В рассматриваемой ситуации работник не наделен полномочиями по ведению трудовых книжек, поэтому не вправе вносить в них записи и заверять их своей подписью.
Порядок ведения трудовых книжек определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (см. также письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек должны осуществляться исключительно лицом, состоящим в штате организации-работодателя. Поскольку в рассматриваемой ситуации в отношении специалиста по кадрам приказ о назначении ответственным за ведение трудовых книжек не издавался, этот работник, по нашему мнению, не имел полномочий вносить в них записи и заверять их.
Согласно п. 2.2 Инструкции и п. 35 Правил лицо, ответственное за выдачу и ведение трудовых книжек, ставит подпись:
- при заполнении первой страницы (титульного листа) трудовой книжки;
- при внесении на внутренней стороне обложки трудовой книжки ссылок на соответствующие документы при изменении записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника;
- при заверении всех записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, при увольнении работника.
К сожалению, ни Правила, ни Инструкция не дают однозначного ответа на вопрос о том, как именно должен действовать работодатель в случае, если записи в трудовые книжки работников были внесены неуполномоченным лицом. Этими нормативными актами регламентирован механизм исправления лишь неправильных и неточных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, и только для тех ситуаций, когда такие записи изначально были внесены в указанные разделы трудовой книжки уполномоченным лицом (п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции). По-нашему мнению, в ситуации, когда записи соответствуют действительности, оформлены согласно правилам ведения трудовых книжек и заверены ненадлежащим лицом, для надлежащего удостоверения этих записей ответственное за ведение трудовых книжек лицо может повторно внести заверяющую запись (после подписи лица, не уполномоченного на ведение трудовой книжки).
