Top.Mail.Ru

Оформляем реквизит «Адресат» – когда он занимает несколько должностей

Вопрос
Как правильно оформить реквизит «Адресат», если адресат занимает в нескольких компаниях руководящую должность: Генеральному директору ООО «Стройпроект» А.И. Иванову Генеральному директору ООО «Стройконсалт» А.И. Иванову или Генеральному директору ООО «Стройпроект», Генеральному директору ООО «Стройконсалт» А.И. Иванову
Отвечает

В данной ситуации формальные реквизитные правила не помогут, вам необходимо проанализировать конкретную управленческую ситуацию, в которой ведется деловая переписка, и цель создания письма с учетом его разновидности. Например, разновидность письма может быть: письмо-претензия, письмо в рамках исполнения договора, письмо-предложение, гарантийное, запрос, требование, просьба и т.п. По отношению к подведомственным организациям (компаниям, являющимся взаимозависимыми, входящими в группу лиц), письмо-просьба (речевая метка – ​«прошу») часто приобретает силу прямого распоряжения.

В процессе согласования проекта письма необходимо выяснить все особенности ситуации служебной коммуникации, чтобы вместе с исполнителем оформить ее в письме и юридически верно, и с сохранением определенной конфиденциальности (для внешней среды, если компании-адресаты входят в ваш холдинг, или для вашего адресата, с которым вы ведете переписку, очевидно, не в первый раз).

Во-первых, адресатом служебного письма является не персоналия (Иванов, Петров, Сидоров и др.), а должностное лицо (единоличный исполнительный орган конкретной компании, как в вашем случае), организация или ее структурное подразделение. Во внешней управленческой среде, в которой ведется переписка, вы можете не знать (и формально – ​не обязаны), что одна и та же персоналия занимает должность руководителя в разных компаниях (возможно, даже аффилированных). Если эти организации входят в вашу группу лиц (холдинг), то знание о том, какие должности человек занимает в нескольких компаниях, становится понятным.

Во-вторых, даже входящие в одну структуру компании во внешней среде действуют как отдельные и самостоятельные юридические лица. В данной ситуации во избежание юридических рисков рекомендуем оформить 2 отдельных письма, адресовав 1-е в одну организацию, а 2-е – ​в другую.

Пример 1

В-третьих, вы можете в этом реквизите не упоминать ни адрес, ни фамилию и инициалы руководителя двух компаний, чтобы при просмотре ваших исходящих писем эта «связь» не бросалась в глаза, например, проверяющим.

Пример 2

Письмо, адресованное организации, должно быть представлено на рассмотрение ее руководителю (Иванову А.В.) и рассмотрено им. Даже если вы ведете переписку с данными организациями не в первый раз и знаете фамилии всех руководителей, учитывайте, что письмо – ​это документ, выполняющий во внешней среде и деловых коммуникациях функцию доказательства. Систему доказательств законности деятельности каждое юридическое лицо выстраивает самостоятельно.

В-четвертых, вашей организации так будет легче контролировать исполнение поставленных в письмах задач, вопросов – ​вы сможете отслеживать ход событий отдельно по каждой организации-адресату (а не по персоналии Иванову А.В. в чужих организациях).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Оформляем отметку о приложении в сопроводительном письме

Сопроводительные письма используются в юридической практике регулярно. Объясняем, направление каких документов потребует составления сопроводительного письма и как оформлять отметку о приложении в различных случаях. В частности, если направляемый документ поименован в тексте письма, если приложений несколько, если количество листов зафиксировано в самом приложении, если приложение к письму имеет собственное приложение, если в бумажном письме сообщаем о направлении электронного документа, если приложений слишком много, если приложение содержит конфиденциальную информацию и пр.

Нужно ли перед реквизитом «Виза» указывать слово «Виза:» (или "Согласовано:")?

Нужно ли перед реквизитом «Виза» указывать слово «Виза:»? Если не нужно, то как визу отделить от подписи? Можно вместо «Виза:» писать «Согласовано:»?

Как составить сопроводительное письмо

Что такое сопроводительное письмо? Как его составить и что в него необходимо обязательно включить? Когда следует писать «Вы» с прописной, а когда со строчной буквы? Как формулировать просьбы? Каков порядок проставления отметок о приложении? Нужно ли регистрировать письмо? Как оформляется адресат в подобном письме? Нужно ли ставить отметку об исполнителе и каким образом?

Как правильно оформлять реквизит «Виза»?

Нужно ли перед реквизитом «Виза» указывать слово «Виза:». Если не нужно, то как визу отделить от подписи? Можно вместо «Виза:» писать «Согласовано:»?

Оформляем отметку о приложении в сопроводительном письме

Сопроводительные письма используются в юридической практике регулярно. Объясняем, направление каких документов потребует составления сопроводительного письма и как оформлять отметку о приложении в различных случаях. В частности, если направляемый документ поименован в тексте письма, если приложений несколько, если количество листов зафиксировано в самом приложении, если приложение к письму имеет собственное приложение, если в бумажном письме сообщаем о направлении электронного документа, если приложений слишком много, если приложение содержит конфиденциальную информацию и пр.

Нужно ли перед реквизитом «Виза» указывать слово «Виза:» (или "Согласовано:")?

Нужно ли перед реквизитом «Виза» указывать слово «Виза:»? Если не нужно, то как визу отделить от подписи? Можно вместо «Виза:» писать «Согласовано:»?

Как составить сопроводительное письмо

Что такое сопроводительное письмо? Как его составить и что в него необходимо обязательно включить? Когда следует писать «Вы» с прописной, а когда со строчной буквы? Как формулировать просьбы? Каков порядок проставления отметок о приложении? Нужно ли регистрировать письмо? Как оформляется адресат в подобном письме? Нужно ли ставить отметку об исполнителе и каким образом?

Кого указать адресатом ответного письма - руководителя организации или конечного исполнителя?

Часто письмо приходит за подписью руководителя организации, а ответ просят направить по адресу электронной почты исполнителя. Кого указывать в адресате в данном случае, ведь письмо-ответ подписывает первый руководитель?