Как сшивать личные дела уволенных руководителей?

Вопрос
Можно ли сшивать вместе личные дела уволенных руководителей, если в них количество листов меньше 20?
Отвечает

После вступления в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»1  в кадровых службах стала постоянной практика формирования личных дел по принципу: одна персоналия (один субъект персональных данных) = одно личное дело (один комплекс документов).

В соответствии с Законом № 152‑ФЗ любая организация является оператором персональных данных и обязана применять организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в процессе их обработки. Соблюдение конфиденциальности персональных данных, содержащихся в документах личного дела каждого работника, для кадровой службы является приоритетом.

Разработка Правил формирования личных дел (локальный нормативный акт, в котором регламентируется состав документов по категориям работающих), обязательность ведения внутренней описи для учета каждого документа в составе личного дела, нумерация листов представляют собой такие аспекты работы, которые одинаково необходимы и в обработке персональных данных, и в архивно-технической обработке личных дел в процессе их подготовки к передаче на архивное хранение. И если в кадровом делопроизводстве личное дело формировалось правильно, то после увольнения работника к личному делу остается оформить только лист-заверитель, крайние даты на обложке, и дело будет практически готовым к передаче в архив.

Такой опыт лучших практик нашел прямое отражение в новых Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций 2 (опубликованы на сайте Росархива 21.03.20193 ). Обратите внимание на подраздел 2.1 Методических рекомендаций Росархива, в котором содержится конкретный ответ на заданный вопрос: «…Недопустимо создание так называемых “нарядов” личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, т. к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа».

Если в составе личного дела всего 20 листов, то вызывает вопрос правильность его формирования. Рекомендуем сначала проверить:

  • в какие дела сформированы документы, отражающие трудовую деятельность и полномочия руководителей;
  • почему они не попали в состав их личных дел.

Вас должны интересовать следующие документы:

  • копии протоколов заседания органа управления (или решения единственного участника) о назначении (избрании) руководителя, его заместителя и других лиц, в отношении которых учредительными документами предусмотрена подобная процедура;
  • документы об обработке персональных данных;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (как правило, многостраничные);
  • должностные инструкции;
  • копии приказов о приеме на работу (приступлении к исполнению обязанностей директора);
  • копии приказов о распределении зон ответственности, установлении лимитов совершения сделок, о премировании и других поощрениях, о назначении в качестве ответственных или возложении функций и обязанностей, включая временные;
  • документы об аттестации, повышении квалификации и др.

Необходимо также проверить сроки хранения данных документов в составе других дел. Склоняемся к тому, что частичное переформирование дел в вашей ситуации все-таки потребуется.

Все заверенные копии протоколов, приказов и решений, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, документы об обработке персональных данных и другие, прежде всего отражающие полномочия руководителей, должны быть включены в состав их личных дел. Личные дела руководителей имеют срок хранения 50/75 лет (по ст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)). Заметьте, кстати, что на документы по личному составу постоянного срока хранения могут быть составлены отдельные описи (см. п. 4.1.1 Методических рекомендаций).

Сноски 3

  1. Далее – ​Закон № 152‑ФЗ. Вернуться назад
  2. Далее – ​Методические рекомендации Росархива. Вернуться назад
  3. http://archives.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomend-lichnyi-sostav.shtml Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сшивать несколько личных дел в одно недопустимо! Или можно?

На основании пункта 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018 – ​«недопустимо сшивать несколько личных дел в одно». На мой взгляд, для ООО это очень неудобное правило и по сути ничем не обоснованное. Насколько я понимаю, это связано с тем, что при выдаче такого «сшитого» дела данные одного работника могут попасть в доступ к другому. Но эта проблема не возникает: — если внутренними ЛНА установлено, что выдача оригиналов документов не производится (только копии), т. е. из такого «сшитого» дела копируются только конкретные документы, либо — если происходит выемка документов (оригиналов), то дело расшивается и изымаются опять же конкретные документы по конкретному работнику. Не происходит выдача дела полностью. При этом очень неудобно, трудозатратно подшивать каждое личное дело на 4 прокола в твердую обложку. На это уходит много времени, сил и денег. Приемлемо ли сшивать несколько личных дел в одно, при условии регламентации выдачи таких дел?

Как правильно формировать документы по личному составу?

Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – ​приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т. е. на одного работника может быть 2–3 экземпляра заявлений.

Избран, назначен или принят: выбираем формулировку для кадровых документов

Между кадровиками, юристами и иногда даже руководителями периодически возникает спор – ​какой термин лучше использовать в документах при трудоустройстве лица в качестве руководителя: «избран», «назначен», «утвержден» или «принят»? На самом деле данный спор не имеет смысла, так как в разных нормативных документах это действие называется по-разному. Поэтому допустима ситуация, при которой юрист в корпоративных документах будет использовать термин «избран», а специалист по персоналу в кадровых документах – ​«назначен». Давайте разбираться.

Дисквалификация: процедура и последствия

За административное правонарушение может быть взыскан штраф. Но для руководителей и некоторых других категорий работников есть и более серьезное наказание – ​дисквалификация. Оно заключается в лишении права занимать определенные должности и осуществлять управление юридическим лицом, а также некоторые другие виды деятельности. Работодателю лучше заранее готовиться к дисквалификации директора (или другого сотрудника), в противном случае такое наказание может парализовать всю работу. Мы подготовили ответы на топ-10 самых актуальных и наболевших вопросов о дисквалификации, в т. ч.: кого и за что могут дисквалифицировать, в течение какого времени ожидать такое наказание, какой запрет могут установить, в чем конкретно на практике заключается дисквалификация, можно ли ее обжаловать и в какие сроки, когда она начинается, сколько действует и чем еще грозит для самого «виновника» и работодателя, что должен сделать дисквалифицированный в обязательном порядке и как проверить, не вынесено ли в отношении трудоустраиваемого кандидата решение о дисквалификации.

Как правильно формировать документы по личному составу?

Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – ​приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т. е. на одного работника может быть 2–3 экземпляра заявлений.

Сшивать несколько личных дел в одно недопустимо! Или можно?

На основании пункта 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018 – ​«недопустимо сшивать несколько личных дел в одно». На мой взгляд, для ООО это очень неудобное правило и по сути ничем не обоснованное. Насколько я понимаю, это связано с тем, что при выдаче такого «сшитого» дела данные одного работника могут попасть в доступ к другому. Но эта проблема не возникает: — если внутренними ЛНА установлено, что выдача оригиналов документов не производится (только копии), т. е. из такого «сшитого» дела копируются только конкретные документы, либо — если происходит выемка документов (оригиналов), то дело расшивается и изымаются опять же конкретные документы по конкретному работнику. Не происходит выдача дела полностью. При этом очень неудобно, трудозатратно подшивать каждое личное дело на 4 прокола в твердую обложку. На это уходит много времени, сил и денег. Приемлемо ли сшивать несколько личных дел в одно, при условии регламентации выдачи таких дел?

Дисквалификация: процедура и последствия

За административное правонарушение может быть взыскан штраф. Но для руководителей и некоторых других категорий работников есть и более серьезное наказание – ​дисквалификация. Оно заключается в лишении права занимать определенные должности и осуществлять управление юридическим лицом, а также некоторые другие виды деятельности. Работодателю лучше заранее готовиться к дисквалификации директора (или другого сотрудника), в противном случае такое наказание может парализовать всю работу. Мы подготовили ответы на топ-10 самых актуальных и наболевших вопросов о дисквалификации, в т. ч.: кого и за что могут дисквалифицировать, в течение какого времени ожидать такое наказание, какой запрет могут установить, в чем конкретно на практике заключается дисквалификация, можно ли ее обжаловать и в какие сроки, когда она начинается, сколько действует и чем еще грозит для самого «виновника» и работодателя, что должен сделать дисквалифицированный в обязательном порядке и как проверить, не вынесено ли в отношении трудоустраиваемого кандидата решение о дисквалификации.

Досрочное увольнение директора в связи с принятием решения собственником

Увольнение директора отличается от увольнения других работников. Помимо общих оснований расторжения трудового договора, о которых мы рассказали в прошлом номере, есть специфические. В частности, когда уполномоченный орган либо собственник имущества организации приняли соответствующее решение. Покажем, на примерах какие документы необходимо составить.