В документах указывается должность «заместитель генерального директора».

Как правило, организационно-распорядительные, кадровые и первичные документы предусматривают необходимость указания в них должности лица, оформляющего и (или) подписывающего такие документы. Сказанное касается и организационно-распорядительных, кадровых и иных первичных документов (см., например, унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

Общие требования к оформлению документов предусмотрены государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст). Требования этого документа носят рекомендательный характер, однако в целях обеспечения достоверности содержащейся в документах информации целесообразно ими руководствоваться. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению таких реквизитов в отношении организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, – постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (класс 0200000).

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Аналогичные, по сути, требования содержатся и в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Так, обязательными реквизитами первичного учетного документа, в частности, являются: наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события (п. 6); подписи лиц, предусмотренных упомянутым п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7).

Представляется очевидным, что все три указанных элемента реквизита «Подпись» должны относиться к одной личности.

Рассматривая приведенные положения буквально, можно прийти к выводу о том, что в документе следует указывать ту должность, которую занимает лицо, подписавшее этот документ.

В рассматриваемом случае работник исполняет обязанности временно отсутствующего генерального директора наряду со своими служебными обязанностями по должности заместителя генерального директора, то есть без освобождения от должности, определенной трудовым договором. Поэтому полагаем, что в документах следует указывать именно должность, занимаемую сотрудником согласно заключенному с ним трудовому договору (то есть «заместитель генерального директора»).