал директор по производству, – в январе 2021 г. должность убрали из штатной структуры и ввели исполнительного директора.

Взыскана сумма по судебному приказу, который позже был отменен. Как вернуть деньги, можно ли взыскать проценты и расходы на юриста

Взыскана сумма по судебному приказу. Судебный приказ впоследствии отменен, однако взыскание по нему произведено и получено взыскателем. Можно ли вернуть деньги не через поворот судебного решения, а с помощью самостоятельного иска о взыскании денег, а также взыскать еще проценты по ст. 395 ГК РФ и расходы на юриста?

Возможно ли заключение дополнительного соглашения к договору с истекшим сроком действия и его распространение на период, предшествующий подписанию дополнительного соглашения

В договоре возмездного оказания услуг отсутствует условие о том, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору. При этом у заказчика сохраняется задолженность перед исполнителем за оказанные услуги. Договор прекратил свое действие в четко указанную в договоре календарную дату, однако стороны приняли решение пролонгировать отношения на дополнительный срок. Для этого они согласуют и подписывают дополнительное соглашение к договору, но само соглашение датируют текущей датой, за пределами срока действия договора, при этом дополнительное соглашение распространяет действие на взаимоотношения сторон, возникшие с первого дня после окончания срока действия договора. Договор прекратил свое действие 31.12.2019, составляется дополнительное соглашение, датированное 09.01.2020, и в тексте дополнительного соглашения указывается, что оно распространяет свое действие на взаимоотношения сторон, возникшие с 01.01.2020. Правомерно ли это? Возможно ли заключение дополнительного соглашения к договору с истекшим сроком действия?

Имеет ли право одно юридическое лицо оплатить товар за другое?

Возможно ли, чтобы одно ООО оплатило товар за другое ООО на безвозмездной основе?

Рабочий день в организации установлен с 08.00 до 17.00.Если работник отметился в 08.00 на проходной, а не на своем рабочем месте, будет ли это являться опозданием?

В соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка рабочий день в организации установлен с 08.00 до 17.00. Территория работодателя – большая. Прежде чем попасть на свое рабочее место, работник должен пройти через проходную. Преодоление расстояния от проходной до цеха занимает длительное время. Если работник отметился на проходной в 08.00, будет ли это являться опозданием?