В нормативных правовых актах в области делопроизводства и архивного дела способы и методы уничтожения документов не устанавливаются.
Сама организация, особенно небольшая, самостоятельно практически не может реализовать ни один из общеизвестных методов уничтожения: механический (шредирование), термический (сжигание), закапывание, химический. Самыми распространенными в настоящее время являются механический (путем шредирования) и термический метод (сжигание). Для деятельности по сбору, транспортировке, обработке, утилизации, обезвреживанию и размещению отходов требуется лицензия, а также специальное разрешение на выброс вредных – загрязняющих веществ в атмосферный воздух и т.п. Возникнет необходимость уплаты экологического сбора, платы налогов за негативное воздействие на окружающую среду. Кроме того, в этом случае организация подпадает под жесткие проверки со стороны территориальных органов Росприроднадзора, МЧС, а также инспекций и отделов экологического контроля.
В малых объемах шредировать свои документы организация может самостоятельно, но полупромышленный шредер уже производит столько резаной бумаги, что утилизация ее своими силами без соответствующей лицензии может стать проблемой.
Поэтому организации обычно обращаются за услугами в соответствующие компании, которые специализируются на утилизации документов или осуществляют более широкую лицензированную деятельность по сбору, использованию, обработке, обезвреживанию, транспортировке и размещению отходов, рассматривая документы как макулатуру, вторичное сырье.
Компании, предоставляющие услуги аутсорсингового хранения документов, как правило, в типовом договоре предусматривают и услугу их уничтожения. Кроме того, в аренду (лизинг) они предоставляют шредеры, которыми пользуется организация самостоятельно, а потом и услугу вывоза бумажных отходов.
Но документы, выделенные к уничтожению, организация может сдать на переработку как вторичное сырье, получив за них небольшую плату. В этом случае документы, как правило, вывозятся в соответствующую компанию (пункт), принимающую вторсырье, причем транспорт может быть предоставлен заготавливающей организацией. Далее в присутствии представителя вашей организации на промышленных шредерах измельчаются документы (даже папки, т.е. сформированные дела), перемешивают полученные обрезки, прессуют в блоки и грузят в контейнеры для отправки на переработку. Такой порядок утилизации с использованием промышленных шредеров является самым распространенным.
В настоящее время ответственность за организацию работы по обращению с твердыми коммунальными (муниципальными) и твердыми бытовыми отходами возлагается на создаваемые в субъектах РФ органы, которые являются соответствующими региональными операторами. Региональный оператор на своей территории контролирует всю деятельность по сбору, размещению и использованию отходов, и может дать справку, куда организация может обратиться за услугой утилизации документов. Контакты такого регионального оператора могут дать в администрации вашего города или района.
Метод сжигания, конечно, используется для уничтожения документов, но применяют его лишь компании, имеющие не только соответствующие разрешительные документы, но и оборудование (печи, поддерживающие температуру примерно 800 °С), а также договоры со специальными промышленными комбинатами по обезвреживанию и размещению опасных отходов, на которые вывозится зола и шлаки, представляющие собой диоксиды, диоксины и т.п. опасные зольные остатки.
А сжигание документов просто во дворе своего здания или где-то в загородной местности может повлечь, например, штраф на юридическое лицо от Росприроднадзора в размере до 250 тыс. рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток за несоблюдение экологических и санитарно-эпидемиологических требований при обращении с отходами производства и потребления, веществами, разрушающими озоновый слой (ст. 8.2 КоАП РФ) и нарушение правил охраны атмосферного воздуха (ст. 8.21 КоАП РФ), а также штрафы от территориальных органов МЧС России (ст. 20.4 КоАП РФ).
