Не утверждайте никаких новых видов и форм документов. Давайте рассуждать логически. Организация-работодатель и первичная профсоюзная организация (профком является ее органом управления) – как правило, различные юридические лица, каждое из которых может принимать решение о выплате материальной помощи и иных видов поддержки как своим работникам (могут и не быть членами профсоюза), так и членам своей профсоюзной организации. Это разные процессы, разные основания и разные бюджеты. Но очень хорошо, что профком и администрация так тесно взаимодействуют в решении вопросов оплаты труда.
Проверьте локальные нормативные акты (ЛНА) своей организации, на основании которых ежемесячно выплачивается материальная помощь на основании совместного решения. Если выплата осуществляется из фондов организации, а не профсоюза, тогда, например, в Положении о мотивации работников или ином ЛНА обычно устанавливается процедура подготовки решения о выплате и все документы, ее сопровождающие.
По общему правилу документом-основанием для осуществления непосредственной выплаты должен быть приказ руководителя, к которому в качестве приложения оформляется список работников и дается поручение главному бухгалтеру осуществить выплату материальной помощи к такому-то числу. Но документом-основанием для издания приказа со списком фамилий и, возможно, размерами выплат может быть:
- протокол заседания профкома,
-
выписка из протокола или
- изданное на основании протокола постановление профкома c рекомендациями и предложениями по кандидатурам и размерам выплат, которые должны определяться на основании какого-то заранее разработанного алгоритма, закрепленного в ЛНА;
- какие-то ситуации могут быть четко прописаны в ЛНА (например, выплата к определенным праздникам дополнительных денег на основании Положения о материальной помощи).
Заверенная копия протокола, подписанная председателем профкома (оптимально), или выписка из протокола, или подписанное председателем профкома (возможно, и дополнительно секретарем) постановление, в установленные ЛНА сроки передаются работодателю для издания приказа по личному составу о выплате материальной помощи, который имеет срок хранения 50 лет по ст. 434 а) типового Перечня 2019 года.
Возможно, на вашем предприятии заключено соглашение между работниками, интересы которых представляет профсоюз, и работодателем об условиях выплат сотрудникам, на основании которого создана совместная комиссия из представителей профкома, кадровой службы и структурных подразделений (по поощрениям, по определению условий оплаты труда, по назначению материальной помощи, иных выплат и т.п.). Подобная комиссия должна действовать на основании Положения, в котором фиксируются:
- полномочия,
- регламент проведения заседаний,
- порядок документирования,
- возможная очередность в выполнении функции председателя и т.п. организационные аспекты.
В тексте соглашения с работодателем и в Положении о совместной комиссии управленческие решения, которые принимаются одновременно обеими сторонами, обычно обозначаются обобщающим словом «решение» или «совместное решение». Но заседание совместной комиссии документируется протоколом как видом документа.
Поэтому в такой ситуации основанием для издания приказа руководителя организации должен быть протокол (заверенная копия) или удостоверенная выписка из протокола заседания комиссии.
