Top.Mail.Ru

Оформляем реквизит «Адресат» – когда он занимает несколько должностей

Вопрос
Как правильно оформить реквизит «Адресат», если адресат занимает в нескольких компаниях руководящую должность: Генеральному директору ООО «Стройпроект» А.И. Иванову Генеральному директору ООО «Стройконсалт» А.И. Иванову или Генеральному директору ООО «Стройпроект», Генеральному директору ООО «Стройконсалт» А.И. Иванову
Отвечает

В данной ситуации формальные реквизитные правила не помогут, вам необходимо проанализировать конкретную управленческую ситуацию, в которой ведется деловая переписка, и цель создания письма с учетом его разновидности. Например, разновидность письма может быть: письмо-претензия, письмо в рамках исполнения договора, письмо-предложение, гарантийное, запрос, требование, просьба и т.п. По отношению к подведомственным организациям (компаниям, являющимся взаимозависимыми, входящими в группу лиц), письмо-просьба (речевая метка – ​«прошу») часто приобретает силу прямого распоряжения.

В процессе согласования проекта письма необходимо выяснить все особенности ситуации служебной коммуникации, чтобы вместе с исполнителем оформить ее в письме и юридически верно, и с сохранением определенной конфиденциальности (для внешней среды, если компании-адресаты входят в ваш холдинг, или для вашего адресата, с которым вы ведете переписку, очевидно, не в первый раз).

Во-первых, адресатом служебного письма является не персоналия (Иванов, Петров, Сидоров и др.), а должностное лицо (единоличный исполнительный орган конкретной компании, как в вашем случае), организация или ее структурное подразделение. Во внешней управленческой среде, в которой ведется переписка, вы можете не знать (и формально – ​не обязаны), что одна и та же персоналия занимает должность руководителя в разных компаниях (возможно, даже аффилированных). Если эти организации входят в вашу группу лиц (холдинг), то знание о том, какие должности человек занимает в нескольких компаниях, становится понятным.

Во-вторых, даже входящие в одну структуру компании во внешней среде действуют как отдельные и самостоятельные юридические лица. В данной ситуации во избежание юридических рисков рекомендуем оформить 2 отдельных письма, адресовав 1-е в одну организацию, а 2-е – ​в другую.

Пример 1

В-третьих, вы можете в этом реквизите не упоминать ни адрес, ни фамилию и инициалы руководителя двух компаний, чтобы при просмотре ваших исходящих писем эта «связь» не бросалась в глаза, например, проверяющим.

Пример 2

Письмо, адресованное организации, должно быть представлено на рассмотрение ее руководителю (Иванову А.В.) и рассмотрено им. Даже если вы ведете переписку с данными организациями не в первый раз и знаете фамилии всех руководителей, учитывайте, что письмо – ​это документ, выполняющий во внешней среде и деловых коммуникациях функцию доказательства. Систему доказательств законности деятельности каждое юридическое лицо выстраивает самостоятельно.

В-четвертых, вашей организации так будет легче контролировать исполнение поставленных в письмах задач, вопросов – ​вы сможете отслеживать ход событий отдельно по каждой организации-адресату (а не по персоналии Иванову А.В. в чужих организациях).

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Обязательно ли бланк письма за границу должен быть двуязычным?

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т. ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2024 вместо 28.04.2024?

Составляем гарантийное письмо

Гарантийное письмо – ​это документ, который закрепляет или изменяет гражданско-правовые обязательства либо выступает частью комплекса действий, направленных на такие изменения. Когда договор еще не подписан, это может быть оферта или предложение сделать оферту, а если подписан, то предложение изменить его условия либо просьба об отсрочке исполнения. Рассказываем подробно обо всех видах гарантийных писем и про особенности их оформления (с примерами). В частности, кто должен их подписывать, нужна ли печать, какие данные об организации-авторе отражать и пр. Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.

Договор заключен путем обмена письмами. Куда и как их подшивать?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – ​копию своего исходящего письма и оригинал полученного?

Как оформить недостающее приложение к письму?

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Обязательно ли бланк письма за границу должен быть двуязычным?

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т. ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2024 вместо 28.04.2024?

Как оформить недостающее приложение к письму?

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Составляем гарантийное письмо

Гарантийное письмо – ​это документ, который закрепляет или изменяет гражданско-правовые обязательства либо выступает частью комплекса действий, направленных на такие изменения. Когда договор еще не подписан, это может быть оферта или предложение сделать оферту, а если подписан, то предложение изменить его условия либо просьба об отсрочке исполнения. Рассказываем подробно обо всех видах гарантийных писем и про особенности их оформления (с примерами). В частности, кто должен их подписывать, нужна ли печать, какие данные об организации-авторе отражать и пр. Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.

Договор заключен путем обмена письмами. Куда и как их подшивать?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – ​копию своего исходящего письма и оригинал полученного?