На всех сотрудников компании ведутся личные дела. Можно ли их расформировать

Дело не в трудовом законодательстве, а в правильности формирования личных дел. Трудовое законодательство, действительно, не устанавливает порядок ведения личных дел. Более того, универсальных правил их ведения не существует¹, поэтому лучшей практикой является разработка конкретных правил для каждой организации и регламентация состава документов личного дела в зависимости от категорий работающих: руководители организации, руководители среднего звена, специалисты, вспомогательный персонал обеспечивающих служб. И действовать необходимо не «по инерции», а с целью сбора, учета и формирования комплексов документов и информации о работниках (по принципу досье) для управления кадрами, доказательства законности трудовых отношений, а также с целью защиты социальных прав работников.

В деятельности любой организации, в том числе коммерческой, необходимо соблюдать законодательство об архивном деле, которое предусматривает долговременное (в течение 50 или 75 лет) хранение документов по личному составу, а значит, и сформированных правильно личных дел². Исключение составляют личные дела руководителей организации, их заместителей и главного бухгалтера: если они у вас сформированы, то имеют постоянный срок хранения по ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В случае ликвидации организации документы по личному составу, в т.ч. личные дела, передаются в государственный или муниципальный архив.

В личном деле в момент приема на работу в логической последовательности, как правило, формируются:

• подлинник анкеты (личный листок по учету кадров) – часто с фотографией;
• заверенные копии документов, удостоверяющих личность, об образовании и квалификации, которые доказывают возможность работы на конкретной должности или по специальности, профессии;
• подлинник согласия работника на обработку его персональных данных;
• подлинник заявления гражданина о приеме на работу (если оно составлялось, т.к. сейчас законодательство не требует оформления этого документа);
• подлинник трудового договора;
• заверенная копия приказа о приеме на работу;
• а далее в хронологической последовательности все документы (заверенные копии или подлинники) формируются в личное дело по мере развития и изменения трудовых отношений (аттестация, присвоение квалификации, перевод с согласия работника, соответствующие дополнительные соглашения к трудовому договору и т.п.).

То есть в личном деле все документы – нужные. Заведенные личные дела работников уничтожать нельзя. Наоборот, необходимо проверить правильность их формирования, а также «узаконить» ведение личных дел по категориям работников. Но не в Инструкции по делопроизводству, а в конкретном локальном нормативном акте, например Правилах формирования личных дел. А в номенклатуре дел необходимо выделить следующие заголовки:

• личные дела руководителей организации;
• личные дела работающих сотрудников;
• личные дела уволенных (если дела еще не переданы в архив или ответственному за архивное хранение документов организации через 1-3 года после увольнения);
• журнал учета личных дел;
• алфавит личных дел (если таковой ведется).