Как документально (с точки зрения трудового законодательства) оформить отношения между работником и работодателем по оплате работнику стоимости проезда от дома к работе и обратно?

ТК РФ не установлено обязанности работодателя компенсировать работникам стоимость проезда работников от места проживания до места работы и обратно. Однако такая компенсация может быть закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте, действующем в организации. Условия договоров или нормы локальных нормативных актов, которыми установлена оплата проезда, несомненно, улучшают положение работников, следовательно, никоим образом не нарушают трудовое законодательство (ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 8 ТК РФ). Если выплата такой компенсации закреплена в указанных документах, в силу ч. 2 ст. 22 ТК РФ оплата проезда работников от места проживания до места работы и обратно является обязанностью работодателя.

В соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре стороны могут оговорить дополнительные условия, то есть условия, не перечисленные в ч. 2 этой статьи в качестве обязательных для включения в трудовой договор, при условии, что они не ухудшают положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Руководствуясь этой нормой, работник и работодатель вправе включить в трудовой договор условие об обязанности работодателя компенсировать работнику расходы проезда от места проживания на работу и обратно. Стороны вправе определить вид транспорта, проезд на котором оплачивается работодателем, установить порядок определения размера компенсации расходов работников на проезд, а также определить ее максимальный размер, зафиксировать в трудовом договоре порядок выплаты компенсации расходов работников на проезд, а также другие условия.

Если условия об оплате проезда изначально не были предусмотрены в трудовых договорах с работниками, стороны могут заключить дополнительные соглашения о включении таких условий в трудовые договоры. Дополнительные соглашения заключаются в письменной форме с каждым работником организации (ст. 72 ТК РФ).

В договорном порядке стороны трудовых отношений вправе урегулировать вопрос оплаты проезда работников от места проживания до места работы и обратно путем включения соответствующих условий в коллективный договор, действующий в организации. В ст. 41 ТК РФ указывается, что в коллективный договор могут включаться в том числе обязательства работников и работодателя по вопросам выплаты компенсаций, а также по другим вопросам, определенным сторонами. Согласно ст. 44 ТК РФ дополнение коллективного договора производится в порядке, установленном ТК РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.

Согласно ст. 8 и 22 ТК РФ работодатель вправе регулировать трудовые отношения с работниками посредством издания локальных нормативных актов. Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников (ч. 3 ст. 8 ТК РФ). Порядок такого согласования установлен ст. 372 ТК РФ. Если в коллективном договоре, соглашении, действующих в организации, предварительное согласование с представительным органом работников не предусмотрено, работодатель вправе самостоятельно разработать положения о компенсации расходов на проезд работников от места проживания до места работы и включить их в уже действующий в организации локальный нормативный акт либо утвердить отдельный локальный нормативный акт, целиком посвященный вопросам компенсации работникам расходов на проезд. Локальный нормативный акт работодатель принимает или изменяет своим приказом (распоряжением).

С локальными нормативными актами работодатель обязан ознакомить работников под личную подпись в том случае, когда они непосредственно связаны с их трудовой деятельностью (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Четкого критерия, по которому можно было бы отнести тот или иной локальный акт к непосредственно связанному с трудовой деятельностью работника, ТК РФ не содержит. По нашему мнению, к таким актам можно отнести любые локальные нормативные акты, которыми регулируются трудовые отношения с работниками. Так как вопрос компенсации расходов на проезд вытекает из самого факта существования трудовых отношений с данным работодателем, которые возникли между работниками и работодателем на основании трудовых договоров, мы считаем, что работодатель в данном случае обязан ознакомить в соответствии со ст. 22 ТК РФ с локальным нормативным актом, устанавливающим обязанность последнего по оплате расходов работников на проезд. Ознакомление работников должно производиться в обязательном порядке и в случае, когда уже существующий локальный нормативный акт дополняется положениями о компенсации работникам расходов на проезд.

Вновь принимаемого сотрудника работодатель обязан ознакомить под личную подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Сроков ознакомления уже работающих сотрудников с принятыми работодателем локальными нормативными актами ТК РФ (с изменениями, внесенными в локальный нормативный акт) не устанавливает.

Отметим также, что работодатель сможет подтвердить факт ознакомления только в том случае, если у него будет письменный документ с подписью работника в ознакомлении.