Сшивать несколько личных дел в одно недопустимо! Или можно?

Нет, не приемлемо.

Обратите внимание, что в сложившихся правилах формирования личных дел нашли отражение не только требования об обработке и защите персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных». Хорошо, что вы их учитываете, но в формировании и ведении личных дел приоритет у технологического подхода.

Делопроизводство и архивное дело – ​это взаимосвязанные и взаимозависимые технологии. Правильно сформированное личное дело из кадровой службы практически в таком же виде должно быть передано на архивное хранение. Для правильной архивно-технической обработки дел, предусмотренной действующим правилами, необходимы и время, и денежные ресурсы, и специалисты, которых у вас может не оказаться, когда ваша организация будет ликвидироваться. Неправильно сформированные личные дела никакой архив у вас не примет. Поэтому не берите на себя риски необеспечения социальных прав работников, личные дела которых в настоящее время вы ведете.

Общества с ограниченной ответственностью обязаны хранить документы по личному составу до своей ликвидации, и передавать их ликвидационной комиссии (ликвидатору, конкурсному управляющему), в зоне ответственности которых будет передача личных дел на хранение в государственный или муниципальный архив в соответствии с действующими и единообразными для всех организаций правилами.

Если общество с ограниченной ответственностью в случае ликвидации будет иметь правопреемника, то и ему вы будете передавать личные дела, сформированные и упорядоченные по правилам. Сотрудники организации-правопреемника не примут у вас личные и другие дела, которые сформированы в соответствии с субъективными понятиями об удобстве.

Поэтому рекомендуем работать на основе правил, зафиксированных в нормативных правовых актах и методических документах федерального уровня. Обратите внимание:

• на Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – ​Правила 2015; в настоящее время разрабатывается их новая версия) и
• Методические рекомендации по их применению (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018).

В Правилах 2015 и Методических рекомендациях по их применению личное дело рассматривается как самостоятельная единица хранения, т. е. физически обособленная совокупность документов, представляющая собой классификационную и учетную единицу. А главное, это нужно для учета и правильного составления научно-справочного аппарата (внутренние описи документов дела и описи дел) для обеспечения поиска, использования и экспертизы ценности документов.

Ваше предложение о подшивке нескольких личных дел в одну обложку не нужно реализовывать именно потому, что оно:

• нарушает принципы учета, разрушает понятие об единице хранения и учета по описям дел;
• затрудняет составление описей и последующий поиск личных дел, а также необходимого документа в каждом деле.

В этой связи сразу возникают уточняющие вопросы: по какой системе предполагается формирование в одну обложку несколько личных дел, будет ли учитываться при этом алфавит фамилий, как будут оформляться внутренние описи документов каждого личного дела и заверительные надписи к ним, составляются ли описи документов по личному составу или описи личных дел через год после увольнения работников и как они оформляются?

Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, которые вы упоминаете, это более конкретный инструмент для внедрения и применения нормативных положений Правил 2015. Они предполагают, что в работе с документами по личному составу применяются те же правила учета и формы учетных документов, которые установлены Правилами 2015 и обязательны для единообразия учета и классификации архивных документов.

После изучения нормативной базы рекомендуем в плановом порядке разработать и утвердить приказом руководителя организации правила ведения личных дел. Конечно, общие правила формирования личных дел нормативно не установлены, поэтому почти все организации на практике придерживаются традиционно сложившихся правил и в качестве примера ориентируются на правила формирования личных дел, установленные Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников, даже на временных и сезонных. Но в зависимости от категории работников состав документов их личных дел может быть разным, например: с включением трудового договора (или нет), заверенных копий документов личного хранения (или нет), экземпляры расчетных платежных документов (или нет) и т. п. Все особенности ведения личных дел вы можете регламентировать в локальном нормативном акте вашей организации.

Не забывайте, что личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о конкретном работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Оно является самостоятельной единицей хранения и формируется по принципу досье, т. е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения.