После вступления в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»1 в кадровых службах стала постоянной практика формирования личных дел по принципу: одна персоналия (один субъект персональных данных) = одно личное дело (один комплекс документов).
В соответствии с Законом № 152‑ФЗ любая организация является оператором персональных данных и обязана применять организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в процессе их обработки. Соблюдение конфиденциальности персональных данных, содержащихся в документах личного дела каждого работника, для кадровой службы является приоритетом.
Разработка Правил формирования личных дел (локальный нормативный акт, в котором регламентируется состав документов по категориям работающих), обязательность ведения внутренней описи для учета каждого документа в составе личного дела, нумерация листов представляют собой такие аспекты работы, которые одинаково необходимы и в обработке персональных данных, и в архивно-технической обработке личных дел в процессе их подготовки к передаче на архивное хранение. И если в кадровом делопроизводстве личное дело формировалось правильно, то после увольнения работника к личному делу остается оформить только лист-заверитель, крайние даты на обложке, и дело будет практически готовым к передаче в архив.
Такой опыт лучших практик нашел прямое отражение в новых Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций 2 (опубликованы на сайте Росархива 21.03.20193 ). Обратите внимание на подраздел 2.1 Методических рекомендаций Росархива, в котором содержится конкретный ответ на заданный вопрос: «…Недопустимо создание так называемых “нарядов” личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, т. к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа».
Если в составе личного дела всего 20 листов, то вызывает вопрос правильность его формирования. Рекомендуем сначала проверить:
Вас должны интересовать следующие документы:
Необходимо также проверить сроки хранения данных документов в составе других дел. Склоняемся к тому, что частичное переформирование дел в вашей ситуации все-таки потребуется.
Все заверенные копии протоколов, приказов и решений, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, документы об обработке персональных данных и другие, прежде всего отражающие полномочия руководителей, должны быть включены в состав их личных дел. Личные дела руководителей имеют срок хранения 50/75 лет (по ст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)). Заметьте, кстати, что на документы по личному составу постоянного срока хранения могут быть составлены отдельные описи (см. п. 4.1.1 Методических рекомендаций).
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Зачем в номенклатуру включать дела уволенных сотрудников? Такие дела включают в опись дел по личному составу.
Сформировано личное дело объемом более 600 листов. Толщина, соответственно, свыше 4 см. Очевидно, что дело необходимо будет разделять на тома, но как при этом их оформить, чтобы было понятно, что это не три личных дела, а одно?
Служебный роман опасен по многим причинам. Он может разрушить рабочие отношения в коллективе, привести к конфликту интересов, сплетням, пересудам, зависти и манипуляциям среди коллег, потере репутации, эмоциональной нагрузке, рискам для дальнейшей карьеры. На конкретных примерах показываем, как роман коллег может привести к проблемам в организации (например, когда оба участника «процесса» женаты или женат только один из них, если роман возникает между начальником и подчиненным, руководителями одного уровня).
Генеральный директор ООО избран на должность по решению общего собрания учредителей в 2007 году. С руководителем заключен срочный трудовой договор сроком на четыре года. Затем директор неоднократно переизбирался на новый срок. При этом процедура оформления увольнения и приема на работу не проводилась, данные в СФР (ранее – ПФР) не подавались. Записи в трудовую книжку вносились только до 2019 года. Сейчас с ним трудовой договор расторгается. Какие записи надо внести в трудовую книжку с учетом многократного продления полномочий директора?
Зачем в номенклатуру включать дела уволенных сотрудников? Такие дела включают в опись дел по личному составу.
Увольнение директора отличается от увольнения других работников. Помимо общих оснований расторжения трудового договора, о которых мы рассказали в прошлом номере, есть специфические. В частности, когда уполномоченный орган либо собственник имущества организации приняли соответствующее решение. Покажем, на примерах какие документы необходимо составить.
Правовой статус руководителя в организации – двойственный. С одной стороны, он руководит организацией и действует в ней как одно из главных лиц, с другой – так же, как и другие работники, получает зарплату, уходит на больничный, в отпуск и т. п. Такая двойственность иногда путает кадровиков: как воспринимать руководителя с точки зрения трудового права – как представителя работодателя или как обычного работника? Давайте разберем типичные вопросы трудовых отношений с руководителями организаций.
На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
