1. Да, работодателю придется получить с работников отдельное согласие. По общему правилу, работодатель вправе передавать данные о работнике без его согласия третьим лицам, в том числе органам власти, только если это прямо указано в законе. В иных случаях передача персональных данных третьим лицам возможна лишь с согласия работника.
В ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) указано, что при привлечении сторонних организаций (на основании заключенных с ними договоров) для выполнения каких-либо работ или услуг, которые будут затрагивать обработку (в том числе для передачи – распространения, предоставления, доступа) персональных данных работников, работодатель предварительно должен получить согласие последних на передачу их персональных данных. Работы и услуги тут могут быть самыми разнообразными – начиная от охранных и заканчивая бухгалтерскими. Роскомнадзор подтверждает указанную позицию на официальном сайте.
Обратите внимание: нельзя в согласии разово написать, что работник не против передачи своих персональных данных на обработку любым третьим лицам, с которыми у работодателя может быть заключен договор. На каждую такую передачу необходимо составлять отдельное согласие, поскольку его содержание должно быть конкретным и информированным. В согласие следует включить информацию, которая позволяет однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных, целях, способах обработки и действий, совершаемых с ними. Кроме того, там должны быть указаны все исходные данные сторонней организации, которой планируется передать персональные данные работника. Эти данные должны позволить легко идентифицировать организацию – полное наименование, адрес, ИНН, КПП, ОГРН.
Покажем, как составить текст согласия о передаче данных третьему лицу в Примере (интересующий фрагмент помечен знаком «!»).
2. Имейте в виду, что работник вправе не давать согласие на передачу его персональных данных третьим лицам. Заставить его работодатель так же не имеет права.
Согласие работника может быть оформлено как в виде отдельного документа (согласие на обработку персональных данных), так и закреплено в тексте трудового договора. Но в любом случае оно должно отвечать требованиям о содержании (установленным ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Однако второй вариант (закрепление в тексте трудового договора) менее предпочтителен. Дело в том, что работник, давший согласие на обработку своих персональных данных, в любой момент может его отозвать (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных). Во втором случае у работодателя увеличится документооборот, поскольку придется либо заключать дополнительное соглашение к трудовому договору об исключении этого согласия, либо подписывать трудовой договор в новой редакции.
Передача персональных данных работника третьим лицам на основании локального нормативного акта (даже если с ним был ознакомлен работник под подпись перед приемом на работу) без имеющегося согласия на такую передачу не будет законной.
3. По мнению Роструда, передача трудовых книжек третьим лицам не допускается. В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет работодатель. Как правило, специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, – сотрудник отдела кадров работодателя. Основываясь на данном пункте, чиновники делают вывод, что ответственным за ведение и хранение трудовых книжек может быть только работник компании, который состоит в трудовых отношениях с работодателем. Поэтому передать кадровый учет по аутсорсингу сторонней компании вы можете (предварительно получив письменное согласие сотрудников), а вот передавать трудовые книжки для хранения в стороннюю компанию нельзя, за их хранение отвечает работодатель и ответственное лицо работодателя лично.
