Как назначать ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях?

Журнал «Юридический справочник руководителя» № 11 / 2025

Вопрос

Вопрос об ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Каким образом (устно, документально) руководители структурных подразделений (в том числе юридического) могут назначить ответственных за делопроизводство в своих структурных подразделениях

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Руководитель структурного подразделения отвечает за организацию его работы и использование сотрудников в соответствии с их специальностью и квалификацией. Теоретически он может и письменно (постоянная ответственность) и устно (на время) назначить ответственных за делопроизводство в своем подразделении при согласовании со службой делопроизводства и кадровой службой. Для письменного назначения важно, чтобы руководитель подразделения имел право издавать распоряжения, что должно быть зафиксировано или в положении о подразделении, или в трудовом договоре и должностной инструкции руководителя.

Но вопрос совершенно справедливый, поскольку в государственных органах и организациях ответственность за делопроизводство в структурных подразделениях должна быть установлена в соответствии:

с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) и
Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)

1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства). При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника).

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее – делопроизводитель подразделения).

В территориальных органах федерального государственного органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства правовым актом соответствующего государственного органа.

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях
(утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства <1> (далее – Служба делопроизводства).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее – делопроизводитель подразделения).

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

__________________________

^<1>В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Главный вопрос в ситуации «возложения обязанностей» или «назначения ответственных» за делопроизводство в структурных подразделениях заключается в правильном оформлении этой...

Как назначать ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях?

Вы видите начало этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Рекомендовано для вас

Может ли арендодатель изменить размер арендной платы за нежилое помещение в одностороннем порядке?

Можно ли платить суточные при командировках в повышенном размере?

Как оформить продажу доли акций, находящихся в общедолевой собственности третьему лицу?

Должен ли работодатель платить дополнительное вознаграждение за авторские права работникам, разработавшим ПО?

Взыскана сумма по судебному приказу, который позже был отменен. Как вернуть деньги, можно ли взыскать проценты и расходы на юриста

Вправе ли ООО продать свое имущество по балансовой стоимости?

Рабочий день в организации установлен с 08.00 до 17.00.Если работник отметился в 08.00 на проходной, а не на своем рабочем месте, будет ли это являться опозданием?