Сшивать несколько личных дел в одно недопустимо! Или можно?

Вопрос
На основании пункта 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018 – ​«недопустимо сшивать несколько личных дел в одно». На мой взгляд, для ООО это очень неудобное правило и по сути ничем не обоснованное. Насколько я понимаю, это связано с тем, что при выдаче такого «сшитого» дела данные одного работника могут попасть в доступ к другому. Но эта проблема не возникает: — если внутренними ЛНА установлено, что выдача оригиналов документов не производится (только копии), т. е. из такого «сшитого» дела копируются только конкретные документы, либо — если происходит выемка документов (оригиналов), то дело расшивается и изымаются опять же конкретные документы по конкретному работнику. Не происходит выдача дела полностью. При этом очень неудобно, трудозатратно подшивать каждое личное дело на 4 прокола в твердую обложку. На это уходит много времени, сил и денег. Приемлемо ли сшивать несколько личных дел в одно, при условии регламентации выдачи таких дел?
Отвечает

Нет, не приемлемо.

Обратите внимание, что в сложившихся правилах формирования личных дел нашли отражение не только требования об обработке и защите персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных». Хорошо, что вы их учитываете, но в формировании и ведении личных дел приоритет у технологического подхода.

Делопроизводство и архивное дело – ​это взаимосвязанные и взаимозависимые технологии. Правильно сформированное личное дело из кадровой службы практически в таком же виде должно быть передано на архивное хранение. Для правильной архивно-технической обработки дел, предусмотренной действующим правилами, необходимы и время, и денежные ресурсы, и специалисты, которых у вас может не оказаться, когда ваша организация будет ликвидироваться. Неправильно сформированные личные дела никакой архив у вас не примет. Поэтому не берите на себя риски необеспечения социальных прав работников, личные дела которых в настоящее время вы ведете.

Общества с ограниченной ответственностью обязаны хранить документы по личному составу до своей ликвидации, и передавать их ликвидационной комиссии (ликвидатору, конкурсному управляющему), в зоне ответственности которых будет передача личных дел на хранение в государственный или муниципальный архив в соответствии с действующими и единообразными для всех организаций правилами.

Если общество с ограниченной ответственностью в случае ликвидации будет иметь правопреемника, то и ему вы будете передавать личные дела, сформированные и упорядоченные по правилам. Сотрудники организации-правопреемника не примут у вас личные и другие дела, которые сформированы в соответствии с субъективными понятиями об удобстве.

Поэтому рекомендуем работать на основе правил, зафиксированных в нормативных правовых актах и методических документах федерального уровня. Обратите внимание:

  • на Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – ​Правила 2015; в настоящее время разрабатывается их новая версия) и
  • Методические рекомендации по их применению (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018).

В Правилах 2015 и Методических рекомендациях по их применению личное дело рассматривается как самостоятельная единица хранения, т. е. физически обособленная совокупность документов, представляющая собой классификационную и учетную единицу. А главное, это нужно для учета и правильного составления научно-справочного аппарата (внутренние описи документов дела и описи дел) для обеспечения поиска, использования и экспертизы ценности документов.

Ваше предложение о подшивке нескольких личных дел в одну обложку не нужно реализовывать именно потому, что оно:

  • нарушает принципы учета, разрушает понятие об единице хранения и учета по описям дел;
  • затрудняет составление описей и последующий поиск личных дел, а также необходимого документа в каждом деле.

В этой связи сразу возникают уточняющие вопросы: по какой системе предполагается формирование в одну обложку несколько личных дел, будет ли учитываться при этом алфавит фамилий, как будут оформляться внутренние описи документов каждого личного дела и заверительные надписи к ним, составляются ли описи документов по личному составу или описи личных дел через год после увольнения работников и как они оформляются?

Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, которые вы упоминаете, это более конкретный инструмент для внедрения и применения нормативных положений Правил 2015. Они предполагают, что в работе с документами по личному составу применяются те же правила учета и формы учетных документов, которые установлены Правилами 2015 и обязательны для единообразия учета и классификации архивных документов.

После изучения нормативной базы рекомендуем в плановом порядке разработать и утвердить приказом руководителя организации правила ведения личных дел. Конечно, общие правила формирования личных дел нормативно не установлены, поэтому почти все организации на практике придерживаются традиционно сложившихся правил и в качестве примера ориентируются на правила формирования личных дел, установленные Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников, даже на временных и сезонных. Но в зависимости от категории работников состав документов их личных дел может быть разным, например: с включением трудового договора (или нет), заверенных копий документов личного хранения (или нет), экземпляры расчетных платежных документов (или нет) и т. п. Все особенности ведения личных дел вы можете регламентировать в локальном нормативном акте вашей организации.

Не забывайте, что личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о конкретном работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Оно является самостоятельной единицей хранения и формируется по принципу досье, т. е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как сшивать личные дела уволенных руководителей?

Можно ли сшивать вместе личные дела уволенных руководителей, если в них количество листов меньше 20?

Когда начинать вести личные дела работников

На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?

Как правильно формировать документы по личному составу?

Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – ​приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т. е. на одного работника может быть 2–3 экземпляра заявлений.

В какой описи указывать документы по личному составу временного срока хранения при сдаче их в архив организации

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?

Как правильно формировать документы по личному составу?

Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – ​приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т. е. на одного работника может быть 2–3 экземпляра заявлений.

Когда начинать вести личные дела работников

На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?

Как сшивать личные дела уволенных руководителей?

Можно ли сшивать вместе личные дела уволенных руководителей, если в них количество листов меньше 20?

В какой описи указывать документы по личному составу временного срока хранения при сдаче их в архив организации

Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?